We zitten er middenin – in het tijdperk van de tweede digitale golf! Weliswaar spoelt deze zich niet als een tsunami over ons heen, maar wie zijn kracht wil benutten, dient zich voor te bereiden. Want digitalisering houdt tegenwoordig meer in dan het optimaliseren en automatiseren van processen. Het betekent veel meer om als organisatie kritisch over de eigen fundamentele structuren, visies en businessmodellen na te denken.
Digitalisering staat niet meer alleen voor het inzetten van nieuwe IT-oplossingen. Deze evolutionaire ontwikkeling van het op papier werken naar IT-ondersteunde procedures is reeds bereikt. De tweede digitale golf staat voor de revolutie van de B2B- en B2G-sectoren. Nu is het de kunst om nieuwe digitale businessmodellen te ontwikkelen.
De eerste golf bracht digitale platformen op B2C-gebied met zich mee, zoals Google, Amazon en Facebook. De tweede digitale golf biedt nu grote kansen voor de B2B- en B2G-sectoren. Daarbij is het voor nieuw opgerichte startups vaak eenvoudiger dan voor gevestigde organisaties om met een speciaal aanbod disruptieve marktleemten op te vullen. De gevestigde organisaties hebben vaak met hoge lasten te maken – zowel qua filosofie als qua infrastructuur. Maar afwachten is geen optie! Het recent opgerichte Nederlandse online platform voor de ‘digitale makelaar’ is één van de recentste voorbeelden en geeft aan dat de verandering nu al aan de gang is.
Maatschappelijke veranderingen
Als we in ons privéleven al van de digitale voordelen profiteren, waarom zouden we die digitale voordelen dan onze eigen klanten ontzeggen? Mensen stellen tegenwoordig andere eisen dan enkele jaren geleden. Men wil dingen bijvoorbeeld graag tijdelijk gebruiken en ze hoeven ze niet altijd fysiek te bezitten. Streaming services voor muziek en film vertegenwoordigen een voorbeeld van een trend die intussen ook zijn intrede heeft gedaan in de softwarewereld. Ook moeten er flexibel en onafgebroken moderne toepassingen (door)ontwikkeld worden zijn, zodat ze voldoen aan de veranderde eisen. Bovendien is de wens naar specifieke in plaats van generieke oplossingen en diensten groeiende. De gewijzigde gebruikersbehoeften zie je ook in de dagelijkse routine: moderne informatieprofessionals willen ook alleen toegang hebben tot specifieke en relevante informatie, op een snelle en eenvoudige manier.
Om dus met succes op de digitale golf te surfen is de juiste technologie doorslaggevend.
De technologische basis
Het antwoord op de maatschappelijke trends is een moderne, schaalbare informatiemanagementtechnologie. Het EIM-platform (Enterprise Information Management) van BCT verbindt de verschillende beschikbare informatiebronnen zodanig met elkaar dat professionals optimaal de regie over hun eigen processen kunnen voeren.
Dat betekent dat ze onafhankelijk, duurzaam en verantwoordelijk met alle benodigde informatie in de juiste context kunnen opereren. De veiligheid en authenticiteit van die informatie wordt altijd door het platform gegarandeerd. Het is belangrijk dat die informatie in de context van een te vervullen opgave of een te nemen beslissing beschikbaar wordt gesteld. Dit kan via een app of een portaal met specifiek vastgelegde toegangsgegevens gebeuren. Aangezien een professional in het algemeen verschillende rollen vervult binnen de organisatie, zijn toegang en presentatie gebonden aan de respectievelijke rol en de daarbij behorende informatiebehoefte. De drie factoren dynamiek, diversiteit en subjectiviteit bepalen vaak de mate van complexiteit van de context van de informatie.
Dynamiek – Transparante feiten en handelingen
Binnen het EIM-platform kan informatie met een gestructureerde dynamiek afgebeeld worden. Dit zijn bijvoorbeeld digitale documenten en processen en daarnaast gegevens over de feitelijke eigenschappen van een object. Al deze gegevens vormen klassieke achtergrondkennis over bijvoorbeeld een gebouw of een persoon. Aan de andere kant kunnen professionals via het platform gegevens oproepen die aan een ongestructureerde dynamiek onderhevig zijn en normaliter besluitvorming dienen. Aan de andere kant kunnen professionals via het platform gegevens oproepen die aan een ongestructureerde dynamiek onderhevig zijn en normaliter besluitvorming dienen.
Geografische coördinaten, omschrijvingen van architectuur en ruimtelijke indeling en de aard van het gebruik zijn bijvoorbeeld feitelijke kenmerken van een gebouw. Deze kenmerken kunnen echter in de loop van de tijd veranderen, bijvoorbeeld wanneer het gebouw eerder zwart was en nu wit moet worden.
Een procesbeschrijving over de manier om het gebouw te schilderen kan meestal van tevoren op een gestructureerde manier worden gemodelleerd. De eigenlijke besluitvorming is daarentegen onderhevig aan een ongestructureerde dynamiek: de beslissing dient vaak afgestemd te worden tussen verschillende partijen en de procedure is slechts weinig voorspelbaar. Gewoonlijk worden alleen de uiteindelijke beslissingen in documentvorm vastgelegd. Met ons EIM-platform kan echter ook de feitelijke weg (processmanagement en collaboratiemanagement) en dynamische wijzigingen van een object vastgelegd worden. Dus geeft zij te allen tijde transparant de stand van de informatie van een object en van de dynamische handelingen en beslissingen weer.
Diversiteit – Integratie in de applicatie-omgeving
Op basis van de grote verscheidenheid aan informatiebronnen binnen een organisatie, maakt het EIM-platform de eenvoudige integratie van complementaire applicaties mogelijk. Op deze manier wordt de diversiteit van de bronnen in een geïntegreerd informatienetwerk gebundeld. Door de koppeling met andere componenten (zoals ERP-, CRM-, of ECM-systemen), gegevensbronnen (bijvoorbeeld internet of things of blockchain) en visualisatievormen (zoals Virtual Reality, Office 365 en Social Intranet), maken organisaties zich onafhankelijk van een enkele leverancier en een all-in-one-oplossing. In plaats daarvan kan het met een op een state-of-the-art-technologie gebaseerd platform als “informatie-HUB” flexibel met nieuwe applicaties en diensten uitgebreid of gewijzigd worden.
Subjectiviteit – Over patroonherkenning en voorspelbaarheid
Een andere complexiteitsfactor van het moderne informatiemanagement is de subjectiviteit in de vorm van content analyses. Aan de hand daarvan kan rekening worden gehouden met subjectieve informatie en individuele gedragspatronen kunnen worden uitgelezen om een basis te leggen voor toekomstige reacties. Volgens het principe van machine learning en deep learning reproduceert het EIM-platform dus eerdere ervaringen en herkent zij patronen om in lijn met de organisatie de juiste beslissingen te nemen. Op deze manier kan er sneller geanalyseerd worden wat in welke tijd gerealiseerd kan worden, zodat toekomstige resources anders verdeeld kunnen worden om gedefinieerde doelstellingen te behalen.
Conclusie
De maatschappelijke ontwikkelingen leiden ertoe dat snelheid geboden is: wie mee wil surfen op de nieuwe digitale golf, kan niet wachten totdat hij wordt meegenomen, hij moet er actief bovenop springen. En daarbij dient hij ook aan alle medewerkers te denken. Omdat digitaal werken alleen met succes tot stand komt als zij bruikbaar en transparant door iedere professional wordt geaccepteerd en ingevoerd.
De EIM-technologie van BCT is het middel hiervoor. De relevante informatie wordt voor iedere professional op verschillende manieren verstrekt, in overeenstemming met zijn functie. Door de onderlinge koppeling van de applicaties worden “datasilo’s” vermeden; door de focus op primaire werkzaamheden stijgt de werksnelheid binnen de organisatie. Starre, beperkte ICT-producten wijken dus voor een specifieke technologie die is afgestemd op de informatiebehoefte van het individu. Op deze basis wordt de professional in staat gesteld om zelfredzaam, duurzaam en verantwoord te handelen met alle benodigde informatie in de juiste dynamische context
