Op afstand vergaderen en besluiten nemen
Onze samenleving wordt momenteel in z’n greep gehouden door het coronavirus. We hebben allemaal de morele verplichting om zo veel mogelijk thuis te blijven en fysieke contacten te vermijden. Maar hoe zit het dan met de besluitvorming? Het democratisch proces binnen de gemeente moet immers – zeker in tijden van crisis – door blijven gaan.
Digitaal vergaderen en besluiten nemen
Je zou denken dat het vandaag de dag geen probleem moet zijn om op een digitale manier te vergaderen en besluiten te nemen. Met digitaal vergaderen wordt in dit geval niet enkel het vergaderen zonder papier bedoeld, maar ook het op afstand deelnemen aan een vergadering in een digitale vergaderroom, inclusief de mogelijkheid tot digitaal stemmen. ‘No big deal’ zou je zeggen in het digitale tijdperk waarin we leven. Echter, de huidige wetgeving staat de gemeenteraad, in tegenstelling tot het college van B&W, op dit moment alleen toe om in het openbaar te vergaderen én te besluiten, waarbij de vergadering enkel mag doorgaan als het aanwezigheidsquorum gehaald wordt. Dat wil zeggen dat meer dan de helft van de gemeenteraadsleden fysiek aanwezig moet zijn. In deze tijden is het fysiek deelnemen aan een vergadering echter zeer onverstandig. Los van het risico op het overdragen van het virus heeft de gemeenteraad natuurlijk ook een voorbeeldfunctie richting de samenleving.
Noodwet digitale besluitvorming
De overheid is inmiddels bezig met het opstellen van een noodwet die ervoor moet zorgen dat het in tijden van crisis niet langer verplicht is voor gemeenteraden om fysiek bij elkaar te komen om te vergaderen en te besluiten. Deze noodwet zet de deur open voor digitale besluitvorming. Uiteraard is de voorwaarde hierbij wel dat de burger de digitale vergadering en besluitvorming openbaar kan blijven volgen. De ministerraad heeft er inmiddels mee ingestemd om het wetsvoorstel voor advies naar de Raad van State te sturen. De Raad van State zal zich met spoed over dit wetsvoorstel buigen en de tweede kamer van advies voorzien, waarna het wetsvoorstel op korte termijn in werking kan treden.
Los van het digitaal kunnen vergaderen en besluiten is het ook erg belangrijk dat het proces voorafgaand aan zo’n vergadering op een zo digitaal mogelijke manier verloopt. Ambtenaren hebben nu bijvoorbeeld niet de mogelijkheid om even binnen te lopen bij een collega om advies te vragen over een specifiek onderwerp. De ambtelijke samenwerking om te komen tot een college- en / of raadsvoorstel, de parafering door het afdelingshoofd en de agendering van de stukken op de agenda(‘s) door resp. de gemeentesecretaris en de raadsgriffier, dienen ook op een digitale manier te gebeuren. Dit digitale proces voorafgaand aan de vergadering blijft nu wat onderbelicht maar is natuurlijk minstens zo belangrijk als de digitale besluitvorming zelf. Immers, als er geen voorstellen zijn om over te vergaderen, zullen er ook geen besluiten worden genomen.
Samen sterk!
Gemeenten en leveranciers van IT oplossingen dienen nu meer dan ooit de handen ineen te slaan om oplossingen te creëren die voorzien in deze behoeften om zodoende gemeenten te kunnen faciliteren in het borgen van het democratische proces en de continuering van de besluitvorming.