Serviceportaal

Wat is contractmanagement

Wat kan het jouw organisatie brengen?

Contractmanagement zorgt ervoor dat afspraken met je leveranciers duidelijk, transparant en controleerbaar zijn en dat hier actief op wordt gestuurd. Dit geldt niet alleen op het moment dat het contract wordt opgesteld, maar gedurende de hele looptijd van de contractuele samenwerking.

In dit artikel lees je alles wat er komt kijken bij contractmanagement, maar nog belangrijker: wat contractmanagement je organisatie opbrengt!

Inhoud

Dots

Contractmanagement definitie

BCT hanteert de volgende definitie voor contractmanagement:

Contractmanagement is de methodiek om afspraken met leveranciers duidelijk en transparant vast te leggen en hier actief op te sturen.

Het woord ‘afspraken’ is natuurlijk een breed begrip. Dit kunnen onder andere afspraken zijn over: verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, voorwaarden en tarieven.

Dots

Waarom contractmanagement?

Organisaties werken steeds vaker samen in een complexe keten van productie en/of dienstverleningsprocessen. Het hoeft niet gezegd te worden dat het belangrijk is dat deze samenwerkingen effectief en efficiënt zijn en dat ook blijven. Het controleren en monitoren van deze samenwerkingen wordt daarom steeds belangrijker. Contractmanagement is hierbij een essentieel hulpmiddel.

Gerco Rietveld doet een mooie uitspraak over contractmanagement in zijn boek Inkoop – een nieuw paradigma:

“Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managet, kunnen we net zo goed stoppen met inkopen.” – Gerco Rietveld

In het PCW rapport Control value trekt men de volgende conclusie over contractmanagement:

 “You cannot claim to be in control of your business if you are not in control of the contracts it depends on”

Doel contractmanagement

Het doel van contractmanagement is het borgen van de kwaliteit van dienstverlening aan je organisatie. Het zorgt ervoor dat je interne en externe klanten ontvangen wat zij nodig hebben. Contractmanagement draagt hiermee bij aan risicobeheersing en het behalen van het gewenste bedrijfsresultaat.

Voorwaarden voor succes

Voor succesvol contractmanagement is het nodig om de volgende organisatorische zaken op orde te hebben:

  1. Beleid
    Het beschrijven van normen, maatregelen, verantwoordelijkheden, evaluatiemethoden, beoordelingsmethodieken, beloning van leveranciers etc.
  2. Processen
    Inrichten van het contractregistratieproces,  contractmonitoring, cyclische beoordeling van leveranciersprestaties etc.
  3. Systemen
    Het gebruik van een contractmanagementsysteem ter ondersteuning van het proces. Denk aan automatische en tijdige alerts bij het aflopen van contracten en dashboards ter ondersteuning van het meten en evalueren van leveranciersprestaties.
  4. Personeel
    De zorg voor personeel dat de verantwoordelijkheid heeft over het beheren en managen van contracten.

Omdat beleid, processen, systemen en personeel de basis vormen voor goed contractmanagement, beschrijven wij in dit artikel wat contractmanagement inhoudt voor deze elementen van een organisatie.

Contractmanagementbeleid

Het contractmanagementbeleid geeft richting aan mensen, processen en systemen op het gebied van contractmanagement.

Wat is een contract?

Het klinkt basaal maar het is zeer zinvol om beleidsmatig te bepalen wat een contract is. Een contract is een overeenkomst van afspraken, maar niet iedere overeenkomst is een contract. Zelfs niet wanneer deze afspraken zijn vastgelegd in een document. Bepaal daarom voor je organisatie wanneer een document een contract is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bepaalde drempelwaarde van een opdracht, of een bepaalde impact op je organisatie.

Welke contracten komen in aanmerking voor contractmanagement?

Waarschijnlijk wilt u niet ieder contract gaan managen, maar alleen de contracten waarbij dit zinvol is. In het contractmanagementbeleid bepaalt u welke contracten in aanmerking komen voor contractmanagement. Dit kun je doen op basis van de waarde of impact van het contract, of een combinatie van beide. Je kunt bijvoorbeeld de Kraljic matrix gebruiken of een andere risicomatrix.

Welke informatie leg je vast?

Je wilt die informatie vastleggen die u nodig heeft in de toekomst, maar bedenk hierbij dat het vastleggen van informatie over contracten tijd kost. Het vastleggen van een contract moet niet onnodig ingewikkeld zijn want dan neemt het teveel tijd in beslag van je medewerkers.

Definieer randvoorwaarden voor doelstellingen en KPI’s

Hoe wordt een contract beoordeeld? Welke prestaties zijn van belang. Dit kan per contracttype verschillen. In het contractmanagementbeleid kunnen de randvoorwaarden worden vastgelegd voor beoordeling van verschillende soorten contracten.

Rollen

Om een contract succesvol te managen dienen bepaalde rollen wordt toebedeeld. In het contractmanagementbeleid legt je vast welke rollen er zijn en wat de verantwoordelijkheid is van de mensen die deze rollen innemen. Voor meer informatie hierover zie Personeel – rollen & verantwoordelijkheden.

Het contractmanagementproces

Het contractmanagementproces en het inkoopproces zijn nauw aan elkaar verbonden. Je zou zelfs kunnen zeggen dat ze overlappen. Goed contractmanagement begint namelijk al bij het inkoopproces en loopt door tot aan het beoordelen van het contract en de leverancier.

Het contractmanagementproces ziet er als volgt uit:

1. Contractinitiatie

In deze fase worden de randvoorwaarden en eisen van de overeenkomst bepaald. Een contractmanagementbeleid kan een goede basis zijn voor deze belangrijke eerste fase van het contractmanagementproces. In deze fase worden tevens leveranciers uitgevraagd en wordt er een leverancier gekozen.

2. Contractvorming

In de tweede fase van het contractmanagementproces wordt de contractvorm bepaald en wordt het feitelijke contract opgesteld in samenwerking met interne stakeholders en eventueel de leverancier. In deze fase wordt er tevens bepaald wat de graadmeters zijn voor succes van de overeenkomst en worden er KPI’s opgesteld om dit succes te kunnen meten. Aan het einde van deze fase wordt er een leverancier gecontracteerd.

3. Contractimplementatie

De juiste implementatie van een contract moet de weg vrij maken voor een succesvolle overeenkomst. Complexe contracten kennen hiervoor een implementatieplan. Hierin wordt opgenomen wat de impact van het contract is op de organisatie. Denk aan proces en/of systeemveranderingen, procedures en opleidingen en trainingen die nodig zijn om de overeenkomst tot een succes te maken. In deze fase worden belangrijke rollen toebedeeld aan medewerkers, zoals de contractbeheerder en de contractmanager. Aan het einde van deze fase wordt het feitelijke contract geregistreerd, hierbij wordt belangrijke contractinformatie vastgelegd om er later om te kunnen sturen.

4. Contractexecutie

Hier komt het contract in de uitvoerfase terecht en begint het monitoring/bewakingsproces. In het contract zijn belangrijke afspraken met de leverancier vastgelegd, denk aan levertijden, reactietijden, kosten, betalingswijze en nog veel meer. Om ervoor te zorgen dat deze afspraken worden nagekomen, dienen de KPI’s periodiek gemonitord te worden, dit wordt ook wel contractbewaking genoemd.

5. Contractevaluatie

Voor de rappeldatum van het contract wordt de overeenkomst geëvalueerd.  Op basis van de periodieke beoordelingen die gedurende de looptijd van het contract hebben plaatsgevonden (zie vorige fase) wordt bepaald of het gewenste resultaat is bereikt. Zie de contractevaluatie daarom als de eindbeoordeling van het contract. In deze fase wordt bepaald of het contract verlengd of opgezegd wordt.

Verschil contractbeheer en contractmanagement

Er is nogal wat verwarring over het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement. Een exacte definitie over het verschil tussen deze termen ontbreekt, maar de meeste mensen zijn het erover eens dat contractbeheer feitelijk een onderdeel is van contractmanagement. Na het registreren van contracten in een (digitaal) contractenregister, is het de volgende logische stap richting professioneel contractmanagement.

Bij contractbeheer ligt de nadruk op het registeren van de juiste informatie van contracten en het monitoren van de contracten op de rapeldatum (tijdig verlengen of opzeggen). Om contractbeheer goed uit te voeren zijn drie vragen van belang:

  • Wie is verantwoordelijk voor het contract en wie doet het contractbeheer?
  • Wie moet een melding ontvangen van een aflopend contract?
  • Wat is het juiste moment om een contract te beëindigen of verlengen?

Meer informatie over contractbeheer? Lees het artikel Contractbeheer: stap 2 op weg naar volledige controle op contracten.

Personeel – rollen & verantwoordelijkheden

Bij contractmanagement zijn er verschillende rollen te definiëren. We onderscheiden de volgende rollen:

  • Contracteigenaar
  • Contractmanager
  • Contractbeheerder

Contracteigenaar

De contracteigenaar is eindverantwoordelijk voor het contract. In de praktijk is deze persoon verantwoordelijk voor het bedrijfsproces waarvoor het contract is afgesloten. Hiermee is deze persoon verantwoordelijk voor het eindresultaat van het contract. Contracteigenaren zijn meestal lijnmanagers, maar het komt ook vaker voor dat het inkoopmanagers of facilitairmanagers zijn. Een contracteigenaar is nagenoeg altijd ook budgethouder, maar het kan ook voorkomen dat een contract afdeling-overstijgend is. In dat geval is het gebruikelijk dat de contracteigenaar degene is van de afdeling waarbij het contract het meest belangrijk is (in kosten of impact).

Contractmanager

De contractmanager managet ,zoals het woord al zegt, het contract. Hij/zij monitort het resultaat. Dit wordt vastgelegd in contractbeoordelingen. Indien nodig zal de contractmanager het contract bijstellen. Dit is natuurlijk niet in alle gevallen nodig, maar er zijn veel situaties waarbij dit wel mogelijk is.

De contractmanager is in de regel een vakspecialist. Hij/zij moet over de nodige vakkennis beschikken om het resultaat van het contract te kunnen sturen. De contractmanager is tevens verantwoordelijk voor de (interne) communicatie van het contract en de relatie met de leverancier. De contractmanager legt verantwoording af aan de contracteigenaar.

Contractbeheerder

De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het op de juiste manier registreren en archiveren van het contract en de informatie die bij het belangrijk is. Hij/zij neemt deze informatie op in het contractdossier. Daarnaast is de contractbeheerder verantwoordelijk voor het bewaken van vervaldata en rapporteert hij/zij over operationele zaken die uit het contract voortvloeien.

De contractbeheerder en de contractmanager zijn in veel organisaties dezelfde persoon, maar vooral in grotere organisaties worden de operationele (beheer) en tactische (management) taken gescheiden. Een contractbeheerder is in zo’n geval vaak een management assistent of medewerker van een secretariaat.

Systemen – contractmanagement software

Contractmanagement software zorgt ervoor dat alle contracten op een centrale en eenduidige manier worden vastgelegd. Daarnaast zorgt contractmanagement software ervoor dat mijlpalen van het contract automatisch gemeld worden. Denk hierbij aan periodieke beoordelingen van de prestaties van het contract en de rappeldatum.

De software helpt je om de contracten nooit uit het oog te verliezen en onnodige verlengingen te voorkomen. Daarnaast zorgt contractmanagement software ervoor dat je inzicht heeft in kosten en verplichtingen binnen de contracten.

De voordelen van contractmanagement software op een rij:

  • Efficiënt digitaliseren van papieren contracten
  • Veilige opslag op één plek volgens wet- en regelgeving (compliancy)
  • Contractinformatie te allen tijde beschikbaar op ieder moment en op elke plek
  • Transparantie in eigenaarschap van het contract (wie is contracteigenaar, contractmanager)
  • Automatische melding van mijlpalen in het contract (peridieke beoordeling, rappeldatum)

Het contractdossier

In het contractdossier worden alle informatie opgeslagen die belangrijk is voor het contract. Denk hierbij aan documenten die voortvloeien uit de aanbesteding of sourcing, zoals offerteaanvragen, offertebeoordelingen, gunningsbrieven en natuurlijk de getekende versie van het contract.

Contractmanagement binnen de purchase to pay keten

Bij de evaluatie van contracten wil je eigenlijk maar één ding weten: Heeft het contract de meerwaarde gebracht die de organisatie voor ogen had?

Om hier inzicht in te krijgen, moet je verder kijken dan naar alleen naar het contract: orders, leveringen en facturen zijn allemaal verbonden aan het contract. Om volledig inzicht te krijgen, moeten deze processen verbonden worden. Alleen dan weet je of een order 100% voldoet aan het contract. De levering moet op haar beurt weer voldoen aan de order en de factuur moet voldoen aan de levering. Het volledige proces wordt ook wel het purchase-to-pay genoemd.

Leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement is ook sterk gerelateerd aan contractmanagement. Leveranciersmanagement gaat echter een stap verder en wordt meestal pas ontwikkeld nadat contractmanagement is doorgevoerd in de organisatie. Leveranciersmanagement gaat over het kiezen van de juiste leveranciers en het continu verbeteren van de relatie met leveranciers. Het doel van leveranciersmanagement is dat leveranciers optimaal bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.

De Nevi verwoordt de relatie tussen inkoop, contractmanagement en leveranciersmanagement als volgt:

  • Inkoop gaat over het vinden van waarde.
  • Contractmanagement gaat over het daadwerkelijk krijgen van wat is afgesproken.
  • Leveranciersmanagement gaat over het verbeteren van wat je al hebt.

Net als bij contractmanagement speelt evaluatie bij leveranciersmanagement een belangrijke rol. Het grote verschil is dat niet het contract wordt geëvalueerd, maar de leverancier. Leveranciersmanagement speelt dus op een hoger niveau dan contractmanagement. Naast de evaluatie zijn er meer overeenkomsten met contractmanagement, zo worden leveranciers, net als contracten, ook beheerd en wordt er beleid voor geschreven en KPI’s voor bepaald.

In het leveranciersbeleid kan bijvoorbeeld opgenomen worden dat een leverancier al meer dan een x aantal jaar moet bestaan, of dat leveranciers financieel gezond moet zijn. In de relatie met een leverancier kan men streven naar een partnership in plaats van een klant-leverancier relatie.

Lees verder

Dots