Aansluiting op een e-Depot

Het e-Depot staat niet voor niks in de belangstelling, want de transitie van fysieke papieren documenten naar digitale documenten en informatie heeft zijn invloed op archieffuncties en daarvoor benodigde voorzieningen. Binnen de publieke sector (m.n. centrale en regionale overheden) is toenemende noodzaak van archiefoplossingen voor digitaal gecreëerde of gedigitaliseerde en archiefwaardige stukken. Digitale archieven brengen echter een nieuwe uitdaging met zich mee. Om de archiefstukken op een veilige, gestructureerde en duurzame wijze op te slaan is er hardware c.q. opslagcapaciteit benodigd. Een (publieke) organisatie kan zelf investeren in de benodigde hardware en bijbehorende faciliteiten om in de digitale archiveringsbehoefte te voldoen. De praktijk heeft echter aangetoond dat een dergelijke aanpak leidt tot verschillende inzichten waarbij de interoperabiliteit tussen de verschillende oplossingen in het gedrang komt.

Archiefconvenant

Bij het bedenken van digitale archiefoplossingen  staan publieke organisaties niet alleen. De minister van OCW, de VNG, het IPO en de UWV hebben in december 2012 een archiefconvenant gesloten. Het archiefconvenant is uitgewerkt in een zogenoemde Innovatieagenda. Belangrijke doelen voor 2017 zijn: realisatie van een landelijk dekkend netwerk van voorzieningen voor het duurzaam bewaren van digitale archiefbescheiden van alle overheden (ofwel e-Depots) met als resultaat: vroegtijdige overbrenging van relevante overheidsinformatie naar een archief (nu kan dat nog 20 jaar of meer duren) en daardoor digitale toegang tot archieven van de overheid. Een e-Depot is hierbij het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Aansluiting op een e-Depot

Met een aansluiting van een van onze platformen op een e-Depot kan een organisatie voor een andere manier van opslag van digitale documenten kiezen, namelijk in de Cloud in plaats van op een (lokale) fileserver.

Er is een tweeledige inzet van het e-Depot mogelijk:

  1. De organisatie heeft de mogelijkheid om het archief (documenten/dossiers) extern te plaatsen (het zogenoemde ‘uit huis plaatsen’), waarbij zij zelf kan bepalen op welk moment documenten/dossiers naar het e-Depot worden overgezet. In deze variant blijft de organisatie verantwoordelijk voor de documenten/dossiers in het e-Depot.
  2. Daarnaast biedt een e-Depot de mogelijkheid om de overdracht van de documenten/dossiers naar een regionaal of landelijk archief te faciliteren. Hierbij dient het regionale of landelijk archief gebruik te maken van een e-Depot waarin de documenten/dossiers en bijbehorende metadata kan worden geplaatst. In dit geval is de ontvangende archiefdienst verantwoordelijk voor de documenten/dossiers in het e-Depot. Waar dus voorheen dossiers fysiek werden overgedragen, zal dit vanaf nu ook digitaal kunnen.

Voordelen van aansluiting op een e-Depot

  • Digitale archieven worden duurzaam bewaard zodat de toegankelijkheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van (overheids)informatie gewaarborgd blijft.
  • Kostenbesparing hardware voor digitale opslag
  • Kostenbesparing onderhoud hardware
  • Overdragen volgens wettelijke eisen, zoals o.a ook beschreven in ED3 versie 2 document
  • Tijdbesparing door geautomatiseerd doorsluizen van documenten/complete dossiers vanuit interne opslag (fileserver) naar regionaal /provinciaal archief zonder menselijke interventie.
  • Goedkope(re) oplossing voor langdurig te bewaren documenten, t.o.v. kortstondig te bewaren documenten op fileserver
  • Overdragen volgens standaarden zoals TMLO

Download brochure Verantwoording archieftoezicht

Meer informatie

Wilt u meer informatie over deze oplossing? Wij helpen u graag!