Zaakgericht werken

Dagelijks worden organisaties geconfronteerd met nieuwe uitdagingen op het gebied van het verhogen van de dienstverlening, een doelmatige en efficiënte bedrijfsvoering en het behouden van de regie over informatiebeleid richting burgers, bedrijven en ketenpartners. Zaakgericht werken helpt om deze problematiek doeltreffend aan te pakken, echter waar vaak overheen wordt gestapt is dat zaakgericht werken veel meer is dan alleen het implementeren van een zaaksysteem. Vaak zien we dan ook dat het implementeren van een zaaksysteem tot doel wordt verheven, terwijl het slechts als een middel gezien zou moeten worden. Om dit te voorkomen biedt BCT niet alleen een zaaksysteem aan, maar ook een aantal diensten die u op weg helpen met het groeien naar een zaakgerichte organisatie. 

Stappen naar zaakgericht werken

BCT biedt deze vijf stappen voor zaakgericht werken. De implementatie van een zaaksysteem (Bij BCT: het Liber Behandelaarportaal) hebben we bewust achteraan gezet. Het is namelijk belangrijk dat:

  • Iedereen een éénduidige blik heeft op een geheel nieuwe manier van werken.
  • Processen op de juiste manier beschreven worden.
  • Zaaktypes effectief zijn ingericht.
  • Dat de organisatie wordt “klaargestoomd” voor de nieuwe manier van werken.

Lees meer over wat zaakgericht werken is.

Wanneer dit wordt overgeslagen, of te weinig aandacht heeft, dan heeft zaakgericht werken een lage kans van slagen. Daarom bieden wij de volgende oplossingen:

  1. Workshop zaakgericht werken
  2. Project Start Architectuur
  3. Inventariseren en beschrijven van generieke processen
  4. Inrichten van zaaktypes
  5. Zaaksysteem 

Organisaties zijn uiteraard niet verplicht deze vijftal stappen te doorlopen alvorens de implementatie van een zaaksysteem. Op basis van uw ambities helpen we u stap voor stap om uw doelstellingen omtrent zaakgericht werken te bereiken.

1. Workshop zaakgericht werken

Zaakgericht werken is een organisatie brede aangelegenheid, waar behalve een brede en dedicated expertise, een bepaalde mindset voor nodig is. Om organisaties hierbij op weg te helpen, bieden wij een workshop zaakgericht werken aan, waarbij de professionals in uw organisatie worden klaargestoomd voor deze nieuwe manier van werken. Tijdens de workshop komt aan bod wat zaakgericht werken precies is en wat de impact van deze nieuwe manier van werken is.

2. Project Start Architectuur

Elke organisatie krijgt tegenwoordig te maken met wijzigingen op het gebied van de informatievoorziening. Denk bijvoorbeeld aan een strategisch veranderprogramma waarbij onder andere een zaaksysteem geïmplementeerd gaat worden. Binnen een veranderprogramma wordt onder andere beschreven waar de organisatie zich nu bevindt en waar deze naartoe moet groeien. In het kader van het veranderprogramma worden er projecten uitgevoerd om het uiteindelijk doel te bereiken. Deze projecten worden onder bedrijfsarchitectuur uitgevoerd. Om te weten welke (architectuur-) kaders, standaarden, principes en richtlijnen van toepassing zijn en welke consequenties / implicaties deze voor het project hebben, kan BCT een Project StartArchitectuur (PSA) opstellen.

3. Inventariseren en beschrijven van processen

Bij veel organisaties zijn de bedrijfsprocessen ‘in beton’ gegoten. Dit maakt het lastig om snel in te spelen op veranderingen, zoals de mondige klant die steeds hogere eisen stelt. Om hier goed op in te spelen zal de dienstverlening van een organisatie naar een hoger niveau getild moeten worden. Alvorens dit te doen zal er eerst kritisch gekeken moeten worden naar bestaande bedrijfsprocessen. Om deze reden is het wenselijk om deze processen te inventariseren en te beschrijven middels een gestandaardiseerde werkwijze. Een andere reden om processen te inventariseren is omdat organisaties steeds transparanter moeten opereren naar hun interne en externe stakeholders.

Met het inventariseren en beschrijven van processen wordt het bewustzijn gecreëerd dat deze processen leven in de organisatie, hoe deze er uitzien en in welke mate de diverse medewerkers in deze processen een rol spelen. Deze informatie wordt verzameld aan de hand van intakes, interviews en diverse documentatie. Op deze manier wordt snel duidelijk wat er binnen de organisatie speelt. Vervolgens wordt  deze informatie omgezet in heldere documentatie over de betreffende processen (onder andere procesmodel en een procesbeschrijving). Deze documentatie vormt de uiteindelijke output voor deze stap.

4. Inrichten van zaaktypes

Om zaakgericht te werken dienen de juiste zaaktypes ingericht te worden in het zaaksysteem. Om deze zaaktypes te kunnen inrichten zal als eerste het proces helder moeten zijn. Dit houdt in dat er geïnventariseerd moet worden hoe het proces verloopt. Welke behandel- en managementinformatie van belang is bij het proces en welke criteria er aan het proces moeten worden gesteld. Denk bij dit laatste aan bijvoorbeeld kenmerken, documenten en statussen. Deze procesbeschrijving zal vervolgens vertaald worden naar een functionele inrichting van het zaaksysteem.

5. Zaaksysteem - Liber Behandelaarportaal

Zaakgericht werken in het zaaksysteem BehandelaarportaalZaakgericht werken is een nieuwe manier van werken omdat processen op een andere manier worden aangevlogen. Een handig en tevens noodzakelijk middel hierbij is het zaaksysteem. Een zaaksysteem geeft een professional de handvatten om zaken op een effectieve en waterdichte methode te starten, te behandelen en te monitoren.

BCT stelt organisaties in staat om zaakgericht te werken, bedrijfsprocessen te digitaliseren en dienstverlening naar een hoger niveau te tillen middels het Liber Behandelaarportaal. We bieden een sleutelklaar zaaksysteem waarbij we inspelen op diverse functionaliteiten. Lees verder hierover op onze zaaksysteem pagina.

New Call-to-action

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!