Medewerkers verleiden tot digitale documentatie
De belangrijke vereiste was een toekomstbestendige oplossing, waarin gegevens over 100 jaar nog steeds terug te vinden zijn. De solide basis die eenvoudig integreert met Word, Outlook en andere systemen moest aan nog een aantal andere wensen voldoen. Gebruiksgemak staat hoog in het vaandel, maar ook privacy moest te garanderen zijn. Kortom het verrichten van veel extra handelingen voor gebruikers was uit den boze. Buurkes: “Je moet mensen verleiden om ermee te werken. Waar ze nu alles in eigen mappen opslaan of delen via SharePoint komt daar een nieuw systeem bij. Dit nieuwe systeem moet daarom al terugkomen in de applicaties waarmee gewerkt wordt. Er mag geen drempel zijn om de oplossing te gebruiken.”
Vertrouwen en ontzorgen
“BCT was een van de weinige partijen die een product aanbiedt dat aan de wensen voldeed. We namen met onze keuze een gecalculeerd risico. BCT is een zakelijke partij, maar begrijpt gelukkig wel dat de scholenwereld anders werkt. Je voelt dat zij onze sector belangrijk vinden en er aandacht voor hebben, ondanks de wat kleinere budgetten ten opzichte van de zakelijke markt”, aldus Jan Buurkes. “Door het coronavirus hebben we de oplossing helaas niet vooraf live kunnen zien. Wel hebben we een aantal referenten gesproken en de oplossing online bekeken. Dat wekte vertrouwen, maar we hebben iets meer op ons onderbuikgevoel moeten vertrouwen dan we idealiter wilden. Gelukkig verloopt de implementatie uitstekend. Het product draait straks vlekkeloos in de BCTcloud. Ondanks dat we eerder al met vlag en wimpel waren geslaagd voor onafhankelijke securitytests geeft BCT een nog betere garantie op de veiligheid van onze gegevens. En ten slotte ontzorgt BCT ons op het gebied van het beheer”, vervolgt Buurkes.
