Grip op informatiehuishouding

AZ Sint-Lucas

Tegen 2018 hoopt het Gentse AZ Sint-Lucas volledig papierarm te werken dankzij een ambitieus digitaliseringstraject. Overvolle archiefruimtes en inefficiënte papierstromen waren de directe aanleiding. Door intern via elektronische documenten te werken wil het ziekenhuis de administratie stroomlijnen en werkingskosten drukken.

Het ziekenhuis koos BCT, de aanbieder van het document management systeem Corsa, om alle ingaande documenten digitaal te registreren en te beheren, alsook om de archieven te digitaliseren.

AANLEIDING

Overvolle archiefruimtes

Het Gentse AZ Sint-Lucas is het tweede grootste ziekenhuis van de Arteveldestad. Het AZ heeft zo’n 2.300 medewerkers en 40 medische afdelingen. Anneliese van Egghen, Projectmanager IT en verantwoordelijke voor de digitalisering: “Onze archiefkasten zaten overvol en we hadden geen plaats meer voor nieuwe. Aangezien het ziekenhuis toch al bezig was met digitalisering met het nieuwe Centraal Elektronisch Patiëntendossier (CEPD), werd beslist om die lijn door te trekken.” In plaats van voor nieuwe archiefruimte, koos het ziekenhuis voor doorgedreven digitalisering via een centraal document management systeem.

AANPAK

Een ervaren partner

In 2010 stelde het AZ een lastenboek op met drie grote gunningscriteria: prijs, functionaliteit en vertrouwen. Daarnaast moest de oplossing aan de wettelijke eisen rondom archivering in de medische sfeer voldoen. Van Egghen: “We hebben voor dit project zo’n veertig leveranciers uitgenodigd waarvan er zes een offerte mochten indienen. Hierop volgde een strenge selectieprocedure die twee jaar zou duren. Uiteindelijk hebben we voor de diensten van BCT gekozen. Doorslaggevend waren hun openheid, marktervaring en de sterke prijs/kwaliteitverhouding.”

RESULTAAT

Een kleinere papierberg

Corsa zorgt voor de aanmaak van de elektronische documenten voor het eHealth-platform. Elke afdeling krijgt een scanstation dat alle inkomende documenten onmiddellijk digitaliseert en registreert in Corsa. De gescande documenten worden vervolgens direct aan het juiste werkproces gekoppeld.

Naar een vlottere boekhouding

De Boekhouding van AZ Sint-Lucas zal Corsa/Invoice, BCT’s oplossing voor digitale factuurverwerking, gebruiken om hun processen te verbeteren. Eerst worden alle inkomende facturen gescand en automatisch herkend door Corsa. Dan worden de betalingsgegevens voorgeregistreerd in SAP en gaat het document automatisch digitaal naar de personen die de factuur moeten goedkeuren

Eén medisch dossier per patiënt

De digitalisering zal de medische afdeling een sterk gestroomlijnde administratieve workflow bieden. Als een patiënt binnen komt, wordt een sticker met een barcode aan het dossier toegevoegd en gelijk ingescand. De oplossing van BCT voegt het document dan automatisch toe aan het overkoepelende CEPD van de patiënt

TOEKOMST

Een volledige papierarme werking

Het AZ Sint-Lucas wil het volledige digitaliseringsproject in mei 2014 afgerond hebben. Alle informatiestromen in de organisatie moeten op dat moment digitaal verlopen via Corsa. De oplossing van BCT zal daarnaast tientallen automatische workflows bevatten, een dozijn servers, een 40-tal kleine scanners en twee grote scanstations. Het absolute einddoel van het AZ Sint-Lucas is om in 2018 volledig papierarm te werken.