In mijn voorgaande blogs heb ik tot nu toe gesproken over het digitaal registreren van contracten, het bewaken van belangrijke mijlpalen in het contract en het managen van de afspraken die in het contract zijn vastgelegd. Maar voordat een contract het levenslicht ziet, is er al heel veel gebeurd. Aanbesteding of niet, er is contact geweest met potentiële leveranciers, er is wellicht een RFI opgesteld en talloze andere documenten gingen aan het contract vooraf.
Als deze informatie niet wordt geborgd dan wordt verantwoording achteraf een hele opgave. Daarom is het belangrijk om de zogenaamde bewijslast omtrent het aangaan van een contract te borgen en te koppelen met het desbetreffende contract. En juist dit
Controle door accountant
“Wat doen we nu met alles dat aan het contract voorafging?”
Is een vraag die ik vaak gesteld krijg.
“De accountant wil straks wel zien dat het aangaan van deze overeenkomst rechtmatig is gebeurd!”
Tel eens al die uren bij elkaar op dat uw medewerkers jaarlijks bezig zijn om deze gegevens voor de accountant boven water te krijgen. Het bewijst voor mij dat een contractoplossing verder moet kunnen kijken dan de uiteindelijke overeenkomst. Hoe fijn zou het zijn als u met één klik op de knop vanuit het contract de geschiedenis in kunt duiken en alle relevante informatie over het proces kunt oproepen?
Opslaan op netwerkschijf niet voldoende
Het aantal documenten dat ontstaat tijdens een aanbesteding is vaak niet gering. Om het overzicht te bewaren zie ik bij veel organisaties netwerkmappen die volgens een vaste structuur zijn opgebouwd. Maar een vaste plek op uw netwerk is nog geen volwaardig archief. Het opslaan van alle aanbestedingsdocumenten als bijlage van uw contract kan voor vervuiling van uw contractoplossing zorgen. Daarom is het belangrijk dat deze documenten een eigen plek krijgen, los van het contract zodat u het overzicht kunt bewaren. Deze documenten moeten wel gekoppeld worden aan het contract zodat u makkelijk van het één naar het ander kunt navigeren. Zo borgt u niet alleen de geschiedenis van de overeenkomst, maar kunt u ook bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst eenvoudig de informatie van het vorige contract oproepen en inzien.
Bewijslast compleet
Door de overeenkomst en bijbehorende aanbestedingsdocumenten samen op te slaan wordt ook de bewijslast omtrent het aangaan van het contract geborgd. Uw organisatie kan daarmee het ontstaan van ieder contract verantwoorden. Dit stelt uw organisatie in staat de verantwoordelijkheid van uw contracten steeds meer bij de vakafdelingen te beleggen. Uw inkoopspecialisten behouden de regie doordat alles inzichtelijk en transparant wordt opgeslagen.
Een goede administratie speelt een belangrijke rol bij de bewaking van rechtmatigheid. Als u in uw systeem zowel de overeenkomsten, als het ontstaan hiervan kunt waarborgen, wordt de kans op onrechtmatige transacties aanzienlijk verkleind. Uw accountant kan dat volstaan met steekproeven en de resources van uw organisatie gaan niet meer verloren aan het zoeken van documenten.
Lees meer over het management van contracten.
