Digitaliseren - Server Based Capture

Bij veel organisaties worden jaarlijks duizenden documenten gedigitaliseerd en verwerkt. Dit is een arbeidsintensief proces dat veel tijd en aandacht vraagt van de medewerkers. Met Corsa/Server Based Capture richt u dit proces foutloos en zo efficiënt mogelijk in. Dankzij de servergebaseerde technologie kunnen gebruikers plaats- en tijdonafhankelijk werken, wordt er bespaard op de aanschaf van computers en is er gecentraliseerd onderhoud en beheer mogelijk.

Wat is capture?

Meer weten over capture? Op de pagina wat is capture? leest u precies wat capture inhoudt en wat de mogelijkheden zijn. 

Beter digitaliseren

Scannen

Het digitaliseringsproces begint bij het scannen van fysieke documenten. Corsa/Server Based Capture zorgt hierbij voor kwalitatief hoogstaande scans en een gestroomlijnd proces. Het scannen kan in batchvorm worden uitgevoerd. Dit houdt in dat grote hoeveelheden documenten tegelijk worden gedigitaliseerd. Om dit mogelijk te maken detecteert de software door middel van scheidingsbladen of barcodes waar nieuwe documenten beginnen. Het scheiden van de gedigitaliseerde documenten vindt vervolgens automatisch op de server plaats. Hierdoor kan het scannen van meerdere documentbatches ongestoord en zonder wachttijden doorlopen worden.

Naast het scheiden van pagina’s zal de software tevens uw scans kwalitatief verbeteren. Een aantal verschillende acties kunnen automatisch uitgevoerd worden:

  • Verwijderen van blanco pagina’s.
  • Rechtzetten van scheef gescande pagina’s (deskewing).
  • Roteren van pagina’s.
  • Verwijderen van lijnen op pagina’s.
  • Verwijderen van perforatorgaten.

Valideren

Na het scannen vindt het valideren van de gedigitaliseerde documenten plaats op de server. Bij het valideren controleert een medewerker:

  • De documentscheiding.
  • De paginavolgorde.
  • De paginarotatie.

Gedigitaliseerde documenten kunnen op ieder gewenst moment en vanaf iedere PC worden gevalideerd: door degene die het scanwerk heeft uitgevoerd, maar ook door een andere medewerker, of door meerdere medewerkers. Op kantoor, of thuis, het is allemaal mogelijk omdat de software centraal op de server geïnstalleerd is in plaats van op de PC van de medewerker. Bijkomend voordeel is dat er geen zware computers nodig zijn omdat alle rekenwerk op de server plaatsvindt. Zo kan er met thin client computers worden gewerkt. Bijvoorbeeld in combinatie met een VDI omgeving. Deze computers zijn een stuk voordeliger in aanschaf waarmee u kosten kunt besparen op hardware.

Borgen

Nadat de documenten zijn gevalideerd, worden deze duurzaam opgeslagen in het Corsa Document Management Systeem (of een ander DMS). Dit gebeurt op een bijzonder veilige manier omdat alleen de server (en dus niet iedere individuele medewerker) schrijfrechten heeft in het DMS. Door middel van barcodes op de fysieke documenten kan er automatisch metadata worden meegegeven naar het Document Management Systeem om zo de vindbaarheid van de documenten te borgen.

Centraal beheer & onderhoud

Met Corsa Server/Based Capture wordt onderhoud en beheer centraal uitgevoerd op de server. Denk hierbij aan het uitvoeren van updates, het maken van back-ups en het beheren van gebruikers. Dit is veel efficiënter dan het uitvoeren van onderhoud en beheer op de PC’s van medewerkers.

Uitbreidingen

Corsa/Server Based Capture is uit te breiden met data extractie en data classificatie.

Data extractie

Data extractie maakt het mogelijk om met behulp van zelflerende software specifieke informatie uit een document te onttrekken. Deze informatie kan vervolgens in een digitaal proces worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatisch verwerken van gedigitaliseerde facturen.

Data classificatie

Data classificatie maakt het mogelijk om gedigitaliseerde documenten automatisch uit te sorteren op basis van documenttypen. Zo kan een document op basis van het documenttype automatisch worden toegevoegd aan een bepaald digitaal dossier of kunnen er procesmatige acties gekoppeld worden aan bepaalde documenttypen.

Voordelen voor eindgebruikers

  • Ongestoord scannen zonder wachttijden tussen scanbatches.
  • Het scannen en valideren van documenten kan door verschillende medewerkers uitgevoerd worden.
  • Het valideren van documenten hoeft niet direct na het scannen worden uitgevoerd.
  • Controle (validatie) van gedigitaliseerde documenten op iedere werkplek mogelijk.

Voordelen voor beheerders

  • Applicatie draait op de server: géén installatie benodigd op computers van eindgebruikers.
  • Onderhoud & beheer wordt centraal uitgevoerd op de server.
  • Valideren van gedigitaliseerde documenten is mogelijk op thin client computers.
  • Hoge mate van informatiebeveiliging omdat alleen de server schrijfrechten heeft in het DMS.

white paper stappenplan digitale personeelsdossiers

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!

Meer weten over deze oplossing?

Christel Petroci

Bel mij gerust, ik help u graag!
U kunt mij bereiken op: 06-41 66 02 05