Serviceportaal

Digitaal archiveren met SharePoint

Structuur toevoegen aan de SharePoint oplossing

Een populair hulpmiddel om samenwerking in organisaties te ondersteunen is Microsoft SharePoint. Een laagdrempelig platform dat wordt gebruikt voor het delen van bestanden, als samenwerkingstool en communicatieplatform.Het biedt organisaties, middels teamsites, het voordeel dat het eenvoudig uitgerold kan worden. Voor de gebruiker biedt het laagdrempelige toegang en gebruiksgemak. Documenten kunnen hier, door de geautoriseerde gebruikers, geplaatst, bewerkt en verwijderd worden.

Voordelen

  • Bieden van structuur en uniformiteit
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Hiërarchie in informatie verdwijnt
  • Eén gebruikersomgeving
  • Ordening in SharePoint
Dots

Wat is Corsa on SharePoint?

Structuur toevoegen aan SharePoint

Corsa on SharePoint biedt organisaties die gebruik (willen) maken van Microsoft SharePoint, de mogelijkheid om structuur toe te voegen aan de SharePoint oplossing. De oplossing stelt elke projectmedewerker in staat om de documenten, aanwezig in SharePoint, te structureren zodat deze voldoen aan de (archief)eisen van de organisatie. Met behulp van de SharePoint Business Connector worden documenten voorzien van specifieke metadatering. Vindbaarheid en bewaar- en vernietigingstermijn zijn daarmee automatisch geborgd. Dossiers en sites bevatten een identieke structuur waardoor synchronisatie en archivering op een eenduidige manier kan verlopen.

Corsa on SharePoint is een perfecte aanvulling op de eenvoudige en gebruikersvriendelijke functies van SharePoint. Het biedt gestructureerde informatiemanagement functies binnen een populair platform. Een aantal van de functies wordt hierna beschreven.

Dots

Structuur teamsite(s)

In de standaardinrichting kan iedere gebruiker zijn/haar eigen teamsite opzetten en inrichten. Het voordeel van SharePoint – het eenvoudig zelf creëren van een samenwerkingsomgeving – wordt daarmee gelijktijdig een nadeel. Iedere gebruiker zal iedere keer opnieuw moeten beslissen hoe de teamsite wordt ingericht, op welke plek een bepaald document geplaatst wordt, hoe dit document benoemd wordt en op welke manier dit vindbaar gemaakt wordt. De structuur wordt dus bepaald door de gebruiker en kan daardoor sterk wisselen.

De gearchiveerde projectdocumenten zijn, zonder te schakelen tussen werk- en archiefomgeving, in SharePoint benaderbaar uit verschillende invalshoeken:

  • Het project zoals calculatie of inkoop
  • Het werkgebied zoals afdeling of team
  • Het proces zoals projectprocessen
  • Doelgroep zoals een opdrachtgever of onderaannemer
Dots

Compliance

Projecten hebben een tijdelijk karakter. Tijdens en na oplevering van het beoogde projectresultaat zal de relevante informatie op de teamsite geborgd moeten worden. Later willen organisaties namelijk kunnen aantonen waarom en hoe ze tot bepaalde besluiten gekomen zijn. Tevens kan het voorkomen dat bepaalde documenten en/of dossiers een (wettelijke) bewaar- en vernietigingstermijn hebben, zoals een personeelsdossier. De standaard SharePoint inrichting biedt geen aansluiting op een losstaande en gecertificeerde archiefomgeving die faciliteert in deze compliance vereisten.

Structuur SharePoint omgeving

Juist omdat projecten een tijdelijk karakter hebben zullen ook teamsites eindig zijn. Standaard vraagt SharePoint niet om een teamsite (en de aanwezige documenten) te verwijderen na beëindiging van het project. Dit betekent dat er na verloop van tijd een wildgroei van teamsites (en gerelateerde documenten) zal ontstaan.

Aansluiten op applicaties van derden

In een project is vaak real-time informatie uit andere applicaties benodigd. Deze informatie heeft invloed op de beslissingen die in het project genomen worden. Met een standaard SharePointinrichting is het vaak erg kostbaar om een koppeling te realiseren met applicaties van derden (bijv. ERP-, HRM-, archivering of financiële applicaties).

Dots

Hoe werkt Corsa on SharePoint?

Op basis van de SharePoint Business Connector worden teamsites gestructureerd. Met een voorgedefinieerde standaard inrichting, voldoen teamsites automatisch aan de door de organisatie gestelde eisen van benodigde informatie.

De structurering zorgt er ook voor dat er zowel in SharePoint als in de onderliggende archiefoplossing een éénduidig projectdossier wordt aangemaakt. In de archiefomgeving wordt het projectdossier automatisch gevuld met definitieve documenten.

Na afsluiting van een project in SharePoint wordt het resultaat van het project, inclusief de documenten op een juiste manier gearchiveerd in de archiefomgeving.

Dots
back to top