Serviceportaal
Envelope
Phone
"Zaakgericht Archiveren kan binnen Corsa geregeld worden. Je vermijdt zo veel van de kosten en moeite die bij een nieuw systeem komen kijken."
DOWNLOAD CASE

Zaakgericht archiveren meer dan alleen een tussenstap naar zaakgericht werken

Gemeente Landgraaf
Dots

Van een traditionele manier van werken in één keer overgaan op een zaaksysteem: voor gemeente Landgraaf was dat een brug te ver. Ze kozen voor de oplossing Zaakgericht Archiveren van BCT om de overstap geleidelijker te maken. Nu gemeente Landgraaf een nieuw zaaksysteem heeft aangeschaft, maken ze geen aanstalten om afscheid te nemen van Zaakgericht Archiveren.

De oplossing heeft zich bij de Limburgse gemeente inmiddels bewezen als een onmisbare aanvulling op zaakgericht werken.

AANLEIDING

Fysieke documenten nog leidend

Van digitaal en procesmatig werken was tot vorig jaar in Landgraaf nog geen sprake. De verschillende informatiestromen die aan een zaak gerelateerd waren, werden op diverse plaatsen aangemaakt en bewaard, fysiek en digitaal. Aan het eind van een zaak was er geen sprake van een overzichtelijk en compleet digitaal dossier. Het fysieke document bleef steeds leidend. Gebrek aan overzicht was het grootste nadeel van de ongestructureerde manier van documenten opslag.

Zaaksysteem een te grote stap

Er was ook behoefte vanuit de organisatie om de informatie in samenhang beter te kunnen beheren. Maar meteen een compleet zaaksysteem optuigen in een hoofdzakelijk analoge organisatie vonden ze een te grote stap.

AANPAK

Ze gingen op zoek naar een manier om de organisatie op een meer geleidelijke wijze kennis en ervaring met zaakgericht werken op te laten doen. Ze bespraken de uitdaging met BCT van wie ze het Corsa DMS/RMA gebruiken.

BCT herkende de uitdaging van gemeente Landgraaf omdat meerdere gemeenten met hen hierover in gesprek waren gegaan. Het antwoord kwam in de vorm van een nieuwe oplossing die BCT heeft ontwikkeld: Zaakgericht Archiveren.

RESULTAAT

Compleetheid van digitale dossiers

De oplossing Zaakgericht Archiveren helpt behandelaars bij het overzicht behouden en het compleet maken van een digitaal dossier al gedurende de behandeling van een zaak. Medewerkers kunnen bij het vullen van het dossier kiezen uit documenttypen die vooraf met behulp van de zaaktypecatalogus zijn gedefinieerd. Na afsluiting krijgen de documenten en het dossier automatisch de juiste metadata mee en ook de correcte bewaartermijn.

Landgraaf heeft inmiddels ruim 40 werkprocessen in Zaakgericht Archiveren ingericht en is nu druk bezig met de volgende 32.

TOEKOMST

Processen waar statusupdates richting burgers niet aan de orde zijn, worden waarschijnlijk niet in het zaaksysteem ondergebracht. Daarnaast blijkt de Standaard Zaak & DMS Service, de zogenaamde koningskoppeling, tussen het zaaksysteem en het DMS minder metadata te leveren dan gewenst is volgens het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden.

Om alle dossiers in het DMS volledig te kunnen ontsluiten, gaan ze die aan de achterkant van het zaaksysteem met Zaakgericht Archiveren blijven verrijken.”

DOWNLOAD CASE

Ontdek meer als deze case

Volgende stap in digitale transitie
Gemeente Best
Zaakgericht werken met Liber
Gemeente Ede
Digitaliseren van het besluitvormingsproces
Gemeente Beek