Serviceportaal
“Het is goed dat we deze volgende ontwikkelstap pas zetten nu we met Corsa/Archief assistent en Corsa/RMA adapter ons huis op orde hebben gebracht.”
DOWNLOAD CASE STUDY

Veelvoorkomende best-of-breed uitdaging opgelost bij gemeente Noordoostpolder

Dots

De gemeente Noordoostpolder stapte over van een all-in-one zaaksysteem naar een best-of-breed oplossing. Bij de implementatie van de nieuwe systemen stak een oud probleem de kop op: tussen de losse componenten werd onvoldoende metadata uitgewisseld.

Het maakte duurzaam digitaal archiefbeheer onmogelijk en was funest voor de doorzoekbaarheid van het nieuwe Corsa/DMS. BCT ontwikkelde samen met de gemeente de oplossing: De Corsa/Archief Assistent en de Corsa/RMA Adapter. Daarbij werd niet getornd aan de standaard Zaak- en Documentservices (ZSDMS) koppeling.

AANLEIDING

Geheel in lijn met de landelijke trend stapte de gemeente Noordoostpolder eind 2017, begin 2018 over van een all-in-one zaaksysteem (van Verseon) naar een best-of-breed oplossing. Centric mocht Key2Zaken implementeren. Voor het DMS werd gekozen voor Corsa van BCT die ook de Corsa-modules Bestuurlijke Besluitvorming en Bestuurlijke Opvolging leverde.

Veelvoorkomend probleem

Bij de implementatie bleek het onmogelijk voor het nieuwe DMS om alle relevante metadata uit het zaaksysteem op te halen. Het is een bekend probleem dat zowel bij all-in-one als bij best-of-breed oplossingen voorkomt. De oorzaak lag  deels bij de standaard ZSDMS koppeling die niet meewerkte en deels bij het nieuwe zaaksysteem.

Het ontbreken van veel relevante metadata zorgde er bij de gebruikers bovendien voor dat ze niet goed konden zoeken in Corsa.

AANPAK

BCT implementeerden de Corsa/Archief assistent die ze net voor een andere gemeente hadden ontwikkeld. Met deze oplossing werd het alvast mogelijk een beperkte set metadata uit het zaaksysteem automatisch aan de dossiers in Corsa toe te voegen.

Voor de ontbrekende zaakgegevens werd in de loop van 2018 gewerkt aan wat de Corsa/RMA adapter is gaan heten. Een eerste versie leverde nog niet alle gewenste metadata.  In goede samenwerking tussen de gemeente Noordoostpolder en BCT is de RMA adapter verder ontwikkeld.

RESULTAAT

De verbeterde Corsa/RMA adapter werd in juni 2019 opgeleverd en werkte volgens Dekker meteen boven verwachting. Hij is erg te spreken over  de samenwerking met BCT.

Dekker weet ook zeker dat de gebruikers blij zullen zijn met deze oplossing. Het is voor hen ontzettend makkelijk dat alle werkstromen die we gekoppeld hebben aan Corsa bevraagbaar zijn.

“Je ziet dat je tot mooie dingen kunt komen, wanneer je er samen aan gaat zitten en allebei een bepaald kennisniveau hebt.” Roy Dekker

TOEKOMST

Overbrengen naar een e-Depot

Nu de gemeente Noordoostpolder kan beschikken over doorzoekbare en duurzaam archiefwaardige zaakdossiers, kunnen Dekker en zijn team zich focussen op het volgende project, de koppeling van Corsa met het inmiddels geïmplementeerde e-depot.

DOWNLOAD CASE STUDY