Digitale postkamer

Organisaties verwerken ieder jaar steeds meer post. Hoewel papieren post bij veel organisaties nog steeds een groot percentage van het totaal vertegenwoordigt, neemt deze vorm van post al een aantal jaren gestaag af. Digitale post daarentegen neemt juist toe. Niet alleen in hoeveelheid, maar ook in diversiteit. Denk hierbij e-mails en aanvragen via websites. Maar ook social media en Whatsapp worden steeds vaker zakelijk ingezet door organisaties. Dit brengt hele nieuwe uitdagingen met zich mee. Een digitale postkamer zorgt voor het automatisch verwerken en in goede banen leiden van zowel papieren- als digitale poststromen. Op deze manier komen alle vormen van post tijdig aan bij de juiste personen en krijgt uw organisatie totale controle over het postproces.

Wat is een digitale postkamer?

De digitale postkamer is een plek waar alle documenten die uw organisatie ontvangt, worden herkend en volgens een gedefinieerd proces verwerkt. Dit kunnen zowel digitale documenten zijn als papieren documenten. Om de papieren poststukken te kunnen verwerken, worden deze eerst gescand en zo gedigitaliseerd. Dit betekent meteen het einde van papieren poststromen in uw organisatie.

Automatisch postproces

Documenten in de digitale postkamer worden automatisch herkend als bepaald documenttype (bijvoorbeeld een factuur). Dit gebeurt aan de hand van specifieke documentkenmerken. Een inkomende factuur wordt bijvoorbeeld direct herkend aan de hand van een betalingskenmerk, een uniek kenmerk voor dit type document. Op basis van de herkenning vindt er een bepaalde verwerking plaats. Dit kan een routering van het document zijn naar bepaalde personen of afdelingen (bijvoorbeeld voor een fiattering), maar de gegevens in het document kunnen ook automatisch doorgeleid worden naar een ander systeem. Denk aan een boekhoud- of ERP systeem in het geval van een inkomende factuur.

Routering van post naar personen of afdelingen

Het voordeel van digitale post is dat u documenten (of gegevens) nu digitaal naar de verschillende afdelingen of personen kunt verspreiden. Een digitale postkamer kan dit proces volledig geautomatiseerd voor u uitvoeren. Documenten raken dus niet meer zoek en zijn sneller op de juiste plek van bestemming.

Voldoen aan wet- en regelgeving

De informatie uit de documenten wordt voorzien van waarde verhogende metagegevens en is digitaal direct toegankelijk voor de geautoriseerde medewerker. De digitale postkamer bewaakt dossiervorming. Het archiveren of vernietigen gebeurt conform wet- en regelgeving.

De originele papieren poststukken kunnen in veel gevallen vernietigd worden want de documenten in de digitale postkamer gelden als authentiek. Uiteraard moeten overheidsorganisaties hierbij rekening houden met het besluit tot vervanging volgens de archiefregeling.

De stappen binnen een digitale postkamer

Het totale proces van de digitale postkamer kan in zeven stappen worden opgedeeld. Aan het eind leidt dit tot gereguleerde en gestructureerde digitale archivering van informatie die de organisatie is binnengekomen. 

Zo werkt de digitale postkamer

  1. Wat komt er binnen?
    Hierbij wordt er een gedetailleerd beeld gevormd van wat er dagelijks in de organisatie aan documenten binnenkomt.
  2. Digitaliseren van alle documenten
    Alle documenten die nog niet digitaal zijn worden gedigitaliseerd met behulp van capture
  3. Quality Assurance: wapen tegen ‘waste’
    Deze kwaliteitslag vormt een belangrijke schakel voor de borging van de kwaliteit van het gehele proces.
  4. Classificeren & structureren
    Documenten worden op aard en inhoud van het document geclassificeerd.
  5. Gegevens extraheren
    In deze stap worden de juiste gegevens uit de documenten geëxtraheerd voor automatische verwerking van bijvoorbeeld facturen.
  6. Distributie voor hogere efficiency
    De documenten en / of gegevens worden naar de juiste mensen en applicaties gestuurd.
  7. Eén centraal digitaal archief, dus één bron om op terug te vallen
    De informatie wordt geborgd in een duurzaam digitaal archief zodat deze langdurig beschikbaar en leesbaar blijven

In de white paper Verbeter in 7 stappen het verwerken van inkomende informatie met een digitale postkamer. Leest u meer over deze 7 stappen van de digitale postkamer! 

Download white paper

De voordelen op rij

  • Significante kostenbesparing door betere stroomlijning van postverwerking.
  • Efficiencywinst en verbetering van klantenservice door snellere verwerking van correspondentie en snellere beantwoording van klantenaanvragen.
  • Documenten gaan nooit meer verloren in het postverwerkingsproces.
  • Een audit-trail van binnenkomende documenten draagt bij aan compliance- en governance-behoeften.

white paper Hoe digitaliseren

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!