Beter grip op documentstromen en optimaliseren van processen met ons state-of-the art document management systeem
Corsa Documentroutering
Ondersteuning bedrijfsvoeringsprocessen
Organisaties worden steeds meer digital-minded en efficiënter. Voor bedrijven is het continue optimaliseren van de primaire processen een vanzelfsprekendheid. Dit omdat ze best mogelijke producten of diensten op de markt willen brengen. En dat tegen zo laag mogelijk kosten. Digitaliseren van de documentstromen ter ondersteuning van de bedrijfsvoering blijft hierbij achter. Maar besef dat in deze secundaire processen ook een kwaliteits- en efficiëntie verbetering te behalen is.
Corsa Documentroutering is een document management systeem. Het is gericht op organisaties met beperkte of geen oplossing voor het registreren, routeren, behandelen, zoeken en archiveren van documenten. Deze oplossing richt zich niet zozeer op het primaire proces. De focus ligt op het ondersteunen van (secundaire) bedrijfsvoeringsprocessen.
Corsa/Documentroutering is ontwikkeld op ons krachtige Corsa DMS/RMA platform.
Voordelen
- Digitaal organisatiegeheugen, informatie wordt centraal ontsloten
- Eenvoudige registreren van inkomende, uitgaande en interne documenten
- Altijd de juiste documentversie beschikbaar
- Altijd complete dossiers
- Krachtige zoekmachine, zoeken is vinden
- Plaats- tijd en device onafhankelijk werken
- Volledige IT-ontzorging inclusief certificering van de cloud (ISO 27001)
CASE STUDY
Uitdagende implementatie informatiebeheer
De implementatie van het informatiebeheer binnen Werkzaak Rivierenland kende een valse start.
Maar na een intensief verbetertraject is het weer helemaal op orde!
Traceerbaar en compleetheid
Op dit moment zijn vele fysieke documenten en dossiers moeizaam vindbaar en traceerbaar. Daarnaast wordt digitale informatie regelmatig opgeslagen op (persoonlijke) netwerkschrijven of bewaard in de e-mailboxen. Hierdoor zijn de documenten en dossiers niet voor iedereen toegankelijk.
Het resultaat van deze versnippering is incomplete dossiers en het niet voldoen aan wet- en regelgeving. Op het gebied van efficiëntie en transparantie is het bovenstaande ook niet bevorderend. Denk hierbij aan de tijd tussen binnenkomst van een document en het afleveren bij de juiste medewerker in kwestie. Er gaat ook veel tijd verloren met het zoeken naar de juiste documenten en dossiers. Zo ontstaat het risico dan met geen goed overzicht meer heeft over de aanwezige informatie.
Zoeken is vinden
Voor het succes van uw organisatie is het van essentieel belang dat uw medewerkers altijd en overal snel en eenvoudig de benodigde informatie kunnen vinden. Door gebruik te maken van een Google-achtige zoekmachine garanderen wij een volledig zoekresultaat dat in minder dan een seconde op uw scherm staat! Daarbij heeft u altijd de laatste versie bij de hand.
Controle over documentstromen
Onze oplossing Corsa Documentroutering geeft u de mogelijkheid om snel en eenvoudig de informatie ter beschikking te stellen aan de juiste personen en compleetheid van dossiers te bevorderen. Alle documenten zijn door de digitalisering plaats- en tijdsonafhankelijk te bereiken. Er ‘zwerven’ geen losse documenten meer rond in de organisatie. Ter ondersteuning van een verantwoording wordt vastgelegd wie, wanneer, wat heeft geraadpleegd of gewijzigd.
Door gebruik te maken van Corsa/Documentroutering bouwt u aan een centraal digitaal organisatiegeheugen. Zo bent u in controle over uw informatiehuishouding.
Volledige IT-ontzorging
Corsa Documentroutering is een cloud-oplossing waarbij het beheer en onderhoud van de software en systemen geheel wordt verzorgd. Dit vermindert de complexiteit van het IT-beheer. Er hoeft intern geen kennis te zijn van de systemen. Daar de oplossing via internet benaderd wordt behoeft er geen omvangrijke investering in hardware gedaan te worden. Alles bij elkaar genomen leidt dit tot lagere kosten voor IT-beheer en -support.