Serviceportaal
“Van dossiervorming tot preservatie.” Een webinar serie in 3 delen.
LEES MEER >

Aansluiten op een e-Depot

Eenvoudig duurzaam overdragen

Het e-Depot staat niet voor niks in de belangstelling, want de transitie van fysieke papieren documenten naar digitale documenten en informatie heeft zijn invloed op archieffuncties en daarvoor benodigde voorzieningen.

Binnen de publieke sector (m.n. centrale en regionale overheden) is toenemende noodzaak van archiefoplossingen voor digitaal gecreëerde of gedigitaliseerde en archiefwaardige stukken.

Digitale archieven brengen echter een nieuwe uitdaging met zich mee. Om de archiefstukken op een veilige, gestructureerde en duurzame wijze op te slaan is er hardware c.q. opslagcapaciteit benodigd. Een (publieke) organisatie kan zelf investeren in de benodigde hardware en bijbehorende faciliteiten om in de digitale archiveringsbehoefte te voldoen.

De praktijk heeft echter aangetoond dat een dergelijke aanpak leidt tot verschillende inzichten waarbij de interoperabiliteit tussen de verschillende oplossingen in het gedrang komt. Digitaal duurzaam overdragen wordt van belang.

Voordelen

  • Digitale archieven worden duurzaam bewaard
  • Toegankelijkheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van informatie gewaarborgd
  • Overdragen volgens wettelijke eisen
  • Overdragen volgens standaarden zoals TMLO en TopX2
  • Tijdbesparing door geautomatiseerd doorsluizen van documenten/dossiers
  • Kostenbesparing hardware voor digitale opslag
  • Kostenbesparing onderhoud hardware
Dots
Demo aansluiten e-Depot

Demo aansluiten e-Depot

In deze video laat Max Salden zien hoe eenvoudig het is om dossiers te exporteren uit Corsa en aan te bieden voor een ingest in een e-Depot.
BEKIJK DEMO

Archiefconvenant

Bij het bedenken van digitale archiefoplossingen staan publieke organisaties niet alleen. De minister van OCW, de VNG, het IPO en de UWV hebben in december 2012 een archiefconvenant gesloten. Het archiefconvenant is uitgewerkt in een zogenoemde Innovatieagenda. Belangrijke doelen zijn: realisatie van een landelijk dekkend netwerk van voorzieningen voor het duurzaam bewaren van digitale archiefbescheiden van alle overheden (ofwel e-Depots) met als resultaat: vroegtijdige overbrenging van relevante overheidsinformatie naar een archief. Hierdoor verkrijgt men digitale toegang tot archieven van de overheid.

Een e-Depot is hierbij het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Dots
Gemeente Uden case

Gemeente Uden case

Duurzaam overdragen naar een e-Depot met één druk op de knop
LEES MEER >

Aansluiten op een e-Depot

Met de oplossing “aansluiten op e-Depot” bent u in staat om digitale informatie eenvoudig duurzaam toegankelijk te maken en eenduidig over te dragen naar een e-Depot. U kunt zelf geautomatiseerd uw exportbestanden samenstellen op basis van landelijke richtlijnen waarmee vrijwel alle e-Depots de bestanden automatisch kunnen verwerken.

Er is een tweeledige inzet van het e-Depot mogelijk:

Uit huis plaatsen

De organisatie heeft de mogelijkheid om het archief (documenten/dossiers) extern te plaatsen (het zogenoemde ‘uit huis plaatsen’), waarbij zij zelf kan bepalen op welk moment documenten/dossiers naar het e-Depot worden overgezet. In deze variant blijft de organisatie verantwoordelijk voor de documenten/dossiers in het e-Depot.

Overdragen

Daarnaast biedt een e-Depot de mogelijkheid om de overdracht van de documenten/dossiers naar een regionaal of landelijk archief te faciliteren. Hierbij dient het regionale of landelijk archief gebruik te maken van een e-Depot waarin de documenten/dossiers en bijbehorende metadata kan worden geplaatst. In dit geval is de ontvangende archiefdienst verantwoordelijk voor de documenten/dossiers in het e-Depot. Waar dus voorheen dossiers fysiek werden overgedragen, zal dit vanaf nu ook digitaal kunnen.

LEES MEER >
Dots