Serviceportaal
“Vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van documenten en content”

ECM Technology: Corsa

De sleuteltechnologie voor digitaal werken

Organisaties worden tegenwoordig geconfronteerd met grote hoeveelheden informatie. Ook worden al deze informatiestromen en processen steeds complexer. Om de werkbaarheid te vergroten, is het van belang deze informatie digitaal op de juiste manier te beheren. Dit zorgt voor openheid en transparante dienstverlening richting interne en externe klanten, snel en adequaat inspelen op klantvragen en kostenbesparing en uniformiteit in informatiestromen.

Enterprise Content Management (ECM) wordt hiervoor beschouwd als een sleuteltechnologie. ECM omvat de strategieën, methoden en tools die worden gebruikt voor het vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content en documenten met betrekking tot organisatorische processen.

Dots

Corsa als ECM-technologie: vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content en documenten

BCT vat de totale kantoorlogistiek samen met Corsa. Om binnenkomende informatie te registreren, automatiseren en verwerken, kan het Corsa-platform ook worden gecombineerd met onze Intelligent Document Technology.

Als ECM-technologie vormt het Corsa-platform de basis voor oplossingen die zorgen voor orde, overzicht en inzicht in informatie. Voor elk stadium heeft BCT – stand alone of als integraal onderdeel – de juiste oplossing die bijdraagt aan een optimale kantoorlogistiek. De volgende gebieden karakteriseren ons Corsa-platform: Workflow Management, Archive, Document Management, Record Management en Open API.

Corsa als ECM-technologie: vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content en documenten
Dots

Workflow Management

In organisaties moeten processen duidelijk gestructureerd zijn, zodat alle resources effectief kunnen worden gebruikt en op een manier die de kwaliteit optimaliseert. Om dit doel te bereiken, is een optimaal workflow management nodig dat perfect alle workflows en vooral bedrijfskritieke processen beheerst. Workflow management staat voor de automatisering van regels, procedures en processen die definiëren hoe werk en de bijbehorende informatie door een organisatie bewegen.

Met de workflow management technologie binnen het Corsa-platform kan de blauwdruk van procedures in een organisatie worden vastgelegd. Bijbehorende zaken kunnen volgens deze blauwdruk worden afgehandeld. Het is proactief, dus informatie wordt compleet en ‘just-in-time’ aangereikt. Kritische processen worden beheersbaar, procedures inzichtelijk, doorlooptijden zo kort mogelijk en kwaliteit zo hoog mogelijk.

Een belangrijk aandachtspunt bij veel organisaties is ook de volwassenheid op het gebied van digitaal werken en de aanwezigheid van de zaakgerichte gedachte. Behandeling van zaken betekent dat elk informatie-onderdeel in een zaak wordt samengevat. Het bevat alle bijbehorende bestellingen, documenten, gegevens en informatie. Elke medewerker kan dan zijn of haar informatie bekijken, bewerken en meer te weten komen over de zaakgeschiedenis om te zien wat er al is gedaan en wat er moet gebeuren. Natuurlijk is het ook mogelijk om bepaalde gegevens, secties of hele werkprocessen te beschermen door toegangsrechten te verlenen tegen ongeoorloofde toegang of manipulatie.

Archive

De archive-component binnen het Corsa-platform zorgt voor een tijdelijke opslag van informatie die niet op de lange termijn hoeft te worden gearchiveerd of waarvan de archivering niet verplicht is. In de context van ECM-technologie wordt dit vaak store-component genoemd. Dat omvat dus niet het gebied van lange termijn archivering, maar eerder de tijdelijke en vervolgens dynamische opslag.

Hiervoor worden drie infrastructurele subcomponenten gebruikt: Repositories, zoals data warehouses en databases, dienen als opslaglocaties. Library Services dienen als diensten voor beheer en toegang, waardoor versiebeheer van documenten, zoekmogelijkheden zoals Application en audit trails mogelijk zijn, evenals check-in/check-out-functionaliteiten. En Technologies omvat verschillende opslagtechnieken.

Document Management

Document management is de discipline die gaat over het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. Het gaat dus over het (digitale) beheer van documenten en dossiers met  een document management systeem (DMS). Document management zorgt ervoor dat documenten beschikbaar en vindbaar zijn, zelfs op de lange termijn. Elk digitaal document wordt automatisch gekoppeld aan de registratie in het DMS. Zo kunnen gezochte documenten op elk moment worden gevonden en opgeroepen. De document management technologie binnen het Corsa-platform zorgt er ook voor dat collaboratie en dus samenwerking met documenten is gegarandeerd. Documenten zijn snel en gemakkelijk terug te vinden en zijn op een bijzonder eenvoudige manier beschikbaar voor medewerkers. Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid voor de eindgebruiker staan op de voorgrond.

Record Management

De record management technologie zorgt – in combinatie met digitale archivering – voor het duurzaam borgen van informatie, zodat deze beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig is. Record management maakt informatiestromen transparant en legt gebeurtenissen vast. Vervolgacties als archiveringsplicht en relatiebeheer spelen hierbij een belangrijke rol.

Om ervoor te zorgen dat documenten en mappen op de best mogelijke gestructureerde manier worden opgeslagen, biedt de Corsa-technologie ook bijzondere voordelen op het gebied van digitale archivering. Het is mogelijk om verschillende versies van een document op te slaan en ze vervolgens afzonderlijk te bekijken. Tegelijkertijd blijft de relatie tussen documenten en mappen bestaan.

Open API

Organisaties komen een steeds groeiende verscheidenheid aan toepassingen en systemen tegen. Enterprise Application Integration (EAI), een organisatiebrede integratie van betrokken applicaties en systemen voor de uitwisseling van gegevens en processen, wordt hier steeds belangrijker. Integraties zijn altijd doelgericht, maar het doel van een dergelijke integratie kan variëren. Eindgebruikers moeten zich bijvoorbeeld niet realiseren dat ze met verschillende systemen werken. Of ze moeten gemakkelijker kunnen werken met een geïntegreerd systeem.

Het Corsa-platform heeft daarom ook een Open API. Open API’s maken het eenvoudiger om informatie op te halen die uit verschillende applicaties komt. Onze ECM-technologie is gebaseerd op CMIS (Content Management Interoperability Services), een open en leverancieronafhankelijke standaard voor interoperabiliteit. Hierdoor kan een breed scala aan applicaties toegang krijgen tot de content-repositories van ECM-technologieën zoals het Corsa-platform. Met onze ECM-technologie is het dus mogelijk om informatie te vinden, op te zoeken en te gebruiken die is opgeslagen in Corsa, onafhankelijk van het gebruikte systeem.

Dots

Powered by Progress

Dots