Samenwerking aan totaaloplossing in bouwautomatisering

Partnerstory Van Meijel

Van Meijel, dé specialist in bouwautomatisering, heeft één doel: bouwbedrijven helpen te transformeren met een volledig digitaal ondersteund bouwproces. Vanuit de ‘bouwen kan simpeler’-overtuiging, wil het bedrijf waarde creëren voor de klant. Vanwege de digitalisering in de bouwwereld schakelde Van Meijel een partner in om hun software te verrijken met documentmanagement. In samenwerking met BCT groeide het productportfolio de afgelopen jaren uit van calculatiesoftware naar een volwaardig ERP inclusief een embedded documentmanagementsysteem.

Een gat in de markt

Het bedrijf had een sterke positie in de infra-markt met zijn calculatie-oplossing, maar door de jaren heen werd de vraag naar administratieve functionaliteiten en specifieke projectondersteuning breder. Er ontstond naast deze functionele uitbreiding op het gebied van ERP behoefte in de markt naar een oplossing voor het digitaal archiveren van documenten. De archiefkasten moesten gedigitaliseerd worden in een overzichtelijke database. Vincent van Mourik, Partner Manager bij Van Meijel: “Destijds waren we sterk aan het uitbreiden en waren we van calculatie-oplossing gegroeid naar een volwaardig ERP voor de Grond-, Weg- en Waterbouw en de Burger- en Utiliteitsbouw. We hadden echter geen tijd en kennis om zelf een documentmanagementsysteem te ontwikkelen. We zijn toen op zoek gegaan naar een partner.”

Eén van de selectiecriteria was dat ze niet met nieuwe technologie wilden gaan werken. Zelf gebruikten ze Progress. “Via Progress zijn we destijds bij BCT uitgekomen om ons van een documentmanagementsysteem te voorzien. Samen konden we goed inspelen op de behoefte van de markt.”

Uitbreiding van portfolio

“Het klikte goed met BCT, waardoor we direct aan de slag zijn gegaan“, aldus Van Mourik. “Gezamenlijk hebben we ons portfolio uitgebreid met een documentmanagementsysteem.” De technologie is naadloos geïntegreerd in hun eigen software. De interface van het ERP-systeem ligt bovenop de software van BCT. Klanten werken dus vanuit één herkenbare werkomgeving wat prettig is voor de gebruiker. Met het systeem kan men medewerkers – tot op individueel niveau – autoriseren om bepaalde documenten wel of juist niet aan te passen. Zo kan men ze de financiële afdeling autoriseren om facturen te bewerken, terwijl iemand van HR die facturen alleen kan bekijken in PDF-formaat. Van Mourik: “Het is ook mogelijk om iemand de toegang tot documenten volledig te weigeren als diegene daar niets mee te maken heeft. Dit draagt bij aan de informatiebeveiliging: alleen mensen die de informatie nodig hebben, mogen het inzien en eventueel bewerken. Een veilige gedachte.”

Van scannen naar herkennen

Na een aantal jaar succesvol samengewerkt te hebben, ontstond er een nieuwe behoefte vanuit Van Meijel: het scannen en digitaliseren van documenten bleek niet meer voldoende. Een volgende verbeterslag lag in het herkennen van documenten. Ralph Mastenbroek, Business Manager bij BCT: Hiervoor hebben we een serverbased capture-oplossing ontwikkeld: een tool voor het scannen, herkennen, classificeren én automatisch verwerken van documenten. Zo kunnen bijvoorbeeld facturen eenvoudig worden geëxtraheerd door onze software, die vervolgens worden verwerkt in het systeem van Van Meijel.”De oplossing is server-gebaseerd, waardoor de verwerking niet alleen snel, maar ook plaats- en tijdonafhankelijk gedaan kan worden. Uiteraard op een veilige manier, want BCT borgt tevens informatiebeveiliging met deze oplossing.

Totaaloplossing

Met de uitbreiding van het documentmanagementsysteem en de serverbased capture en extractie-oplossing heeft Van Meijel nu een totaaloplossing ten aanzien van informatiemanagement. Mastenbroek:“Met serverbased capture en factuurverwerking kunnen ze documenten digitaliseren, die beschikbaar worden gesteld binnen de oplossingen van Van Meijel en vervolgens weer gearchiveerd worden in het documentmanagementsysteem.” Bedrijven borgen hiermee de governance voor hun organisatie.

De oplossingen zijn allemaal naadloos geïntegreerd. Klanten van Van Meijel zijn nu in staat om alle benodigde informatie op het juiste moment op te vragen, en dat allemaal vanuit één omgeving. Of dit nu facturen, contracten of leveringsafspraken zijn. “Hiermee wordt de professional die de software gebruikt in zijn kracht gezet. Hij heeft alle benodigde informatie op het moment dat hij het nodig heeft beschikbaar”, aldus Mastenbroek.

Succesvolle samenwerking

Van Mourik over de samenwerking: “We werken samen sinds 2002, inmiddels al bijna 16 jaar. Die samenwerking verloopt erg prettig, want de DNA’s van onze bedrijven passen uitstekend bij elkaar . Sinds een aantal jaren hebben we structureel overleg waarin we bespreken wat we steeds weer opnieuw voor elkaar kunnen betekenen. Dat heeft ons partnership een extra boost gegeven.”

Mastenbroek valt bij: “We begrijpen elkaars bedrijfsfilosofie en de doelstellingen die we hebben. Wij weten precies wat Van Meijel doet en wat zij nodig hebben om hun eindklant optimaal te bedienen. Door dat wederzijdse begrip vullen we elkaar goed aan.”