Zaakgericht archiveren

Een belangrijk aandachtspunt bij veel organisaties is de volwassenheid op het gebied van digitaal werken en de aanwezigheid van de zaakgerichte gedachte binnen organisaties. Daarom biedt BCT een gefaseerde aanpak die medewerkers (en daarmee de organisatie) in staat stelt om te groeien naar een zaakgerichte organisatie.

Zaakgericht archiveren is een combinatie van digitale documentstromen en een digitaal zaakgericht archief. In deze oplossing ligt de nadruk op het compleet maken van een zaakdossier. In tegenstelling tot zaakgericht werken wordt er binnen deze oplossing geen gebruik gemaakt van statusovergangen. Voorgedefinieerde documenttypen per dossiersoort bepalen op welke wijze een dossier gevuld wordt. Medewerkers zijn hiermee dus in staat zelf dossiers te vormen en samen te stellen, omdat zij zelf kennisdragers zijn en weten welke context rondom de beslisdocumenten noodzakelijk zijn om het dossier compleet te maken. De medewerker kan zelf bepalen wanneer er een nieuwe zaak wordt aangemaakt en doorloopt vervolgens zelf het proces, zonder dat de software hierbij vaste criteria vereist bij een statusovergang.

Zaakgericht archiveren kan een opstap zijn richting zaakgericht werken (met een bijbehorend zaaksysteem). Echter afhankelijk van de ambities en doelstellingen, kan deze oplossing voor een organisatie ook het einddoel zijn.

Hoe werkt Zaakgericht Archiveren?

De oplossing zaakgericht archiveren ondersteunt het volledige dossierproces van creatie tot sluiting van een dossier. Het wordt gevoed door de definitie van een ZaakTypeCatalogus (ZTC). Schematisch ziet de oplossing er als volgt uit:

Zaakgericht archiveren

Zaakgericht Archiveren versus Zaakgericht werken

Zaakgericht werken gebeurt veelal in een zaaksysteem. Dit zaaksysteem verdeelt processen in statussen en ondersteunt daarmee de zaakbehandelaar bij dit proces. Het proces is van a tot z gedefinieerd en er is precies bepaald wat er nodig is om van status a naar status b te komen. Om dit te realiseren moet ieder zaakgericht proces bekend en beschreven zijn.

Bij zaakgericht archiveren is dit niet nodig: hier wordt alleen gevraagd naar de dossiergerichte onderwerpen, zoals zaaktype, documenttypen en archiefgegevens. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor voortgang en afsluiting van het proces. Voorgedefinieerde documenttypen per dossiersoort bepalen op welke wijze een dossier gevuld kan worden. Voor medewerkers is dit een leerproces voor het vormen en samenstellen van hun dossiers.

Toegevoegde waarde Zaakgericht Archiveren

  • Focus op het compleet maken van het zaakdossier met minder handelingen.
  • Digitale archieven worden duurzaam bewaard waardoor de toegankelijkheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van (overheids)informatie gewaarborgd blijft.
  • Geen archiefkennis vereist van de medewerker.
  • Geen grootschalige zaaksysteem implementatie benodigd.
  • Laagdrempelige oplossing voor het introduceren van het gedachtegoed zaakgericht werken.

Voor aanvullende informatie over Zaakgericht Archiveren, zie ook de handreiking Zaakgericht Archiveren

Bekijk product video

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!