Digitale handtekening

Door de steeds verdergaande technologische ontwikkelingen in de maatschappij is de behoefte aan digitale alternatieven voor de traditionele handgeschreven handtekening sterk toegenomen. Aan welke eisen moet zo’n digitale handtekening voldoen volgens de wet? Wat gebeurt eigenlijk bij digitaal tekenen en valideren? Waar zijn voordelen te behalen met implementatie van digitaal ondertekenen?

Efficiency slag

Binnen organisaties zijn veel werkprocessen en documentstromen gedigitaliseerd. Toch vindt ondertekening van documenten nog vaak analoog plaats. Zo worden digitaal beschikbare documenten vaak geprint en met pen ondertekend. Vervolgens worden deze documenten weer ingescand, waarna het proces weer digitaal wordt hervat. Deze handmatige acties zorgen voor vertraging en inefficiënties. Daarnaast dienen organisaties te voldoen aan regel- en wetgeving en dient het ondertekeningsproces transparant te zijn, waarbij de authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid van een document geborgd is. Tevens schrijft de wet voor dat een organisatie aan moet kunnen tonen hoe de handtekening tot stand is gekomen.

Digitaal ondertekenen zorgt voor kostenbesparing, denk aan: gebruik van papier, toner, opslag en administratieve handelingen. Daarnaast draagt het digitaal ondertekenen bij aan plaats- tijds- en apparaatonafhankelijk werken. Met de digitale handtekening wordt het mogelijk om documenten onderweg via de tablets of smartphones te ondertekenen. Het digitaal ondertekenen werkt in MyCorsa NxT. Digitaal ondertekenen kan via een willekeurig document, maar ook via een workflow. Zo zou je het digitaal ondertekenen kunnen verwerken in een bestuurlijk proces of een controle proces.

Rechtsgeldig digitaal ondertekenen

Een elektronische handtekening of digitale handtekening is een elektronische variant van een handgeschreven handtekening. Nederland heeft al jaren de Europese richtlijn met betrekking tot digitale handtekeningen geïmplementeerd. Artikel 15a van het Burgerlijk Wetboek Boek 3 geeft aan dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening kan hebben.

De oplossing

BCT is een partnership aangegaan met ValidSign voor de ondersteuning van digitaal onderteken, Middels de integratie tussen MyCorsa NxT en ValidSign kunnen medewerkers binnen organisaties op een snelle en generieke manier documenten (laten) ondertekenen waarbij de authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid van een document geborgd is. Alle documenten, stappen, acties en besluiten worden digitaal vastgelegd. Hiermee wordt transparantie gecreëerd en wordt het proces inzichtelijk, maar ook overzichtelijk gemaakt.

 

 

Er zijn drie verschillende type digitale handtekening vormen beschikbaar, elk met eigen betrouwbaarheidsniveau:

  • Gewone digitale handtekening
  • Geavanceerde digitale handtekening
  • Gekwalificeerde digitale handtekening

Gewone digitale handtekening

In Corsa is het mogelijk om een gescande handtekening in de database op te slaan en vervolgens te gebruiken op uitgaande of interne documenten. Hierbij kan gekozen worden om de handtekening op het uitgaande document zichtbaar af te drukken, maar met een kopieerbescherming in het archief op te slaan. Dit als extra veiligheidsmaatregel om oneigenlijk gebruik van handtekeningen te voorkomen. In Corsa wordt vastgelegd wie de handtekening heeft geplaatst.Zodra de handtekening geplaatst is, krijgt het document de status definitief. Wijzigingen in het document zijn niet meer mogelijk.

Ook is het mogelijk om met meerdere mensen een digitale handtekening te zetten. Op deze manier kunnen documenten op verschillende niveaus rouleren en is voor iedereen duidelijk wie de factuur gezien en geaccordeerd heeft. Deze vorm van digitaal ondertekenen bevat beperkte juridische bewijskracht.

Geavanceerde digitale handtekening

Een verdergaande optie om een digitale handtekening te plaatsen is de geavanceerde digitale handtekening. Geavanceerde digitale handtekeningen zijn, net zoals ‘natte’ handtekeningen, uniek voor elke ondertekenaar. Er wordt gebruik gemaakt van een specifiek protocol, PKI genaamd. Hierbij worden middels een wiskundig algoritme twee lange getallen gegenereerd, sleutels genaamd. Een sleutel is openbaar, en één is een privé sleutel. Middels een wiskundig algoritme worden bij ondertekening gegevens gecreëerd die overeenkomen met het getekend document, een hash, en deze data encrypten. De resulterende gecodeerde gegevens is de digitale handtekening.

De digitale handtekening bevat ook het tijdstip waarop het document is getekend. De hash-code wordt opgeslagen in het PDF/A en zodoende kan eenieder met een PDF Reader de handtekening gemakkelijk verifiëren. Als het document wordt gewijzigd na het ondertekenen is de digitale handtekening ongeldig.

Gekwalificeerde digitale handtekening

Indien een nog hogere mate van onweerlegbaarheid met betrekking tot de echtheid van een digitale handtekening gewenst is kan gebruik gemaakt worden van een gekwalificeerde handtekening. Bij een gekwalificeerde digitale handtekening wordt er gebruik gemaakt van een persoonlijke PKI-certificaat en ingebouwde authenticatie opties. Er kan gebruik gemaakt worden van een breed scala aan authenticatie opties zoals bijvoorbeeld SMS-tekstcode, vraag - antwoord, digitale certificaten, ondersteuning voor sterke two-factor authenticatie, IDIN, DIGIPASS en meer.

Voordelen

  • Hogere bewijskracht dan een natte handtekening;
  • Rechtsgeldig dankzij PKI certificaat;
  • Voldoet aan Europese richtlijnen (eIDAS) en Nederlandse wetgeving;
  • Plaats- en tijd onafhankelijk ondertekenen;
  • Volledige en veilige digitaal ervaring;
  • Kostenbesparing doordat documenten niet meer uitgeprint hoeven te worden;
  • Transparantie door het inzichtelijk en overzichtelijk maken van het ondertekeningproces;
  • De authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid van een document worden geborgd;
  • Door middel van workflow kan er een mandaat gegegven worden (toestemming om namens iemand anders te ondertekenen).

Download brochure Eenvoudig rechtsgeldig ondertekenen

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!