SRON

SRON creëert met BCT een sterke basis voor financiële administratie

Bestellingen van radionucliden, wetenschappers die hun onderzoeksmaterialen liever vandaag dan morgen ontvangen en een factuuradministratie die tussen twee locaties verdeeld is; het SRON Netherlands Institute for Space Research is een bijzondere organisatie die vraagt om een specifieke oplossing voor de verwerking van bestellingen, reisaanvragen en facturen. Die heeft de organisatie gevonden in de oplossing voor digitale factuurverwerking van BCT.

“De belangrijkste reden om een aantal pro­cessen te digitaliseren was dat we ze sneller en gebruiksvriendelijker wilden maken,” zegt Annemieke Oehlen-Bürmann, control­ler bij SRON. Doordat de administratie verdeeld is over twee vestigingen bestond er een grote papieren factuurstroom tussen beide locaties. Daarnaast heeft het zelfge­bouwde bestelsysteem het einde van zijn mogelijkheden bereikt. Oehlen-Bürmann: “We wilden meer inzicht in uitstaande be­stellingen en het proces versnellen, want als een wetenschapper vandaag iets bestelt voor zijn onderzoek, dan heeft hij dat het liefst morgen in huis.”

Snoepwinkel

Toen SRON de aanvraag uitschreef, reali­seerde Oehlen-Bürmann zich dat het een complexe vraag was: “Een aantal processen is uniek voor onze organisatie. Op bestellin­gen van radioactieve stoffen is bijvoorbeeld een extra autorisatie benodigd om aan de wetgeving te voldoen.” Daarnaast werkt SRON met verschillende operating systems, zoals Linux, Windows en Mac. Ook was het essentieel dat er een goede integratie zou komen met het financiële systeem van AFAS Software. “We zagen meteen dat de oplossing Corsa/Invoice van BCT aan onze specifieke wensen tegemoet kon komen.

Stap voor stap

De nieuwe processen voor bestellingen, reisaanvragen en factuurverwerking werden eerst in een testomgeving opgezet. Na de tests volgde de introductie binnen de orga­nisatie. Oehlen-Bürmann: “We hebben dit bewust stapje voor stapje aangepakt. Iedere week gingen er weer een paar mensen over naar het nieuwe systeem. Bij de ingebruik­name kom je namelijk altijd weer dingen tegen en die zijn makkelijker aan te pakken als er pas een kleine groep mensen met het systeem werkt.”

Download deze case

Wilt u de gehele case lezen? Download dan deze case in pdf formaat. Het downloadformulier vindt u in het blauwe vlak op deze pagina.