Haal het maximale uit informatie
Uw organisatie ontvangt, produceert en verwerkt ieder jaar meer informatie. Ook zijn de informatiebronnen steeds diverser. Grip krijgen op Informatie wordt steeds moeilijker. Door deze ontwikkelingen wordt solide informatiemanagement van cruciaal belang. Alleen met gerichte informatie in de juiste context kunnen professionals het beste uit zichzelf halen. BCT helpt u hierbij en laat u het maximale uit uw informatie halen, dit doen wij met behulp van ons Transitiemodel.
Stap voor stap naar een kennisgedreven organisatie
Organisaties maken een ware transitie door om te komen tot een kennisgedreven organisatie. Daarom geeft BCT u houvast met het Enterprise Informatie Management transitiemodel. In het transitiemodel worden vier fases beschreven die organisaties kunnen doorlopen. In elke volgende fase krijgt u meer grip op informatie en kunt u informatie beter benutten. U kunt het transitiemodel gebruiken om te bepalen waar uw organisatie nu staat en welke weg er nog bewandeld dient te worden. De platformen en de oplossingen van BCT zijn direct verbonden met het Transitiemodel.
Stap voor stap naar een kennisgedreven organisatie middels het BCT transitiemodel
De fases
De platformen van BCT zijn gelaagd opgebouwd, waarbij iedere platform/laag een dimensie toevoegt en slim gebruik maakt van de basis van de andere platformen. De onderliggende technologie hoeft dus nooit vervangen te worden. Hierdoor wordt het mogelijk om de fases van het Transitiemodel soepel en efficiënt te doorlopen.
FASE 1 - Orde en overzicht in informatie
Uw organisatie produceert en ontvangt steeds meer documenten, zowel fysiek als digitaal. Door deze wildgroei raakt u het overzicht kwijt; het is lastig om te traceren waar of bij wie bepaalde documenten en dossiers zich bevinden in de organisatie. Het digitaliseren van uw inkomende, interne en uitgaande documenten is de oplossing. In deze fase gaat u aan de slag met het digitaliseren, structureren, distribueren en archiveren van documenten. Met Corsa creëert u een digitaal organisatiegeheugen en daarmee is uw informatie geborgd.
Met behulp van een document management systeem (DMS) wordt informatie gedigitaliseerd, gestructureerd, gedistribueerd en gearchiveerd. Het is mogelijk om digitale documenten te creëren met behulp van sjablonen. Door middel van een routering worden documenten automatisch naar verschillende behandelaars gestuurd. Met Records Management voegt u waardevolle metadata toe aan uw documenten waarmee uw documenten geclassificeerd worden en vindbaar zijn en blijven. Samen met u zorgen we er zo voor dat uw organisatie de digitale basis op orde heeft. U beschikt over digitale dossiers die door iedereen in de organisatie eenvoudig en snel te raadplegen zijn. Het resultaat is dat u optimaal overzicht heeft op de informatiestroom van en naar uw organisatie.
Winst in deze fase
- Digitaal archiveren van alle documenten in een veilig en duurzaam digitaal formaat volgens wet- en regelgeving.
- Reduceren van het aantal handmatige handelingen waardoor operationele kosten dalen.
- Nooit meer eindeloos zoeken. Snel en eenvoudig toegang tot informatie.
FASE 2 - Inzicht in informatie
In fase twee verbindt u informatie met processen door procesgericht werken. Na fase 1 te hebben doorlopen, ervaart iedereen in uw organisatie dat informatie snel vindbaar, toegankelijk en inzichtelijk is. Documenten gaan automatisch de organisatie door voor afhandeling. De context ontbreekt echter nog; behandelaars zien niet wat er voorafgaand in het proces gebeurd is en welke andere informatie relevant is. Door de inzet van ECM-oplossingen bent u in staat om informatie te verrijken en deze te verbinden met processen. Het implementeren van procesgericht werken is dan de oplossing. In deze fase stapt u af van het routeren van documenten van medewerker naar medewerker, maar stelt u de belangrijkste randvoorwaarden, mijlpalen en stappen in een proces centraal.
Met behulp van procesmanagement, gekoppeld aan het DMS, komt alle informatie samen. Medewerkers zien welke taken zij hebben, welke documenten bij welke zaken horen, en de voortgang van de processen. Het management kan eenvoudiger relevante informatie ophalen en daardoor optimaal sturen op processen. Het resultaat is dat u meer grip heeft op de informatie in uw organisatie. Zo realiseren we efficiëntere primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen.
Winst in deze fase
- Sneller doorlooptijden in processen.
- Eenvoudig relevante informatie ophalen en daardoor optimale sturing op processen.
- Optimale samenwerking tussen medewerkers.
FASE 3 - Kennis door informatie
Met het doorlopen van fase 1 en 2 heeft uw organisatie een grote transitie doorgemaakt; van documentgericht werken naar volledig procesgericht werken. Dat resulteert in optimale bedrijfsprocessen en een transparante informatievoorziening in de hele organisatie. Maar alle informatie is slechts op één manier beschikbaar, terwijl medewerkers van verschillende afdelingen, management en bestuurders een andere informatiebehoefte hebben. Een medewerker wil relevante informatie zien om een taak in het proces te kunnen afhandelen. Een manager wil inzage in de prestatie van de afdeling. En de bestuurder van een organisatie wil overkoepelende informatie zien over de organisatiebrede Key Performance Indicators (KPI’s). BCT biedt in deze fase toegesneden werkomgevingen die afgestemd zijn op de rol en informatiebehoefte van de professionals in uw organisatie, bijvoorbeeld het Liber Behandelaarportaal en het Liber Baliemedewerkerportaal.
In deze fase zorgt u met EIM-oplossingen voor het doelgroepgericht beschikbaar stellen van informatie. U bent in staat om de vertaalslag te maken van generieke informatie naar relevante informatie voor alle medewerkers en uw klanten. Het gaat om het leggen van relaties tussen gegevens en processen, zodat informatie in de juiste context beschikbaar komt. Het resultaat is een gepersonaliseerde werkomgeving waarmee medewerkers het maximale uit zichzelf kunnen halen. Zo ontstaat een kennisgedreven organisatie.
Winst in deze fase
- Vlotte communicatie met collega’s, klanten en leveranciers.
- Optimale zaakgerichte dienstverlening en informatievoorziening richting uw klanten.
- Digitaal besturen op basis van correcte informatie.
FASE 4 - Waardecreatie door informatie
In de digitale revolutie waarin we ons bevinden, moeten organisaties optimaal samenwerken en kansrijke netwerken creëren om hun bestaansrecht in de toekomst te borgen. In deze fase kijkt u verder dan de grenzen van de eigen organisatie en maakt u gebruik van netwerk- en platformgerichte oplossingen. Mensen en organisaties worden optimaal met elkaar verbonden en er vindt ketenintegratie plaats.
Ketenintegratie
U realiseert een regiesysteem dat verder reikt dan de eigen organisatie en stakeholders. Met EIM als basis kan uw organisatie de verantwoordelijkheid nemen voor een ‘virtuele’ organisatie, waarin alle ketenpartners operationeel verbonden zijn. Op deze manier zijn de partners in staat om niet hun eigen organisatie, maar het proces en de eindklant centraal te stellen. Men weet van elkaar wat er gedaan is, wat er gedaan moet worden en door wie. Door het bundelen van informatie en het spreken van dezelfde taal door de gehele keten, kunt u de juiste informatie in de juiste context beschikbaar stellen. Dit verkleint de kans op onduidelijkheden en foute beslissingen. Uw klanten worden bovendien ontzorgd. Doordat u op de achtergrond nauw samenwerkt met uw ketenpartners, hoeven zij namelijk geen onnodige dubbele handelingen uit te voeren zoals het opgeven van dezelfde gegevens bij verschillende organisaties.
Netwerk van vakspecialisten
Onze technologie biedt de mogelijkheid om een virtueel netwerk van organisaties en vakspecialisten te creëren waarbij alle organisaties binnen het netwerk worden verbonden met elkaar door middel van een online platform. De gedachte hierachter is dat uw organisatie de spin in het web kan zijn voor dit netwerk om zo meer toegevoegde waarde te kunnen leveren voor uw klanten. Het netwerk van vakspecialisten dat ontstaat kunnen diensten aan uw klanten leveren die zij liever uitbesteden. Diensten die niet tot hun core business behoren. Denk bijvoorbeeld aan HR, administratie, IT, juridische zaken en huisvesting.
Self service platform voor uw klanten
Behalve ketenintegratie en het creëren van een netwerk van vakspecialisten, bieden wij de mogelijkheid om het platform beschikbaar te stellen aan uw klanten. Alle functionaliteiten binnen het platform kunnen gedeeld worden en uw klanten kunnen een persoonlijk ‘virtueel kantoor’ krijgen dat gefaciliteerd wordt door uw organisatie. Op deze manier bent u in staat om op een bijzonder efficiënte manier met uw klanten samen te werken en meer toegevoegde waarde te leveren. Een dergelijke omgeving zal tevens de administratieve lasten voor u en uw klant aanzienlijk verminderen.
Winst in deze fase
- Toegang tot een netwerk van vakspecialisten uit de hele keten.
- Door het bundelen van informatie in één platform en het spreken van dezelfde taal door de hele keten is de juiste informatie in de juiste context beschikbaar.
- Totale ontzorging door cloud gebaseerde oplossingen met een SaaS model.
- Werk gezamenlijk met klanten, leveranciers of samenwerkende bedrijven met één platform.