Corsa Documentroutering

Elke onderwijsinstelling of onderwijsstichting heeft te maken met documenten, officiële documenten zoals overeenkomsten en contracten, examens, verslagen. Maar ook informatie van (rijks)overheidsinstanties welke veelal te maken hebben met bovenschoolse activiteiten of personeelsdossiers. U wilt deze documenten terug kunnen vinden als dat nodig is en u wilt ze kunnen delen met anderen. Daarnaast wilt u documenten kunnen archiveren of vernietigen omdat u daartoe wettelijk verplicht bent of u daarover moet kunnen verantwoorden.

Het is een illusie te denken dat de inrichting van één systeem (zoals bijvoorbeeld AFAS InSite), de ultieme oplossing is. Deze systemen zijn immers vaak gericht op het primaire proces waarin een deel van de informatiestromen niet geborgd zal zijn.

Corsa Documentroutering is een document management systeem en is gericht op de vindbaarheid en archivering van informatie. Denk hierbij aan het digitaal registreren, routeren, behandelen, zoeken en archiveren van documenten, en dan met name gericht op de ondersteunende processen.

Corsa Documentroutering is ontwikkeld op ons krachtige Corsa DMS/RMA platform.

Vindbaarheid en compleetheid

Op dit moment zijn vele fysieke documenten en dossiers moeizaam vindbaar en traceerbaar. Daarnaast wordt digitale informatie regelmatig opgeslagen op netwerkschrijven of cloud diensten als OneDrive. Maar ook bevindt zich veel informatie meervoudig in de diverse persoonlijke e-mailboxen. Hierdoor zijn de documenten en dossiers niet voor iedereen toegankelijk of onduidelijk wat de laatste versie is.

Het resultaat van deze versnippering is incomplete dossiers en het niet voldoen aan wet- en regelgeving. Op het gebied van efficiëntie en transparantie is het bovenstaande ook niet bevorderend. Denk hierbij aan de zoektijd om de juiste (versie van) documenten en dossiers te zoeken en de tijd tussen binnenkomst van een document en het afleveren bij de juiste medewerker.

Controle over documentstromen

Onze oplossing Corsa Documentroutering geeft u de mogelijkheid om snel en eenvoudig de informatie ter beschikking te stellen aan de juiste personen en compleetheid van dossiers te bevorderen. Alle documenten zijn door de digitalisering plaats- en tijdsonafhankelijk te bereiken, en er ‘zwerven’ geen losse documenten meer rond in de organisatie. Ter ondersteuning van een verantwoording wordt vastgelegd (gelogt) wie, wanneer, wat heeft geraadpleegd of gewijzigd. Door gebruik te maken van Corsa Documentroutering bouwt u aan een centraal digitaal organisatiegeheugen. Zo houdt u controle over de document stromen.

Zoeken is vinden

Voor het succes van uw organisatie is het van essentieel belang dat uw medewerkers altijd en overal snel en eenvoudig de benodigde informatie kunnen vinden. Door gebruik te maken van een Google-achtige zoekmachine garanderen wij een volledig zoekresultaat dat in minder dan een seconde op uw scherm staat! Daarbij heeft u altijd de laatste versie bij de hand

Volledige IT-ontzorging

Corsa Documentroutering is een cloud-oplossing waarbij het beheer en onderhoud van de software en systemen geheel wordt verzorgd. Dit vermindert de complexiteit van het IT-beheer en er hoeft intern geen kennis te zijn van de systemen. Daar de oplossing via internet benaderd wordt behoeft er dus geen omvangrijke investering gedaan te worden in hardware. Alles bij elkaar genomen leidt dit tot lagere kosten voor IT-beheer en -support.