Bestuurlijke opvolging

Schematische weergave van de oplossing Bestuurlijke OpvolgingGemeenten krijgen vandaag de dag meer taken toebedeeld door de Rijksoverheid waardoor de verantwoordelijkheid en impact van gemeenten op de samenleving groeit. De rol van raadsleden wordt hierdoor belangrijker maar tegelijk ook complexer. Raadsleden worden steeds vaker aangesproken op hun controlerende taak. Het gevolg hiervan is dat raadsleden een grotere behoefte hebben aan complete informatie. De raadsgriffier ervaart ook een groeiende informatiebehoefte en wordt geconfronteerd met een toename van de administratieve last. Denk hierbij aan het bijhouden en opvolgen van bijvoorbeeld vragen van raadsleden voorafgaand aan een raadsvergadering, toezeggingen van portefeuillehouders, aangenomen moties en besluiten. Ook in de samenwerking tussen de griffier en de gemeentesecretaris speelt informatie steeds vaker een cruciale rol om processen voldoende transparant en uniform te laten verlopen. Vanwege deze veranderende informatiebehoefte, heeft BCT In samenwerking met diverse gemeenten de oplossing Bestuurlijke Opvolging ontwikkeld.

Bestuurlijke Opvolging zorgt voor uniformiteit, transparantie en grip op kritische informatie. Ingediende vragen, aangenomen moties, gedane toezeggingen en genomen besluiten voortkomend uit een raads- of commissievergadering kunnen worden geregistreerd en vervolgens worden uitgezet in de ambtelijke organisatie voor tijdige opvolging. Hiermee houdt de griffier het overzicht over het tijdig nakomen van bijvoorbeeld gedane toezeggingen. Met deze oplossing willen we zowel de gemeenteraad als de raadscommissies breder faciliteren met als doel bestuurlijke opvolgingsinformatie compleet, betrouwbaar en transparant inzichtelijk te maken en te houden. Bestuurlijke Opvolging kan aangesloten worden met uw bestuurlijk besluitvormingsproces, maar kan ook los ingezet worden binnen uw organisatie.

Bestuurlijke Opvolging bij gemeente Beek

 

Co-creatie

De reacties op het in gebruik nemen van Bestuurlijke Opvolging zijn positief binnen de gemeente Beek. De gemeente kijkt terug op een tot nu toe geslaagd project waarin ze de samenwerking met BCT als zeer prettig ervaart. Gemeente Beek werkt al tien jaar samen met BCT. Voor de griffier waren de oplossingen van BCT niet onbekend. Deze nieuwe oplossing is mede in co-creatie met gemeente Beek en de griffier ontwikkeld. Voor de raadsgriffier Guliel Erven was dit een nieuwe ervaring. Guliel vertelt: “Als griffier kan ik nu de raad met betere kwaliteit bedienen. Mijn informatiepositie naar de raad toe is versterkt. We beschikken over complete informatie binnen één systeem, waardoor er echte interactie ontstaat tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Alle informatie is duurzaam beschikbaar, compleet en betrouwbaar. Hierdoor kunnen we beter samenwerken en zijn we in staat om professioneel te kunnen handelen. Tevens is mijn samenwerking met de gemeentesecretaris versterkt”.

Voordelen

  • U werkt conform wet- en regelgeving met betrekking tot bewijslast en bewaarplicht; alle informatie is centraal opgeslagen en duurzaam benaderbaar.
  • U bent in staat om op elk gewenst moment uw stakeholders snel en volledig te informeren over de actuele stand van zaken van opvolgingsprocessen.
  • U beschikt over één leidend opvolgingssysteem waardoor het maken, beheren en monitoren van diverse losse overzichten verleden tijd is.
  • U beschikt over een krachtige signalering waardoor er proactief gereageerd kan worden op termijnen.
  • U faciliteert een optimale samenwerking tussen de raadsgriffier en de gemeentesecretaris.
  • U kunt de gemeenteraad beter bedienen met volledige en kwalitatieve informatie.
  • U heeft de mogelijkheid om bestuurlijke opvolging aan te laten sluiten en te integreren met uw (reeds geïmplementeerde) bestuurlijk besluitvormingsproces.

White paper Optimaal Besturen

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!