Digitale factuurverwerking voor inkomende facturen

Dagelijks ontvangt uw organisatie een groot aantal facturen. Het verwerken van deze factuurstroom vergt een flinke inspanning. Met de BCT oplossing voor digitale factuurverwerking digitaliseert u het factuurproces, vanaf de ontvangst van de factuur tot aan de betaling. Hierdoor worden alle facturen snel en efficiënt verwerkt. Met een aanvullende optie creëert u een workflow waarmee ook het goedkeuringsproces geautomatiseerd verloopt. Dat betekent snellere afhandeling en een kleinere kans op het ontstaan van fouten.

Hoe werkt het?

Facturen kunnen in drie formaten uw organisatie binnenkomen:

  1. Op papier
  2. In PDF of Word
  3. In een XML formaat zoals UBL

De handelingen die nodig zijn om de verschillende facturen automatisch te verwerken zijn bij ieder formaat anders. Toch biedt BCT een totaaloplossing waarbij iedere factuur automatisch verwerkt wordt. Het maakt dan niet meer uit in welk formaat de factuur wordt aangeleverd: papier, PDF, Word, UBL 2.0, het recente UBL 2.1, of welk ander XML-formaat dan ook. De factuur wordt geanalyseerd door de software en vervolgens wordt de data geregistreerd en in het gewenste formaat door naar het boekhoudsysteem gezet. De digitale versie van de originele factuur is hierbij altijd nog opvraagbaar via het document management systeem.

Lees meer over dit onderwerp op onze pagina Wat is digitaal factureren?

Facturen goedkeuren

Tevens is het mogelijk om een goedkeuringsproces te koppelen aan onze oplossing voor digitale factuurverwerking. Hiermee zorgt u ervoor dat uw proces helemaal geautomatiseerd verloopt. Dat betekent snellere afhandeling en minder kans op fouten. U bepaalt zelf hoe het goedkeuringsproces eruit ziet. Denk aan het toewijzen van één of meerdere budgethouders, het toevoegen van codeerdata, het volgen van procuratieschema’s of autorisatietabellen, het opvangen van uitzonderingen en het aanvragen van codeerondersteuning. Ook is een automatische signalering geregeld. Budgethouders ontvangen bijvoorbeeld via e-mail een melding wanneer een nieuwe factuur ter beoordeling klaar staat. Vanuit het e-mailbericht kunnen zij deze factuur inzien en direct beoordelen.

ROI calculator

ROI calculator voor digitale factuurverwerkingWilt u weten hoeveel u kunt besparen door over te stappen op digitale factuurverwerking?

Vul de calculator die op basis van kengetallen van onze eigen klanten is samengesteld!

ROI Calculator Digitaal Factureren

Verwerking van verschillende soorten facturen

Hieronder kunt u verder lezen hoe onze software de facturen verwerkt, ongeacht in welk formaat ze binnenkomen.

De voordelen op een rij

  • Alle facturen worden automatisch verwerkt, ongeacht het formaat
  • Digitale facturen worden gearchiveerd volgens wet- en regelgeving
  • Digitale factuurverwerking creëert overzicht in het hele factuurverwerkingsproces
  • Via automatische factuurherkenning worden betalingen automatisch en just-in-time geregeld
  • Digitale facturen en gerelateerde documenten raadplegen op één centrale plek
  • Realiseren van tijds- en kostenbesparing en reduceren van fouten door automatische factuurafhandeling

Digitale factuurverwerking in de purchase to pay keten

Digitale factuurverwerking is het laatste onderdeel van de purchase to pay keten, maar wel een zeer belangrijke. Hoe meer onderdelen u in deze keten integreert, hoe meer rendement u kunt halen uit uw processen. Denk aan het éénmalig vastleggen van de financiële codering en daarna automatisch matchen van facturen met bestellingen, leveringen en contracten. Zo heeft u geen omkijken meer naar het controleren van facturen en het invoeren van gegevens in de financiële applicatie. Dankzij realtime inzicht in de hele purchase to pay keten, ziet u in één oogopslag de status van uw contracten, begrotingen, budgetten, inkomsten en uitgaven.

Digitale factuurverwerking in de purchase to pay keten

Digitale factuurverwerking in de praktijk

Organisaties zoals SRON en de gemeente Horst aan de Maas hebben al flinke stappen gemaakt met het digitaliseren van hun financiële processen. Voor de gemeente Horst aan de Maas was de voornaamste reden om haar dienstverlening aan burgers en bedrijven te optimaliseren. Hiervoor was een verbetering van de kwaliteit en een professionaliseringsslag noodzakelijk. Met het digitaliseren en stroomlijnen van de financiële administratie wordt aan deze ambitie vormgegeven.

Enkele resultaten die de gemeente Horst aan de Maas heeft geboekt met digitale factuurverwerking:

  • Volledige grip op financieel administratieve processen
  • Optimale integratie met bestaande financiële systemen en workflow
  • Gebruikers hebben vanaf één scherm een volledig en actueel beeld
  • Verbeterde efficiency en dienstverlening naar de burgers

Lees de case van gemeente Horst aan de Maas

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!