In 2018 zijn we bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) begonnen met de implementatie van Corsa/Bestuur. De scope van het initiële project was om het bestuurlijk besluitvormingsproces van het College van Bestuur (CvB) en het managementteam van het facilitair bedrijf (MTFB) op een digitale manier te ondersteunen. De noodzaak voor deze digitalisering was hoog aangezien de bestuurlijke documenten destijds nog op een omslachtige manier werden gereedgemaakt voor de bestuursvergaderingen en gearchiveerd. Zo werden de vergaderstukken in een netwerkmap toegankelijk gemaakt voor de vergaderaars en was er geen efficiënte (digitale) werkwijze voor wat betreft het doorlopen van het bestuurlijke besluitvormingsproces.
Succesvolle implementatie en livegang
Na een succesvolle implementatie is de RUG in maart 2019 live gegaan met Corsa/Bestuur waardoor het College van Bestuur en het MT facilitair bedrijf het bestuurlijke besluitvormingsproces volledig digitaal konden doorlopen en de bestuurlijke stukken met de juiste metadatering konden worden opgeslagen! In het begin was dit nog een beetje onwennig en waren er soms – zoals zo vaak bij een nieuwe oplossing – moeilijke momenten, maar al snel kregen ze de smaak te pakken en dit resulteerde uiteindelijk in een efficiënt verloop van het bestuurlijke besluitvormingsproces en een hoge mate van tevredenheid over de gekozen oplossing.
Doorontwikkeling
Vanwege het succes bij o.a. het CvB hebben we de oplossing in 2020 doorontwikkeld met de ambitie om in de toekomst meer besluitvormende organen binnen de RUG te kunnen bedienen met de oplossing. Er zijn diverse uitbreidingen geïmplementeerd waaronder de mogelijkheid om vanuit het besluitvormingsproces geautomatiseerd een vervolgproces op te kunnen starten en een oplegmemo te genereren voor een volgend besluitvormend orgaan. Hierbij worden de reeds bekende metagegevens als het ware hergebruikt. Hiermee voorkom je dubbele handelingen en knip- en plakwerk en waarborg je een snelle doorlooptijd van de besluitvormingsprocessen waarbij meerdere bestuurlijke organen betrokken zijn.
Oplossing stevig verankerd
Inmiddels, bijna 2 jaar na de livegang, is de oplossing stevig verankerd binnen de organisatie. De oplossing is niet meer weg te denken in de dagelijkse werkzaamheden en het aantal gebruikers en besluitvormende organen dat gebruik maakt van Corsa/Bestuur is inmiddels flink gegroeid. Vandaag de dag werken er 11 besluitvormende organen intensief met de oplossing waaronder een groot deel van de faculteitsbesturen, de directieoverleggen van de (facilitaire) diensten en het overkoepelende managementberaad. Wekelijks worden er gemiddeld tussen de 100 en 150 bestuurlijke cases gestart voor deze bestuurlijke organen. De ambitie van de RUG is om het aantal besluitvormende organen die gebruik maken van de oplossing verder uit te breiden naar 23, waarbij er naar verwachting gemiddeld meer dan 200 bestuurlijke cases per week zullen worden opgestart.
Voorbeeldfunctie
De RUG vervult een echte voorbeeldfunctie als het gaat om de digitalisering van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een universiteit. Er is binnen de RUG een specifiek team (DAVA) opgericht dat zich bezighoudt met het beheer van de oplossing en de verdere professionalisering van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Zij hebben de afgelopen jaren een grote rol gespeeld in het succes van de oplossing in de praktijk en zij zullen in de toekomst ook een grote rol blijven spelen.
Nieuwsgierig geworden?
De basis is gelegd om in de toekomst meer universiteiten te bedienen met onze bestuurlijke oplossingen. Wij zijn er in ieder geval klaar voor! Nieuwsgierig geworden? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.
