Gemeente Veere

Grip op financiële verplichtingen

Dat je met een goede verplichtingenadministratie meer grip hebt op je uitgaande geldstromen hoefde BCT niet uit te leggen aan de gemeente Veere. De Zeeuwen hielden hun verplichtingen al bij in een financiële applicatie. Het grote nadeel was dat iedereen met dat pakket moest leren werken. Voor meer gebruiksgemak implementeerde Veere begin dit jaar, als eerste in Nederland, de nieuwe BCT-oplossing Verplichtingenadministratie. Notificaties over verplichtingen komen bij alle medewerkers geautomatiseerd binnen in de digitale werkvoorraad.

“Die digitale werkvoorraad noemen we binnen Veere het ‘Corsa-bakje’, legt Hoofd Bedrijfsvoering Geert Ridderbos uit. De bijnaam verwijst naar de BCT-oplossingen waarmee de gemeente de afgelopen tien jaar zijn documentstromen heeft gedigitaliseerd. Het begon ooit met BCT’s oplossing Invoice voor digitaal factureren. Niet veel later volgde de implementatie van het Document Management Systeem. Twee jaar geleden schafte Veere ook de oplossing Contractmanagement aan.

Gebruiksgemak dankzij verplichtingenadministratie

En nu dus de Verplichtingenadministratie. De belangrijkste reden om gebruik te gaan maken van de oplossing van BCT is volgens Ridderbos het gebruiksgemak. Medewerkers hoeven geen aparte applicatie meer te starten. “En vooral voor collega’s die weinig met verplichtingen werken, scheelt het veel gedoe”, zegt Ridderbos. “Die hoeven niet meer naar de handleiding te grijpen.” De verplichtingen-notificaties komen nu gewoon binnen in de voor iedereen vertrouwde BCT werkomgeving. Ridderbos: “Dat geeft rust bij medewerkers.”

Goed budgetbeheer

Het grote voordeel van een digitale verplichtingenadministratie is volgens Ridderbos de mogelijkheid tot beter budgetbeheer. “Door de koppeling met het financiële systeem stel je het budget bij op het moment dat je de verplichting aangaat en niet pas wanneer de factuur komt”, legt Ridderbos uit. “Je weet natuurlijk wel dat rekening eraan komt, maar dat kan soms wel een half jaar duren.” Dankzij de verplichtingenadministratie heeft Veere een up-to-date overzicht van de gemaakte en toekomstige betalingen.

Download deze case

Wilt u de gehele case lezen? Download dan deze case in pdf formaat. Het downloadformulier vindt u in het blauwe vlak op deze pagina.