Serviceportaal
"Ik denk dat de eenvoud van MyCorsa NxT de laatste drempel slechtte voor de rest van de organisatie"
DOWNLOAD CASE

Maastricht University

Dots

Maastricht University prijkt al jaren bovenaan de top drie van Nederlandse Universiteiten. Dit heeft primair te maken met de kwaliteit van het wetenschappelijk onderwijs aldaar. Net zo belangrijk is de manier waarop de diverse studies worden aangeboden: toegankelijk, klantvriendelijk en uitermate innovatief. Deze gebruikersgerichte houding werkt ook door naar de afdelingen van de universiteit.

Op tal van werkplekken binnen de universiteit circuleren enorme hoeveelheden documenten. Voor het optimaal beheersen hiervan is het document management systeem van BCT genaamd Corsa ingezet. Dit geldt zowel voor de inkomende, interne en uitgaande documenten. Inmiddels maken ongeveer 500 medewerkers binnen de universiteit gebruik van Corsa. Iedere gebruikersgroep kent een eigen  inrichting en flexibele user interface.

AANLEIDING

Maastricht University is de jongste universiteit van Nederland en is met haar 13.100 studenten en ruim 3.500 medewerkers nog steeds groeiende. Op tal van werkplekken binnen de universiteit circuleren enorme hoeveelheden documenten. Vanwege ruimtegebrek was het papieren archief met ruim 12.000 studentendossiers niet langer wenselijk. De vraag was hoe die enorme bulk aan studenteninformatie snel en betrouwbaar te digitaliseren.

AANPAK

Voor het optimaal beheersen van deze informatie is het document management systeem van BCT genaamd Corsa ingezet. Dit geldt zowel voor de inkomende, interne en uitgaande documenten.

De uitrol van Corsa wordt uitgevoerd door medewerkers van de afdeling ADP. Tijdens de intake worden de behoeften van de gebruikers geïnventariseerd. Op basis van analysis worden in overleg de specifieke wensen van de gebruikers bepaald en vertaald naar de inrichting in Corsa.

RESULTAAT

Inzet Corsa

Inmiddels is Corsa, naast het gebruik voor het centraal bestuursarchief, uitgerold naar alle faculteiten en servicecentra. De programmatuur draait op een centrale database en is voor 100% standaard. De inrichting van Corsa bij de faculteiten en servicecentra is voor 90% generiek. Het overige deel wordt flexibel ingericht, rekening houdend met de eigen identiteit van het lokale archief, de autorisatie van toegang hiertoe en op basis van de specifieke lokale wensen van de diverse gebruikers. Corsa biedt voldoende flexibiliteit om zo een groot draagvlak te creëren bij de gebruikers.

TOEKOMST

Implementatie van de centrale universitaire bestuurlijke processen in Corsa staat nog op het programma. Deze omvatten met name het agendabeheer. Tevens wordt gekeken om het gemeenschappelijk werken aan documenten te vereenvoudigen en te professionaliseren gedurende de creatiefase van het document middels document life cycle van Corsa

DOWNLOAD CASE
back to top