Serviceportaal
Lees deze en andere interessante verhalen in ons BCT Infolutie magazine!
DOWNLOAD MAGAZINE

Purmerendse Scholengemeenschap verleidt medewerkers tot digitale documentatie

Dots

De Purmerendse Scholengroep bestaat uit zes scholen die samenwerken om een breed aanbod opleidingen en leerwegen in het voortgezet onderwijs in de regio Waterland te verzorgen. De scholen bieden openbaar en bijzonder onderwijs en hanteren elk een uiteenlopende pedagogische-didactische aanpak. De ruim 600 medewerkers zetten zich elke dag in om leerlingen onderwijs van hoogwaardige klasse te geven. Dat doen zij met innovatieve oplossingen. Zo heeft de coronacrisis ervoor gezorgd dat iedere school nu is uitgerust met een filmstudio. Daarmee blijft PSG weliswaar op school digitaal onderwijs aanbieden.

AANLEIDING

Zes scholen, samengevoegd om nog beter en passender onderwijs te bieden. Naast de samenvoeging van de organisaties en het opleidingsaanbod, vereiste dit ook het anders inrichten van de IT-infrastructuur. Tijdens dit project is de visie van Jan Buurkes, hoofd huisvesting en ondersteuning bij PSG, altijd geweest dat werken met IT makkelijk moet zijn voor de gebruiker. “Er was een waterdicht analoog archief, maar helaas niet makkelijk werkbaar. Terugzoeken vergde veel tijd. Een nieuw gedigitaliseerd archief was wenselijk.”

AANPAK

Medewerkers verleiden tot digitale documentatie

De belangrijke vereiste was een toekomstbestendige oplossing, waarin gegevens over 100 jaar nog steeds terug te vinden zijn. De solide basis die eenvoudig integreert met Word, Outlook en andere systemen moest aan nog een aantal andere wensen voldoen. Gebruiksgemak staat hoog in het vaandel, maar ook privacy moest te garanderen zijn. Kortom het verrichten van veel extra handelingen voor gebruikers was uit den boze. Buurkes: “Je moet mensen verleiden om ermee te werken. Waar ze nu alles in eigen mappen opslaan of delen via SharePoint komt daar een nieuw systeem bij. Dit nieuwe systeem moet daarom al terugkomen in de applicaties waarmee gewerkt wordt. Er mag geen drempel zijn om de oplossing te gebruiken.”

Vertrouwen en ontzorgen

“BCT was een van de weinige partijen die een product aanbiedt dat aan de wensen voldeed. We namen met onze keuze een gecalculeerd risico. BCT is een zakelijke partij, maar begrijpt gelukkig wel dat de scholenwereld anders werkt. Je voelt dat zij onze sector belangrijk vinden en er aandacht voor hebben, ondanks de wat kleinere budgetten ten opzichte van de zakelijke markt”, aldus Jan Buurkes. “Door het coronavirus hebben we de oplossing helaas niet vooraf live kunnen zien. Wel hebben we een aantal referenten gesproken en de oplossing online bekeken. Dat wekte vertrouwen, maar we hebben iets meer op ons onderbuikgevoel moeten vertrouwen dan we idealiter wilden. Gelukkig verloopt de implementatie uitstekend. Het product draait straks vlekkeloos in de BCTcloud. Ondanks dat we eerder al met vlag en wimpel waren geslaagd voor onafhankelijke securitytests geeft BCT een nog betere garantie op de veiligheid van onze gegevens. En ten slotte ontzorgt BCT ons op het gebied van het beheer”, vervolgt Buurkes.

RESULTAAT

Aanhaken en een verleidprogramma

Buurkes vertelt: “Iedereen moet blij en gelukkig worden van het nieuwe systeem. We hebben al vroeg gebruikers betrokken. Zelfs de meest kritische gebruikers hadden bij de eerste presentatie al niets te klagen. We waren overweldigd door de mogelijkheden, het gemak, de gedetailleerdheid en de simpelheid waarmee het moet werken. Om de oplossing tot een succes te maken hebben we samen met BCT een programma gemaakt om mensen te verleiden tot gebruik. We kijken er naar uit.“

Dankzij een goed voorwerk en een snelle implementatie was de Purmerendse Scholengemeenschap in staat snel feiten te creëren. Intussen maakt de klant met succes gebruik van onze oplossing Corsa Document routering in de BCTcloud.

DOWNLOAD MAGAZINE