Eenvoudig duurzaam overdragen
Aansluiten op een e-Depot
Eenvoudig duurzaam overdragen
Duurzaam overdragen en duurzaam toegankelijk maken van informatie wordt steeds belangrijker. Het e-depot staat niet voor niks in de belangstelling. De transitie van fysieke papieren documenten naar digitale documenten en informatie heeft zijn invloed op archieffuncties en daarvoor benodigde voorzieningen.
Binnen de publieke sector (m.n. centrale en regionale overheden) is toenemende noodzaak van archiefoplossingen voor digitaal gecreëerde of gedigitaliseerde en archiefwaardige stukken.
Digitale archieven brengen echter een nieuwe uitdaging met zich mee. Om de archiefstukken op een veilige, gestructureerde en duurzame wijze op te slaan is er hardware c.q. opslagcapaciteit benodigd. Een (publieke) organisatie kan zelf investeren in de benodigde hardware en bijbehorende faciliteiten om in de digitale archiveringsbehoefte te voldoen.
De praktijk heeft echter aangetoond dat een dergelijke aanpak leidt tot verschillende inzichten waarbij de interoperabiliteit tussen de verschillende oplossingen in het gedrang komt. Digitaal duurzaam overdragen wordt van belang.
Voordelen
- Digitale archieven worden duurzaam bewaard
- Toegankelijkheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van informatie gewaarborgd
- Overdragen volgens wettelijke eisen
- Overdragen volgens standaarden zoals TMLO en TopX2
- Tijdbesparing door geautomatiseerd doorsluizen van documenten/dossiers
- Kostenbesparing hardware voor digitale opslag
- Kostenbesparing onderhoud hardware
Demo aansluiten e-depot
In deze video laat Max Salden zien hoe eenvoudig het is om dossiers te exporteren uit Corsa en aan te bieden voor een ingest in een e-depot.
Aansluiten op een e-Depot
Met de oplossing “aansluiten op e-depot” bent u in staat om digitale informatie eenvoudig duurzaam over te dragen naar een e-depot. Het e-depot verzorgt dan de duurzame toegankelijkheid. U kunt zelf geautomatiseerd uw exportbestanden samenstellen op basis van landelijke richtlijnen waarmee vrijwel alle e-Depots de bestanden automatisch kunnen verwerken.
Document- en dossierniveau
Dat kan door op document- en dossierniveau informatie te oormerken, die op grond van wet- en regelgeving en uw eigen archiveringsbeleid in aanmerking komt voor duurzame overdracht. Deze informatie kunt u vervolgens eenvoudig exporteren op een opslaglocatie van uw keuze.
Exportformaat TopX2
Het exportformaat is gebaseerd op TopX2 en bevat daarmee de landelijk voorgeschreven structuur, zijnde de juiste aggregatieniveaus en metadatastructuur op basis van TMLO.
Het exportbestand dat wordt gegenereerd is conform de uitgangspunten van de Werkgroep TMLO van het Nationaal Archief.
Hierdoor zijn e-Depot oplossingen die deze landelijke uitgangspunten hanteren in staat om het exportbestand uit Corsa geautomatiseerd in te lezen.
Regie over duurzaam overdragen
Met deze oplossing houdt u zelf de regieover het duurzaam overdragen van uw digitale archief naar een e-depot volgens landelijk voorgeschrevennormenkaders.