Wat is digitaal factureren?

Digitaal factureren betekent dat u facturen ontvangt, verwerkt en verstuurt in digitale vorm. Dit kan een pdf-factuur of een Word-factuur zijn, maar het meest efficiënte is om met e-facturen te werken. Dit is een digitale factuur in een standaard verwerkingsformaat die volautomatisch door systemen verwerkt wordt.

Inhoud

Verwarring bij digitaal factureren

Digitaal factureren met een e-factuur in UBL 2.0 formaatDigitaal factureren wordt ook elektronisch factureren, of e-factureren genoemd. De laatste term echter, wordt zoals hierboven al beschreven, gereserveerd voor de meest efficiënte vorm van digitaal factureren. De e-factuur heeft een standaard verwerkingsformaat (meestal een UBL-variant) en is voor systemen gemaakt. Een dergelijke factuur is voor de mens dan ook nauwelijks leesbaar. Dit wordt opgelost door samen met de e-factuur tevens een kopie in pdf-vorm te versturen.

Waarom digitaal factureren?

Digitaal factureren wordt om vier redenen ingezet:

  1. Tijdbesparing
  2. Om fouten te voorkomen
  3. Kostenbesparing
  4. Om het milieu te sparen
  5. Om sneller te kunnen betalen

Rijksoverheid: “Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten.”

Tijdbesparing

Digitaal factureren levert een fixe tijdsbesparing op omdat er veel handmatig werk uit het factuurproces wordt weggenomen. Vooral het verwerken van niet-digitale facturen kost veel tijd. Denk aan het handmatig uitsorteren van facturen en het overtypen van factuurgegevens naar het financieel systeem.

Ter illustratie: BCT heeft een onderzoek gedaan over digitaal factureren onder haar klanten. Hieruit blijkt dat het verwerken van een e-factuur (van ontvangst tot aan betaling) gemiddeld 5 minuten kost. Het verwerken van een pdf-factuur kost al het dubbele, namelijk 10 minuten. Dit staat in schril contrast met de hoeveelheid tijd die het verwerken van een fysieke factuur kost want dat is 18 minuten! 

Fouten voorkomen

In ieder proces dat handmatig werk bevat, komen fouten voor. Vooral het handmatig overtypen van factuurgegevens in een ander systeem is erg foutgevoelig. Digitaal factureren neemt het handmatig werk weg en daarmee ook de foutgevoeligheid.

Kostenbesparing

 Een kostenbesparing kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. Op de eerste plaats op loonkosten. Het handmatig werk wordt weggenomen en hiermee is er minder mankracht benodigd om facturen te versturen en verwerken. De kostenbesparing die hiermee gerealiseerd kan worden, hebben wij in beeld gebracht met de ROI Calculator Digitaal Factureren.

Daarnaast bespaart een organisatie versturen van digitale facturen op print-, papier- en verzendkosten. Tot slot zorgen fouten in het factuurproces ook voor kosten. Deze fouten moeten rechtgezet worden en dit is in de regel handmatig werk. Digitale facturatie neemt de fouten in het factuurproces weg en zorgt er daarmee voor dat deze onnodige kosten voorkomen worden.

Milieu sparen

Alleen al naar de overheid worden jaarlijks 12 miljoen facturen gestuurd. Het versturen van facturen op papier belast het milieu. Om papier te produceren worden er natuurlijk bomen omgehakt, maar daar stopt het niet. Denk ook aan de hoeveelheid inkt die nodig is om de facturen te printen en aan de brandstof die nodig is om het papier op de juiste plekken te krijgen.

Sneller betalen

Digitaal factureren zorgt ervoor dat een organisatie veel sneller kan voldoen aan de betaalverplichtingen. De factuur wordt automatisch verwerkt en ligt daarom niet (vaak dagen) op de bureaus van verschillende medewerkers, maar in een digitaal factuurproces is ook het accorderingsproces gedigitaliseerd. Digitale facturen komen automatisch bij de juiste mensen in een takenlijst terecht waarbij volledig inzichtelijk is hoe lang het duurt voordat ze worden geaccordeerd.

Inkomende digitale facturen automatisch verwerken

Zoals u in de inleiding heeft kunnen lezen, kunnen e-facturen volautomatisch worden verwerkt met facturatie software. Dit geldt helaas niet helemaal voor andere digitale facturen zoals pdf-facturen en Word-facturen. Deze facturen zijn namelijk voor mensen gemaakt en niet voor systemen. De factuurgegevens, zoals het factuurbedrag en het IBAN-nummer van de leverancier staan bij iedere leverancier op een andere plek in de factuur en dat maakt automatische verwerking door een systeem een grote uitdaging.

Gelukkig kunnen ook deze digitale facturen voor een heel groot deel automatisch worden verwerkt door middel van slimme herkenning software. Deze software herkend automatisch waar de nodige factuurgegevens staan en zet deze factuurgegevens over naar een financieel systeem zodat de factuur verwerkt kan worden. Dit proces wordt data-extractie genoemd en kan behalve voor facturen ook voor andere documenten en/of processen worden ingezet.

Inkomende papieren facturen digitaliseren en automatisch verwerken

Ook bij papieren facturen zijn er mogelijkheden om ze (semi)automatisch te verwerken. Met factuurverwerking software kunnen facturen in grote hoeveelheden tegelijk worden gescand en vervolgens zorgt (de hierboven genoemde) herkenning software ervoor dat de nodige gegevens automatisch worden herkend en overgezet naar het financieel systeem.

Totaaloplossing
De uitdaging die veel organisaties hebben, is dat ze facturen in alle soorten en maten ontvangen: op papier, als pdf- of als Word-bestand. En e-facturen in verschillende verwerkingsformaten zoals UBL2.0, UBL2.1, UBL-OHNL, SI-UBL etc. Gelukkig bestaat er software die alle soorten facturen kan verwerken, waaronder de factuurverwerkingssoftware van BCT.

Digitale facturen versturen

Er zijn veel oplossingen op de markt om digitale facturen te versturen. Veel van deze oplossingen sturen een pdf-factuur als emailbijlage naar de leverancier. Echter, met een dergelijke oplossing bent u niet toekomstbestendig. Zoals u hierboven heeft kunnen lezen, kunnen deze facturen aan de ontvangende kant niet volautomatisch worden verwerkt.

De Rijksoverheid vindt dit reden genoeg om deze vorm van digitale facturen niet meer te accepteren met ingang van januari van dit jaar. Meer hierover leest u hieronder bij het hoofdstuk Digitaal factureren overheid

Facturatie software

BCT deelt haar oplossingen voor digitaal factureren op in twee categorieën:

De facturatie software van BCT kan uiteraard gekoppeld worden met het Corsa DMS & digitaal archief, zodat inkomende en uitgaande facturen duurzaam geborgd worden. Daarnaast is de facturatie software voor het versturen van digitale facturen uit te breiden met bijvoorbeeld FiNBOX of centraal sjabloonbeheer. Dit laatste is ideaal wanneer er met verschillende factuursjablonen wordt gewerkt. 

Digitaal facturen overheid

De Rijksoverheid heeft besloten om met ingang van 1 januari 2017 e-factureren verplicht te stellen bij alle nieuwe contracten. De Rijksoverheid doet dit omdat zij een voorbeeldrol willen aannemen in de adoptie van digitaal factureren in Nederland. Die adoptie ging tot 1 januari 2017 heel erg langzaam en de Rijksoverheid vond dat ze hier iets aan moesten doen. Waarom? Zij verwoorden dit zelf als volgt:

“E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen."

Wetgeving digitaal factureren: EU Richtlijn 2014/55/EU

Op 18 april 2019 wordt een nieuwe wetgeving van kracht. Het gaat om de Europese richtlijn 2014/55/EU. De richtlijn is van toepassing op alle aanbestedende diensten in Nederland. Dit zijn organisaties die bij opdrachten boven de Europese drempelbedragen verplicht zijn om deze aan te besteden. Het gaat onder andere om de staat, provincies, gemeenten, waterschappen en publiekrechtelijke instellingen.

Wat houdt de wetgeving voor digitaal factureren in?

De nieuwe wetgeving verplicht alle aanbestedende diensten om vanaf 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen. Eerder in dit artikel heeft u kunnen lezen dat een e-factuur de meest efficiënte vorm is van een digitale factuur.

Gevolgen wetgeving digitaal factureren

Wie nog denkt dat deze wetgeving alleen impact zal hebben op overheidsland die heeft het mis. Alle leveranciers van de Rijksoverheid voelen dit al, want zij worden al verplicht om te e-factureren. Maar hier houdt het niet op. De verwachting is dat aanbestedende diensten in de periode naar april 2019 het voorbeeld van de Rijksoverheid zullen volgen en ook hun leveranciers verplicht zullen gaan stellen om te gaan e-factureren. Meerdere aanbestedende diensten (zoals gemeenten) doen dit nu al. De gevolgen van de wetgeving voor digitaal factureren gaat dus veel verder dan overheidsland.

U leest alles over de nieuwe wetgeving in ons artikel: Alles over de nieuwe e-facturatie wetgeving in Nederland.

Lees verder: