Serviceportaal
White paper Hoe kwalitatief en efficiënt digitaliseren?
Tips & aandachtspunten
DOWNLOAD WHITE PAPER

Digitaliseren met Server Based Capture

Kwalitatief en efficiënt digitaliseren

Bij veel organisaties worden jaarlijks duizenden documenten gedigitaliseerd en verwerkt. Dit is een arbeidsintensief proces dat veel tijd en aandacht vraagt van de medewerkers.

Met Server Based Capture richt u dit proces foutloos en zo efficiënt mogelijk in.

Dankzij de servergebaseerde technologie kunnen gebruikers plaats- en tijdonafhankelijk werken. Er wordt bespaard op de aanschaf van computers. En is er gecentraliseerd onderhoud en beheer mogelijk.

Voordelen voor eindgebruikers

  • Ongestoord scannen zonder wachttijden tussen scanbatches
  • Het scannen en valideren van documenten kan door verschillende medewerkers uitgevoerd worden
  • Het valideren van documenten hoeft niet direct na het scannen te worden uitgevoerd
  • Controle (validatie) van gedigitaliseerde documenten op iedere werkplek mogelijk
Dots
MEER INFORMATIE

Wat is Capture?

Meer weten over capture? Ontdek precies wat capture inhoudt en wat de mogelijkheden zijn.

Digitaliseren in drie stappen

Het digitaliseren van documenten middels Server Based Capture bestaat uit drie stappen:

  • Scannen
  • Valideren
  • Borgen

Tevens wordt het beheer & onderhoud centraal geregeld.

Digitaliseren in drie stappen
Dots
Brochure: Server Based Capture

Brochure: Server Based Capture

Dankzij de server gebaseerde technologie kunnen gebruikers plaats- en tijdonafhankelijk werken
DOWNLOAD BROCHURE

Scannen, automatisch scheiden & verbeteren

Het digitaliseringsproces begint bij het scannen van fysieke documenten. Server Based Capture zorgt hierbij voor kwalitatief hoogstaande scans en een gestroomlijnd proces. Het scannen kan in batchvorm worden uitgevoerd. Dit houdt in dat grote hoeveelheden documenten tegelijk worden gedigitaliseerd. Daarnaast de software door middel van scheidingsbladen of barcodes waar nieuwe documenten beginnen en zal de software uw scans kwalitatief verbeteren.

Dots

Valideren

Na het scannen vindt het valideren van de gedigitaliseerde documenten plaats op de server. Bij het valideren controleert een medewerker:

  • De documentscheiding
  • De paginavolgorde
  • De paginarotatie

Gedigitaliseerde documenten kunnen op ieder gewenst moment en vanaf iedere PC worden gevalideerd. Door degene die het scanwerk heeft uitgevoerd, maar ook door een andere medewerker, of door meerdere medewerkers. Op kantoor, of thuis, het is allemaal mogelijk omdat de software centraal op de server geïnstalleerd is in plaats van op de PC van de medewerker.

Bijkomend voordeel is dat er geen zware computers nodig zijn omdat alle rekenwerk op de server plaatsvindt. Zo kan er met thin client computers worden gewerkt. Bijvoorbeeld in combinatie met een VDI omgeving. Deze computers zijn een stuk voordeliger in aanschaf waarmee u kosten kunt besparen op hardware.

Dots

Borgen

Nadat de documenten zijn gevalideerd, worden deze duurzaam opgeslagen in het Corsa Document Management Systeem (of een ander DMS). Dit gebeurt op een bijzonder veilige manier omdat alleen de applicatie (en dus niet iedere individuele medewerker) schrijfrechten heeft in het DMS.

Door middel van barcodes op de fysieke documenten kan er automatisch metadata worden meegegeven naar het Document Management Systeem om zo de vindbaarheid van de documenten te borgen.

Dots

Tips om kwalitatief & efficiënt te digitaliseren

Wilt u een bestaand archief digitaliseren? Of een continue stroom van inkomende documenten structureel digitaliseren?
LEES MEER

Centraal beheer & onderhoud

Met Server Based Capture wordt onderhoud en beheer centraal uitgevoerd op de server. Denk hierbij aan het uitvoeren van updates, het maken van back-ups en het beheren van gebruikers.

Dit is veel efficiënter dan het uitvoeren van onderhoud en beheer op de PC’s van medewerkers.

Voordelen voor beheerders

  • Applicatie draait op de server: géén installatie benodigd op computers van eindgebruikers
  • Onderhoud & beheer wordt centraal uitgevoerd op de server
  • Valideren van gedigitaliseerde documenten is mogelijk op thin client computers
  • Hoge mate van informatiebeveiliging omdat alleen de applicatie schrijfrechten heeft in het DMS
Dots

Uitbreidingen

Server Based Capture is uit te breiden met data extractie en data classificatie.

Data extractie

Data extractie maakt het mogelijk om met behulp van zelflerende software specifieke informatie uit een document te onttrekken. Deze informatie kan vervolgens in een digitaal proces worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatisch verwerken van gedigitaliseerde facturen.

Data classificatie

Data classificatie maakt het mogelijk om gedigitaliseerde documenten automatisch uit te sorteren op basis van documenttypen. Zo kan een document op basis van het documenttype automatisch worden toegevoegd aan een bepaald digitaal dossier of kunnen er procesmatige acties gekoppeld worden aan bepaalde documenttypen.

Dots