ECM Technology: Corsa

Organisaties worden tegenwoordig geconfronteerd met grote hoeveelheden informatie. Daarnaast worden  de informatiestromen en processen steeds complexer. Om de werkbaarheid te vergroten, is het van belang de informatie digitaal op de juiste manier te beheren. Dit zorgt voor openheid en transparante dienstverlening richting interne en externe klanten. En ook voor snel en adequaat inspelen op klantvragen, kostenbesparing en uniformiteit in informatiestromen.

Enterprise Content Management (ECM) wordt hiervoor beschouwd als een sleuteltechnologie waarmee ongestructureerde informatie binnen een organisatie beheerd kan worden. ECM omvat de strategieën, methoden en tools die worden gebruikt voor het vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content en documenten.

BCT ondervangt de totale informatiehuishouding met het Corsa-platform, de sleuteltechnologie voor digitaal werken. Om binnenkomende documentstromen te digitaliseren en automatisch te verwerken, kan het Corsa-platform ook worden gecombineerd met onze Intelligent Document Technology.

ECM kan voor veel verschillende doelstellingen worden ingezet. Primair starten organisaties vaak met het terugdringen van de papieren informatiestromen. Daarnaast voor het snel een eenvoudig terugvinden van informatie. En uiteraard ook voor het optimaliseren van processen of het compliant maken van processen aan wet- en regelgeving.

Document management

Document management is de discipline die gaat over het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. Het gaat dus over het (digitale) beheer van documenten en dossiers met een document management systeem (DMS). Document management zorgt ervoor dat documenten beschikbaar en vindbaar zijn, zelfs op de lange termijn. Elk digitaal document wordt automatisch gekoppeld aan de registratie (het record) in het DMS. Zo kunnen gezochte documenten op elk moment worden gevonden en bekeken. De document management oplossing binnen het Corsa-platform zorgt er ook voor dat collaboratie en dus samenwerking met documenten is gegarandeerd. Documenten zijn snel en gemakkelijk terug te vinden en zijn op een bijzonder eenvoudige manier beschikbaar voor medewerkers. Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid voor de eindgebruiker staan op de voorgrond.

Record management

Record management is een veelomvattende term die bestaat uit het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren, overdragen en vernietigen van records.

Het belang van record management wordt onderstreept door de aangescherpte wet- en regelgeving op dit vlak. Moet informatie bewaard worden? Zo ja, hoe lang? Of moet deze overgedragen dan wel vernietigd worden? En welke termijnen zijn daarop van toepassing?

En dan zijn er voor organisaties die persoonsgegevens verwerken nog aanvullende archiefregels. Er is op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

Daarnaast maakt de AVG het mogelijk om, op aanvraag van bijvoorbeeld een klant, gegevens volledig te verwijderen en daarmee dus ook uit het archief. Goed ingericht record management kan een organisatie ondersteunen in de naleving van al deze wet- en regelgeving én stelt haar  in staat zich hierover te kunnen verantwoorden.

De record management oplossing zorgt – in combinatie met digitale archivering – voor het duurzaam borgen van informatie, zodat deze beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig is. Record management maakt informatiestromen transparant en legt gebeurtenissen vast.

Input management

Input management bevat functionaliteiten voor het creëren, vastleggen, voorbereiden en verwerken van analoge en elektronische informatie. Ze zorgt dus voor het efficiënt en foutloos digitaliseren en automatisch verwerken van grote hoeveelheden documenten. Input management oftewel capturing wordt gebruikt om bijvoorbeeld bestaande archieven te digitaliseren, maar ook om inkomende documentstromen continu en structureel te kunnen blijven digitaliseren. Deze stap gaat verder dan alleen het scannen van documenten. Als ‘first mile’ van de informatielogistiek van een organisatie is intelligent vastleggen essentieel voor procesoptimalisatie. De software identificeert en classificeert (inkomende of bestaande) papieren en digitale documenten op basis van hun structuur en de procesrelevante inhoud die ze bevatten. Deze informatie wordt afgezonderd uit het document om het vervolgens over te brengen naar een bepaald systeem en/of proces, bijvoorbeeld een facturatieproces. Denk aan factuurnummer, factuurbedragen, leverancier etc.

Workflow management

Workflow management draagt zorg voor een optimale informatie uitwisseling tussen verschillende bedrijfsonderdelen en/of afdelingen. De werkafspraken die een organisatie hiervoor hanteert, zijn daarbij het uitgangspunt. Resultaat van workflow management is dat het bijdraagt aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen en dat (interne)klanten beter, sneller en klantvriendelijker geholpen kunnen worden. Workflow management kenmerkt zich door het organiseren, modelleren, beheersen en analyseren van informatiestromen binnen organisaties.

Met de workflow management oplossing binnen het Corsa-platform kan de blauwdruk van procedures in een organisatie worden vastgelegd. Bijbehorende taken kunnen volgens deze blauwdruk worden afgehandeld. Het is proactief, dus informatie wordt compleet en ‘just-in-time’ aangereikt. Kritische processen worden beheersbaar, procedures inzichtelijk, doorlooptijden zo kort mogelijk en kwaliteit zo hoog mogelijk.

Een belangrijk aandachtspunt bij veel organisaties is ook de volwassenheid op het gebied van digitaal werken en de aanwezigheid van de procesgerichte gedachte. Procesgericht werken betekent dat elk informatie-onderdeel in een proces wordt vastgelegd. Het bevat alle bijbehorende documenten, gegevens en informatie. Elke medewerker kan dan zijn of haar informatie bekijken, bewerken en meer te weten komen over de procesgeschiedenis om te zien wat er al is gedaan en wat er nog moet gebeuren. Natuurlijk is het ook mogelijk om bepaalde gegevens, secties of hele werkprocessen te beschermen door toegangsrechten te verlenen tegen ongeoorloofde toegang of manipulatie.

Open API

Organisaties hebben te maken met een steeds groeiend en complexer applicatielandschap. Enterprise Application Integration (EAI), een organisatiebrede integratie van applicaties en systemen voor de uitwisseling van gegevens en processen, wordt hierdoor steeds belangrijker. Integraties zijn altijd doelgericht, maar het doel van een dergelijke integratie kan variëren. Eindgebruikers moeten zich bijvoorbeeld niet realiseren dat ze met verschillende systemen werken. Of ze voeren data slechts eenmaal in zodat deze vervolgens meermaals hergebruikt kan worden in andere applicaties.

Het Corsa-platform heeft daarom ook een Open API. Open API’s maken het eenvoudiger om informatie op te halen die uit verschillende applicaties komt. Het Corsa platform maakt gebruik van de CMIS (Content Management Interoperability Services) standaard; een open en leverancier onafhankelijke standaard voor integraties.

Daarnaast zien we de ontwikkeling van de zogenaamde API standaarden voor zaakgericht werken vanuit VNG Realisatie. Deze API-standaarden voor zaakgericht werken zijn de opvolger van de Zaak- en Documentservices (ZDS) en helpen bij het (ont)koppelen van zaaksystemen en de registers waar documenten en overige informatie in zijn opgeslagen.

Zo is er ook een specifieke API voor de opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. Deze API ondersteunt het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van informatieobjecten (waaronder documenten) vanuit het Corsa-platform. De component slaat deze gestructureerd en voorzien van de benodigde metadata op, en stelt applicaties in staat deze te wijzigen, te verwijderen en aan de hand van een aantal zoekcriteria op te vragen.