Personeelsdossiers digitaliseren

Corsa/Personeelsdossiers helpt u bij het op efficiënte wijze digitaliseren van personeelsdossiers. Documenten worden razendsnel in grote hoeveelheden gedigitaliseerd waarnaar de documenten automatisch worden herkend om u zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. De oplossing is zeer geschikt voor het digitaliseren van bestaande archieven of dossiers, maar ook voor het digitaliseren van de dagelijkse aanwas van nieuwe personeelsdocumenten waar u het hele jaar door mee te maken heeft. Corsa/Personeelsdossiers werkt samen met uw HRM-systeem en vult het naadloos aan.

Aanleiding

In toenemende mate maken de mensen het verschil voor een organisatie. Human Resource Management heeft hierin een cruciale rol. Daarom wilt u als HRM professional zoveel mogelijk tijd hebben om uw organisatie proactief te adviseren en strategisch te ondersteunen. Echter, veel HRM professionals lopen tegen beperkingen in het HRM-proces aan. Dit slokt onnodig veel tijd en energie op. Tijd die eigenlijk aan bovenstaande zaken besteed moet worden. Veelgehoorde beperkingen zijn de logistiek en het management van papieren personeelsdocumenten. Om optimaal personeelsmanagement te kunnen doorvoeren is een goede ontsluiting en toegang van iedere stukje informatie in het personeelsdossier van belang.

In de eerste fase zorgt Corsa/Personeelsdossiers ervoor dat personeelsdossiers in grote hoeveelheden tegelijk gedigitaliseerd kunnen worden. Om dit mogelijk te maken wordt er in batches gescand en detecteert de software door middel van scheidingsbladen of barcodes waar nieuwe documenten beginnen.

Naast het scheiden van documenten zal de software tevens uw scans kwalitatief verbeteren. Denk aan het verwijderen van blanco pagina’s en het automatisch roteren van pagina’s op basis van tekst richting.

Classificatie & herkenning

Een gemiddeld personeelsdossier bevat tussen de 40 en 50 verschillende soorten documenten. Deze variëren van gestructureerde documenten zoals arbeidscontacten, beoordelingsformulieren, UWV documenten, salarisoverzichten tot ongestructureerde documenten, zoals correspondentie, e-mails en gespreksnotities.

Corsa/Personeelsdossiers classificeert vrijwel volledig automatisch alle verschillende soorten personeelsdocumenten, waarmee het digitale personeelsdossier wordt gestructureerd. Dit zorgt voor een verlichting van de administratieve lasten, omdat het niet meer handmatig ingevoerd hoeft te worden.

Documenttype & Documentsoort

Documenttype en -soort worden bepaald op basis van tekst in het document. De software leert aan de hand van voorbeelddocumenten uit uw organisatie hoe deze documenten eruit zien en welke woorden en zinnen hierin voorkomen. Uiteraard bepaalt u zelf hoe het personeelsdossier er qua structuur uitziet. BCT kan u wel een standaard structuur aanleveren waar u gebruik van kan maken of die u naar eigen inzicht kunt wijzigen aan de hand van de behoeften binnen uw organisatie.

Personeelsdocumenten die intern tot stand zijn gekomen bevatten in de regel een personeelsnummer. Bij deze documenten wordt ook het personeelsnummer herkend door de software zodat het document automatisch toegewezen wordt aan de juiste medewerker in uw organisatie.

Controleren & accorderen

In deze fase stelt Corsa/Personeelsdossiers u in staat om een gedigitaliseerd document te controleren en aan te vullen waar nodig. Documenten die van buitenaf komen, bevatten meestal geen personeelsnummer en kunnen in deze fase voorzien worden van dit nummer, zodat het document opgeslagen wordt in het juiste medewerkersdossier.

Voor documenten die volledig herkend zijn, kunt u ervoor kiezen om deze stap volledig over te slaan. Alle informatie is dan aanwezig om het document automatisch en duurzaam te archiveren.

Duurzame opslag in het DMS

In de vorige stappen is het personeelsdocument voorzien van de juiste informatie (metadata) om het document gestructureerd op te slaan in het DMS. De software zorgt voor een veilige overdracht naar het Corsa DMS (of een ander DMS).

Synchronisatie met uw HRM-systeem

Voor uw organisatie zijn er diverse redenen om personeelsdossiers centraal op te slaan in een DMS, Bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- en regelgeving (Archiefwet), of om alle informatie die in de organisatie aanwezig is, eenduidig beschikbaar te maken. Echter, voor de HRM-afdeling is het HRM-systeem in de meeste gevallen het primaire systeem.

Daarom voorziet Corsa/Personeelsdossiers in 2-wegs communicatie met uw HRM-systeem. Met onze koppeling worden alle personeelsdocumenten, inclusief metadata, beschikbaar gesteld in uw HRM-systeem. U kiest zelf of u de documenten daadwerkelijk importeert naar uw HRM-systeem, of dat er alleen een hyperlink (URL) naar het document beschikbaar wordt gesteld. In verband met het voorkomen van onnodige dubbele opslag, adviseren wij de laatste optie.

Aan de andere kant maakt de koppeling het tevens mogelijk om bestaande medewerkers in het HRM-systeem te importeren naar het Corsa DMS. Op deze manier is uw volledige personeelsbestand bekend in het DMS en hoeft deze informatie niet handmatig overgenomen te worden.

Bij het digitaliseren van personeelsdossiers moeten de fysieke dossiers eerst opgeschoond en herstructureerd worden. Het opschonen en herstructureren van het bestaande archief is van essentieel belang, want dit bepaalt hoe de digitale dossiers eruit zullen gaan zien, maar het is ook een arbeidsintensief proces. Als uw organisatie niet de middelen heeft om dit werk zelf uit te voeren, of wanneer het archief hiervoor simpelweg te omvangrijk is, dan kan BCT u volledig ontzorgen op dit gebied.

Hulp bij ordenen & opschonen

Alle niet relevante en dubbele documenten worden uit de dossiers verwijderd. Dit geldt ook voor alle documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken.

De resterende documenten worden volgens een vaste structuur geordend zodat het digitaliseringsproces zo efficiënt mogelijk plaats vindt. Daarnaast worden zaken die het digitaliseringsproces in de weg zitten, zoals nietjes, paperclips en dergelijken, verwijderd en worden er scheidingsbladen of barcodes op de documenten geplaatst.

Gecertificeerde partners

Wij werken samen met partijen die u alle werk uit handen kunnen nemen. Indien gewenst, schakelen wij met deze partijen zodat u dat niet hoeft te doen. De partijen waar wij mee werken zijn gecertificeerd zodat de werkzaamheden worden uitgevoerd met inachtneming van de hoogst haalbare veiligheidsnormen. Daarnaast mag een gecertificeerde organisatie substitutiescanning toepassen. De digitale documenten hebben dan dezelfde rechtskracht en bewijswaarde als de originele documenten. Uw papieren archieven mogen in dit geval vernietigd worden, zodat u fysieke ruimte vrijmaakt voor andere bestemmingen en de kans op datalekken minimaliseert.