Blog /
Corsa/Import
Maak informatie digitaal, gestructureerd en doorzoekbaar.
Snelle ontsluiting van informatie wordt meer en meer van belang voor een efficiënte bedrijfsvoering. Veelal staat informatie verspreid opgeslagen op netwerkschijven, mailboxen, applicaties of nog analoog. Documenten en dossiers zwerven zonder registratie door de organisatie. Ze worden niet vastgelegd in een Document Management Systeem (DMS).
Met behulp van Corsa/Import kan informatie gemakkelijk worden opgenomen in het Corsa DMS/RMA platform. Daardoor is ieder document, dossier, persoon of organisatie digitaal identificeerbaar, traceerbaar, beheersbaar en bruikbaar in de organisatie.
De voordelen:
- Grote hoeveelheid gedigitaliseerde informatie registreren of bijwerken en ontsluiten binnen Corsa
- Periodiek ontsluiten van informatie uit externe systemen binnen Corsa
- Relateren van informatie aan documenten, dossiers, organisaties en/of personen
- Alle informatie direct identificeerbaar, traceerbaar, beheersbaar en bruikbaar
Informatie borging
Het terugdringen van analoge informatiebronnen is vaak een aandachtspunt bij organisaties. Daarnaast verblijft ook meer en meer informatie verspreid in mailboxen en op netwerkschijven. Uit de praktijk blijkt dat borging van deze informatie tot problemen leidt bij veel organisaties. Documenten en dossiers zwerven hier zonder registratie door de organisatie. Ze worden niet vastgelegd in een Document Management Systeem (DMS).
Informatie die wél vastgelegd zou moeten worden om aan bovengenoemde aspecten te kunnen voldoen.
Informatie verrijking
Organisaties zullen vanuit een informatiebehoefte hun Document Management Systeem (in vele gevallen een Corsa DMS/RMA) willen verrijken met informatie. Die informatie kan betrekking hebben op personen, organisaties, dossiers en/of documenten. Het kan hierbij gaan om eenmalige of structurele aanbod van informatie.
- Selectie van gewenste informatieobjecten die overgebracht dienen te worden naar Corsa
- Export vanuit (scan)applicatie naar CSV of XML formaat
- Informatieobjecten worden vanuit CSV / XML bestand herkend en geclassificeerd
- In Corsa zijn de verschillende geïmporteerde informatieobjecten beschikbaar, geclassificeerd en doorzoekbaar
Informatie typen
Met behulp van Corsa/Import kan deze informatie gemakkelijk worden opgenomen in het Corsa platform. Verschillende informatietypen kunnen hiermee worden opgenomen in Corsa.
E-mail (incl. bijlagen) kunnen worden geïmporteerd als deze als .MSG of .EML aangeleverd worden.
Frequentie
Een import kan incidenteel (eenmalig of met een lage frequentie) worden uitgevoerd, of een import kan deel uitmaken van een dynamisch proces (structureel).
Informatie typen
- Dossiers (bijv. Bouw-, WMO-, milieu-, zaak- en personeelsdossiers)
- Documenten
- E-mail (incl. bijlagen)
- Personen
- Organisaties
- Agendapunten
- Vastgoedobjecten