Document management & digitaal archiveren

Een Document Management Systeem (DMS systeem) in combinatie met een duurzaam digitaal archief zorgt voor optimale controle op de informatiestroom van en naar uw organisatie. Documenten zijn gemakkelijk en snel te vinden en medewerkers krijgen ze op eenvoudige wijze ter beschikking gesteld. Bovendien worden definitieve documenten opgeslagen conform wet- en regelgeving. Functionaliteit en bedieningsgemak voor de eindgebruiker staan hierbij voorop.

Document Management Systeem

Met het document management systeem van BCT voorziet u in de behoefte om documenten te managen en deze vindbaar te maken en te houden in de toekomst. U krijgt volledige controle over het beheer van al uw documenten.

Het DMS systeem automatiseert het beheer van documenten zodat de beschikbaarheid van documenten en de daarin vastgelegde informatie en metadatering, gegarandeerd kan worden. Door middel van een gebruiksvriendelijke zoekmachine wordt het terugvinden van relevante informatie kinderspel. Hierdoor wordt waardevolle informatie op het juiste moment, op de juiste plaats en bij de juiste personen beschikbaar gesteld.

Omdat alle wijzigingen en aanvullingen in een document worden opgeslagen, is het mogelijk om versiebeheer toe te passen. Elke gebruiker heeft daarmee de meest actuele versie van een document. Deze documenten zijn eenvoudig toe te wijzen aan een persoon, organisatie, project of adres. Hiermee heeft de gebruiker in één oogopslag alle relevante informatie bij de hand. De documenten zijn samen te voegen in dossiers zoals personeelsdossiers, bouwdossiers, leveranciersdossiers etc.

Lees meer over de functionaliteiten van een document management systeem.

Zoeken binnen het DMS systeem

Het DMS systeem van BCT beschikt over een krachtige zoekfunctie waarmee documenten direct bekeken kunnen worden vanuit een internetbrowser. De zoekfunctie zoekt niet alleen door de metadata van documenten, maar ook in de tekst van het document zelf. Het zoekwoord wordt hierbij gehighlight waardoor het juiste document altijd snel gevonden is. Het DMS systeem werkt net zo makkelijk op een tablet als op een desktop computer. Hiermee zijn belangrijke documenten altijd en overal beschikbaar. 

Document management meer dan een DMS

Document management is meer dan alleen een document management systeem. Op onze pagina Wat is document management? Leest u precies wat document management inhoudt en hoe het zich verhoudt tot bijvoorbeeld records management en digitaal archiveren.

Digitaal archiveren

Veiligheid en duurzaamheid zijn belangrijke aspecten van digitaal archiveren. De veiligheid van een digitaal archief is eenvoudiger te realiseren in vergelijking met een papieren archief. Bits en bytes kunnen gemakkelijk op meerdere plaatsen worden opgeslagen. De veiligheid van digitaal archiveren gaat echter ook over wie de informatie mag inzien zodat privacy gegarandeerd is. Het digitaal archief van BCT is zodanig beveiligd dat het niet toegankelijk is voor ongeautoriseerde gebruikers. Ook kan informatie in het archief niet ongemerkt bewerkt worden.

Duurzame opslag

Om de duurzaamheid van het digitaal archief te waarborgen, worden documenten zodanig opgeslagen dat deze in de toekomst gegarandeerd nog opvraagbaar zijn met de informatiewaarde van het moment van opslag. Dit wordt ook wel authenticiteit genoemd. Archiefformaten en het gebruik van de juiste metadata spelen hierbij een belangrijke rol. 

Bestaand archief digitaliseren?

Het terugdringen van analoge informatiebronnen is een middel om de effectiviteit, verantwoording en transparantie van een organisatie te verhogen. De praktijk leert echter dat organisaties nog altijd veel informatiebronnen hebben die (nog) niet digitaal geborgd zijn. Het bestaande archief digitaliseren is dan de oplossing, maar natuurlijk kost dit veel tijd en energie. 

Onze software helpt om dit op een zo efficiënt mogelijke manier te doen: Na het scannen van de documenten kunnen de documenten automatisch geclassificeerd worden op basis van de aard en inhoud van het document (factuur, aanvraag, offerte, contract, klacht, etc.). Afhankelijk van het documenttype wordt het document vervolgens verrijkt met de juiste metadata en kan het document duurzaam gearchiveerd worden. Het automatiseren van dit classificatieproces levert een groot efficiency voordeel op.

Documenten importeren naar digitaal archief

Dankzij een importfunctie binnen het DMS Systeem, kan digitale informatie die nog geen onderdeel is van het digitaal archief, alsnog geborgd worden. Denk bijvoorbeeld aan informatie op afdelingen die nog geen onderdeel uitmaken van het digitale registratieproces of informatie van externe digitale databronnen (bijvoorbeeld een lijst van leveranciers uit een ERP-systeem).

Met de importfunctie kan de gewenste informatie worden herkend en geclassificeerd. Ook biedt het de mogelijkheid om relaties te leggen zodat informatie gekoppeld kan worden aan documenten, dossiers, personen en/of organisaties. Gedurende de import worden de informatieobjecten geconverteerd naar het toekomst vaste PDF/A formaat voor duurzaam digitaal archiveren. Tijdens dit importproces kan deze informatie naar wens geïndexeerd worden zodat deze vervolgens op tekstinhoud binnen het Document Management Systeem doorzocht kan worden.

Aansluiting op andere systemen

De DMS software van BCT kan gekoppeld worden met diverse externe systemen, denk bijvoorbeeld aan:

Voordelen op een rij

  • Efficiency: éénmalige opslag, meervoudig gebruik van informatie.
  • Transparantie in al uw werkprocessen - Wijzigingen en aanvullingen worden bijgehouden.
  • Tijdsbesparing: documenten zijn altijd en overal eenvoudig en snel vindbaar en kunnen automatisch worden toegewezen aan de juiste medewerker.
  • Verantwoording: de organisatie kan verantwoording afleggen voor haar handelen.
  • Kostenbesparing: De hoeveelheid papier wordt gereduceerd tot het minimum.

e-book stop het digitale geheugenlek

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!