Digitaal archiveren met SharePoint

Een populair hulpmiddel om samenwerking in organisaties te ondersteunen is Microsoft SharePoint. Een laagdrempelig platform dat wordt gebruikt voor het delen van bestanden, als samenwerkingstool en communicatieplatform. Het biedt organisaties, middels teamsites, het voordeel dat het eenvoudig uitgerold kan worden. Voor de gebruiker biedt het laagdrempelige toegang en gebruiksgemak. Documenten kunnen hier, door de geautoriseerde gebruikers, geplaatst, bewerkt en verwijderd worden.

Wat is Corsa on SharePoint?

Corsa on SharePoint biedt organisaties die gebruik (willen) maken van Microsoft SharePoint, de mogelijkheid om structuur toe te voegen aan de SharePoint oplossing. De oplossing stelt elke projectmedewerker in staat om de documenten, aanwezig in SharePoint, te structureren zodat deze voldoen aan de (archief)eisen van de organisatie. Met behulp van de SharePoint Business Connector worden documenten voorzien van specifieke metadatering. Vindbaarheid en bewaar- en vernietigingstermijn zijn daarmee automatisch geborgd. Dossiers en sites bevatten een identieke structuur waardoor synchronisatie en archivering op een eenduidige manier kan verlopen.

Corsa on SharePoint is een perfecte aanvulling op de eenvoudige en gebruikersvriendelijke functies van SharePoint. Het biedt gestructureerde informatiemanagement functies binnen een populair platform. Een aantal van de functies wordt hierna beschreven.

  • Structuur teamsite(s)
    In de standaardinrichting kan iedere gebruiker zijn/haar eigen teamsite opzetten en inrichten. Het voordeel van SharePoint – het eenvoudig zelf creëren van een samenwerkingsomgeving – wordt daarmee gelijktijdig een nadeel. Iedere gebruiker zal iedere keer opnieuw moeten beslissen hoe de teamsite wordt ingericht, op welke plek een bepaald document geplaatst wordt, hoe dit document benoemd wordt en op welke manier dit vindbaar gemaakt wordt. De structuur wordt dus bepaald door de gebruiker en kan daardoor sterk wisselen.
  • Compliance
    Projecten hebben een tijdelijk karakter. Tijdens en na oplevering van het beoogde projectresultaat zal de relevante informatie op de teamsite geborgd moeten worden. Later willen organisaties namelijk kunnen aantonen waarom en hoe ze tot bepaalde besluiten gekomen zijn. Tevens kan het voorkomen dat bepaalde documenten en/of dossiers een (wettelijke) bewaar- en vernietigingstermijn hebben, zoals een personeelsdossier. De standaard SharePoint inrichting biedt geen aansluiting op een losstaande en gecertificeerde archiefomgeving die faciliteert in deze compliance vereisten.
  • Structuur SharePoint omgeving
    Juist omdat projecten een tijdelijk karakter hebben zullen ook teamsites eindig zijn. Standaard vraagt SharePoint niet om een teamsite (en de aanwezige documenten) te verwijderen na beëindiging van het project. Dit betekent dat er na verloop van tijd een wildgroei van teamsites (en gerelateerde documenten) zal ontstaan.
  • Aansluiten op applicaties van derden
    In een project is vaak real-time informatie uit andere applicaties benodigd. Deze informatie heeft invloed op de beslissingen die in het project genomen worden. Met een standaard SharePointinrichting is het vaak erg kostbaar om een koppeling te realiseren met applicaties van derden (bijv. ERP-, HRM-, archivering of financiële applicaties).

De gearchiveerde projectdocumenten zijn, zonder te schakelen tussen werk- en archiefomgeving, in SharePoint benaderbaar uit verschillende invalshoeken:

  • Het project zoals calculatie of inkoop
  • Het werkgebied zoals afdeling of team
  • Het proces zoals projectprocessen
  • Doelgroep zoals een opdrachtgever of onderaannemer

Hoe werkt Corsa on SharePoint?

Op basis van de SharePoint Business Connector worden teamsites gestructureerd. Met een voorgedefinieerde standaard inrichting, voldoen teamsites automatisch aan de door de organisatie gestelde eisen van benodigde informatie. De structurering zorgt er ook voor dat er zowel in SharePoint als in de onderliggende archiefoplossing een éénduidig projectdossier wordt aangemaakt. In de archiefomgeving wordt het projectdossier automatisch gevuld met definitieve documenten. Na afsluiting van een project in SharePoint wordt het resultaat van het project, inclusief de documenten op een juiste manier gearchiveerd in de archiefomgeving.

Voordelen

  • Bieden van structuur en uniformiteit
    Door teamsites op een uniforme manier aan te maken op basis van een vooraf gedefinieerde structuur ontstaat een gelijke structuur in zowel SharePoint als in de archiefomgeving. Hierdoor wordt informatie op een uniforme manier gecreëerd en gearchiveerd.
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
    De losstaande RMA omgeving voldoet aan de eisen van de archiefwet (NEN2082). Dit garandeert een duurzaam en toekomst vast archief.
  • Hiërarchie in informatie verdwijnt
    Documenten worden niet meer op basis van de bekende mappenstructuur gearchiveerd. Door de extra dimensie van metadatering toe te voegen kunnen documenten snel, eenvoudig en op een andere manier worden teruggevonden. 
  • Eén gebruikersomgeving
    De projectmedewerker kan op één plek werken aan projectdocumentatie en deze terugvinden. Zowel de lopende als de gearchiveerde projecten worden in SharePoint ontsloten, waarbij worden ook de inkomende en uitgaande poststromen, gerelateerd zijn aan de projecten, kunnen worden weergegeven in SharePoint.
  • Ordening in SharePoint
    Corsa on SharePoint zorgt ervoor dat gebruikers de mogelijkheid krijgen om controle te behouden op de SharePoint gebruikersomgeving. Gearchiveerde sites kunnen direct verwijderd worden in SharePoint.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!