Serviceportaal

Gemeente Beek introduceert nieuwe oplossing Bestuurlijke Opvolging

De gemeente Beek (>16.000 inwoners) heeft augustus 2015 de BCT-oplossing Bestuurlijke opvolging in gebruik genomen. Deze nieuwe oplossing ondersteunt de griffier van de gemeente Beek in het compleet en transparant te maken van alle informatie die nodig is voor een tijdige en correcte opvolging van toezeggingen, moties en besluiten voor zowel het college, de Gemeenteraad als de Raadscommissies.

Dankzij deze oplossing wordt het gehele bestuurlijke opvolgingsproces van de gemeente digitaal ondersteund waardoor de administratieve last van de griffier merkbaar wordt teruggebracht.

Het bestuurlijk proces bij gemeente Beek

Het bestuurlijk proces is binnen overheidsorganisaties een van de belangrijkste kernprocessen. De gemeente Beek heeft dit proces gedigitaliseerd en slaat daarmee een dubbelslag. Het ambtelijk apparaat, het college en de gemeenteraad worden optimaal gefaciliteerd en tegelijkertijd voldoet de gemeente aan de groeiende informatiebehoefte van burgers en bedrijven.

De gemeente Beek kan mede hierdoor haar ambities waarmaken om een open en transparante gemeente te zijn. BCT levert de tools en de ervaring om deze digitaliseringslag tot een succes te maken.

Co-creatie

De reacties op het in gebruik nemen van Bestuurlijke Opvolging zijn positief binnen de gemeente. De gemeente kijkt terug op een tot nu toe geslaagd project waarin ze de samenwerking met BCT als zeer prettig ervaart. Gemeente Beek werkt al tien jaar samen met BCT.  Voor de griffier waren de oplossingen van BCT niet onbekend.

Deze nieuwe oplossing is mede in co-creatie met gemeente Beek en de griffier ontwikkeld. Voor de raadsgriffier Guliel Erven was dit een nieuwe ervaring. Guliel vertelt: “Als griffier kan ik nu de raad met betere kwaliteit bedienen. Dit komt omdat ik grip heb op kritische informatie die nodig is bij de dialoog tussen de raad en college in hun respectievelijk, controlerende en uitvoerende taak.

Dankzij deze oplossing is niet alleen mijn informatiepositie versterkt, we beschikken nu ook over complete informatie binnen één systeem, waardoor er echte interactie ontstaat tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Alle informatie is duurzaam beschikbaar, compleet en betrouwbaar. Hierdoor kunnen we beter samenwerken en zijn we in staat om professioneel te kunnen handelen. Tevens is mijn samenwerking met de gemeentesecretaris versterkt”.

Bestuurlijke Opvolging bij gemeente Beek

Bent u nieuwsgierig hoe de griffier van gemeente Beek de oplossing ervaart? Bekijk dan het onderstaande filmpje.

De oplossing

Deze oplossing beantwoordt voornamelijk aan de groeiende informatiebehoefte van gemeenteraadsleden om hun controlerende taak als hoogste beslisorgaan beter uit te voeren. In de praktijk voorzien bestaande oplossingen voor digitalisering en procesautomatisering hier niet of nauwelijks in. We constateren dat in de praktijk een lijst van toezeggingen als actielijst dient en handmatig (vaak nog fysiek) door de organisatie gaat. De griffier bewaakt vaak op basis van een eigen (persoonsgebonden) systeem de status en voortgang van taken en toetst de realisatie zelf bij actiehouders.

Dit proces is arbeidsintensief, foutgevoelig en kwetsbaar. Hierdoor is de informatie vaak niet transparant. Met Bestuurlijke Opvolging willen we hier verandering in brengen.

De oplossing zorgt voor uniformiteit, transparantie en grip op kritische informatie. Genomen besluiten, moties en toezeggingen voortkomend uit een Raads- of Commissievergadering kunnen worden geregistreerd en vervolgens worden uitgezet in de ambtelijke organisatie voor tijdige opvolging. Hiermee houdt de griffier regie over het tijdig nakomen van gedane toezeggingen en opvolging van besluiten.