Serviceportaal
Permanent grip houden op kwaliteitsverbetering archiefvorming.
DOWNLOAD BROCHURE

Verantwoording archieftoezicht

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

Gemeenten en waterschappen hebben via de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) het vertrouwen gekregen om elke twee jaar verantwoording af te leggen over de mate waarin de archiefbescheiden in geordende, toegankelijke staat verkeren.

In de praktijk blijkt dit een aanzienlijke ongewenste werklast en extra kosten met zich mee te brengen.

De oplossing Verantwoording Archieftoezicht helpt uw organisatie om permanent grip te houden op kwaliteits­­verbetering zodat een archiefinspectie tijdig en correct kan worden uitgevoerd. Op die manier legt uw organisatie niet alleen verantwoording af aan de toezichthouder, maar maakt het ook verbeteringen inzichtelijk. Daarmee wordt bewustzijn bij het bestuur gecreëerd en wordt het gesprek over de prioriteit en randvoorwaarden, voor duurzaam informatiebeheer, een stuk eenvoudiger.

Voordelen

  • Helpt bij de vaststelling van prestatie-eisen en normen
  • Ondersteunt voortdurende verbetering van kwaliteit van informatiebeheer
  • Identificeert verbetermogelijkheden en volgt verbeteracties
  • Bespaart tijd bij de vergaring van informatie voor de archiefaudit
  • Versterkt de archieffunctie en bewaarplicht
Dots

Verantwoordingsinformatie

Het Document Management Systeem (DMS) is voor veel gemeenten en waterschappen de plek waar overwegend digitale informatie wordt beheerd voor langdurige opslag. Het is dan ook geen toeval dat tijdens een archiefinspectie het DMS vaak de vindplaats is voor verantwoordingsinformatie. Deze informatie wordt weer gebruikt om een antwoord te geven op Key Performance Indicator (KPI) hulpvragen die in het kader van de Wet RGT gesteld worden.

Key Performance Indicators

De diverse wettelijke verplichtingen die voor de gemeenten en waterschappen gelden op het gebied van archieven zijn niet gemakkelijk te doorgronden. Daarom heeft de VNG deze samengevat in tien archief Key Performance Indicators oftewel Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen komt u tot een oordeel of de organisatie al dan niet aan de eisen van de Archiefwet 1995 voldoet. De 10 onderstaande KPI’s worden als uitgangspunt genomen voor de auditcyclus.

  1. Lokale regelingen
  2. Interne kwaliteitszorg en toezicht
  3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden
  4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden
  5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden
  6.  Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats
  7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-Depots
  8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
  9. Rampen, calamiteiten en veiligheid
  10. Middelen en mensen

Voor meer informatie over deze KPI’s zie de Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van VNG Realisatie (v.h. KING).

Dots

Oplossing Verantwoording Archieftoezicht

PDCA-cyclus

De oplossing Verantwoording Archieftoezicht biedt een specifiek kwaliteits­proces dat is ingericht conform de beginselen van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Iedere (tweejaarlijkse) auditcyclus wordt gestart met de registratie van het archiefinspectierapport. De verbetermaatregelen worden vervolgens ingevoerd en deze worden direct gerelateerd aan de juiste KPI.

Daarna kan de organisatie de verbetermaatregel als taak (of meerdere taken) uitzetten binnen de organisatie.

Oplossing Verantwoording Archieftoezicht
Dots

Verbetermaatregel

Gedurende de gehele auditcyclus blijft de verbetermaatregel direct gekoppeld aan de KPI waar deze effect op heeft. Zo is er realtime inzicht in de voortgang van afhandeling van deze verbetermaatregel en wordt het effect op de KPI score direct zichtbaar. De oplossing voorziet de organisatie over een aantal standaard rapportages. Of het nu gaat om de status van de verbetermaatregelen of de vergelijking tussen de KPI score van toen en nu.

Dankzij de krachtige combinatie van het kwaliteitsproces en de automatische dossiervorming, kan de organisatie op elk gewenst moment kwantitatief en kwalitatief rapporteren over de status van de KPI score, de uitvoering van taken en de status van verbetermaatregelen.

De verbeterprestatie van de organisatie is op elk gewenst moment inzichtelijk te maken. Dat kan omdat KPI’s en verbetermaatregelen nu integraal zijn vastgelegd.

Rapportage

Een rapportage kan met één druk op de knop beschikbaar gemaakt worden in Word of Excel waardoor deze gemakkelijk te gebruiken is voor een tussentijds overleg intern of richting de archiefinspecteur.

DOWNLOAD BROCHURE >
Dots