Wat is document management?

Document management is de discipline die gaat over het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. Document management faciliteert het samen werken aan documenten, maar zorgt ook dat documenten beschikbaar en vindbaar zijn en dat de authenticiteit van documenten gewaarborgd wordt.

Document management vs DMS

De termen document management en document management systeem (DMS) worden nog wel eens door elkaar heen gebruikt. Echter, dit is niet juist! De document management discipline is breder dan alleen het invoeren van een document management systeem. Een DMS helpt vooral bij digitaliseren van het document management proces. Wilt u precies weten wat een DMS is en wat het kan? Lees dan verder op onze pagina Wat is DMS?

Beleidsniveau en operationeel niveau

Document management begint bij voorkeur op beleidsniveau. Het is onderdeel van het informatiebeleid van een organisatie. Op dit niveau wordt bepaald hoe er wordt omgegaan met organisatorische aspecten zoals:

  • Doelstellingen van informatiemanagement
  • De toedeling van verantwoordelijkheden
  • De randvoorwaarden van processen zoals documentvernietiging en -substitutie
  • Kwaliteitsbewaking
  • Opleiding

Document management hoort hiermee een onderdeel te zijn van het informatiebeleidsplan van de organisatie. Ook records management (zoals hieronder beschreven) kan een onderdeel zijn van het informatiebeleidsplan.

5 fases in document managementOp operationeel niveau ondersteunt document management de 4 fases van documentbeheer, namelijk:

  • Creatie
  • Productie
  • Distributie
  • Opslag

In bepaalde gevallen komt hier een 5e fase bij, namelijk vernietiging van documenten.

Document management vs. records management vs. archiveren

Er is nogal wat verwarring over de verschillen en overeenkomsten tussen document management (DM), records management (RMA) en archivering. Feit is dat records management en archivering een waardevol onderdeel kunnen zijn van document management, maar dat DM ook toegepast kan worden zonder deze disciplines.

Records management en archivering zorgen voor het duurzaam borgen van informatie, zodat deze: beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig is. Om dit te bereiken wordt er beleid opgesteld en wordt er gebruik gemaakt van metadata en een (vaak digitaal) archief dat voldoet aan wet- en regelgeving.

Het wel of niet toepassen van records management en archivering is een keuze van de organisatie. In de regel wordt dit toegepast wanneer:

  • Er bepaalde risico’s verbonden zijn aan het verlies van documenten.
  • De organisatie gebonden is aan wet- en regelgeving.
  • Verantwoording afgelegd moet worden over besluitvorming.

Document management kan dus ook toegepast worden zonder RMA en archivering. De nadruk ligt dan op het samen werken aan en beschikbaar maken van documenten.

Herkomst records management

Records management is in veel opzichten een ouderwetse term. Het stamt nog uit de tijd van voor de digitalisering. In het record werd toen (handmatig) informatie van alle documenten bijgehouden zoals documentnaam, datum van binnenkomst, afzender en de bestemming. Deze informatie wordt metadata genoemd. Tegenwoordig wordt metadata digitaal gekoppeld aan het document en is er geen ‘losstaand’ record meer. Als er nu gesproken wordt over ‘het record’ dan kan men bedoelen: het document zelf, de metadata, of zelfs een dossier dat meerdere documenten bevat.