Serviceportaal
Behoefte aan efficiency en overzicht bij bestuurlijke opvolging? Lees dan de brochure Grip op bestuurlijke opvolging.
DOWNLOAD BROCHURE

Gemeente Noordoostpolder zet in op efficiency, transparantie en compliance

Dots

Gemeente Noordoostpolder maakt werk van innovatie. Met Corsa Bestuurlijke Besluitvorming en Opvolging realiseerde de gemeente een flexibel platform dat efficiënte processen en optimale informatievoorziening koppelt aan daadkrachtig besturen.

 

Roy Dekker & André Kappert

André Kappert heeft een lange staat van dienst bij de gemeente Noordoostpolder (Flevoland, ruim 46.000 inwoners). Hij heeft de digitalisering van processen en informatiestromen van dichtbij meegemaakt. Hij is ook nauw betrokken bij het substitutiedossier; het proces dat ertoe leidt dat de gemeente fysieke documenten mag verwijderen en kan bouwen op digitale dossiers.

 

Inmiddels werkt Kappert als adviseur zaakgericht werken aan de optimalisatie van de dienstverlening van de gemeente aan burger en bedrijven. In overleg met proceseigenaren worden interne processen gestroomlijnd, zodat processen tijdig en transparant kunnen worden doorlopen.

“En zodat medewerkers en bestuur efficiënt en prettig kunnen werken”, voegt Kappert eraan toe. “Veel informatie hebben we al digitaal beschikbaar. Bovendien hebben we een vastgesteld Handboek Vervanging en bijbehorend vervangingsbesluit waardoor we vanaf 2014 uitsluitend een digitaal archief opbouwen. Post gaat ook digitaal de organisatie in. Daarmee leggen we de basis voor het verder uitrollen van zaakgericht werken, waarmee we burgers en bedrijven in staat stellen al hun aanvragen, transacties en correspondentie te volgen. Een optimale informatievoorziening speelt daarbij een essentiële rol.”“Veel informatie hebben we al digitaal beschikbaar. Bovendien hebben we een vastgesteld Handboek Vervanging en bijbehorend vervangingsbesluit waardoor we vanaf 2014 uitsluitend een digitaal archief opbouwen. Post gaat ook digitaal de organisatie in. Daarmee leggen we de basis voor het verder uitrollen van zaakgericht werken, waarmee we burgers en bedrijven in staat stellen al hun aanvragen, transacties en correspondentie te volgen. Een optimale informatievoorziening speelt daarbij een essentiële rol.”“En zodat medewerkers en bestuur efficiënt en prettig kunnen werken”, voegt Kappert eraan toe. “Veel informatie hebben we al digitaal beschikbaar. Bovendien hebben we een vastgesteld Handboek Vervanging en bijbehorend vervangingsbesluit waardoor we vanaf 2014 uitsluitend een digitaal archief opbouwen. Post gaat ook digitaal de organisatie in. Daarmee leggen we de basis voor het verder uitrollen van zaakgericht werken, waarmee we burgers en bedrijven in staat stellen al hun aanvragen, transacties en correspondentie te volgen. Een optimale informatievoorziening speelt daarbij een essentiële rol.”

Aanleiding

Een van de processen die onder de loep is gelegd in het kader van verdergaande optimalisering en digitalisering is de bestuurlijke besluitvorming. Dit proces is bij een gemeente behoorlijk complex, omdat verschillende medewerkers uit uiteenlopende lagen van de organisatie erbij betrokken zijn. Zo ook bij de gemeente Noordoostpolder.

“Je werkt toe naar een systeem waarin taken in een logische workflow door de organisatie gaan. Efficiënt, zodat deadlines worden gehaald en procedures goed worden gevolgd. En transparant, enerzijds zodat het bestuur inzicht heeft in de voortgang en tijdig kan ingrijpen. Anderzijds om verantwoording te kunnen afleggen over de procesgang. Een correcte en complete informatievoorziening én een vlotte en transparante voortgang zijn dus essentieel”, legt Kappert uit.

Dit sluit nauw aan bij het gedachtegoed van BCT, dat doelgroepgerichte oplossingen in dit spectrum ontwikkelt.

Het systeem dat de gemeente Noordoostpolder tot voor kort hiervoor inzette, voldeed niet meer aan de verwachtingen. Een aanbesteding volgde, waarin BCT de boventoon voerde. Roy Dekker, onder andere verantwoordelijk voor functioneel beheer in het gemeentehuis te Emmeloord, geeft aan dat gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit hoog op de wensen- en eisenlijst stonden.

“Flexibiliteit is van belang om niet alleen eenvoudig processen aan te kunnen passen als dat nodig is, maar ook om te kunnen meegroeien met de organisatie. Over 5 jaar moet de nieuwe oplossing ook nog voldoen. Tevens hechtten we veel waarde aan een systeem dat modulair is opgebouwd. Wij werken grotendeels ketengericht en dat betekent dat je veel moet koppelen met en tussen applicaties. Denk hierbij aan een zaaksysteem, een raadsinformatiesysteem of een documentcreatietool. Dan zoek je dus een oplossing die eenvoudig is te integreren, zonder voortdurend veel tijd kwijt te zijn met het onderhouden van koppelingen.”

Aanpak

Na een zorgvuldige selectie bleek Corsa Bestuurlijke Besluitvorming van BCT de geschetste voorwaarden het beste in te vullen. Een belangrijk pluspunt is het feit dat deze oplossing garant staat voor een gepersonaliseerde werkomgeving die medewerkers de juiste taken en bijbehorende informatie aanreikt. De interfaces zijn gebruikersvriendelijk, in die zin dat de procesgang duidelijk is en logisch in elkaar zit. Bestuurlijke besluitvorming bij de gemeente Noordoostpolder verloopt nu als volgt. Medewerkers bereiden een nota of een voorstel voor dat richting Burgermeester en Wethouders moet. Vaak gaan deze documenten gepaard met bijlagen zoals adviezen. Voordat dit bij het College komt, gaat het eerst naar de manager voor akkoord. Vervolgens is het aan de gemeentesecretaris en de bestuurlijke ondersteuning om het op de agenda van het wekelijkse collegeberaad te zetten. Gedurende dit proces kan eenvoudig een stap worden teruggezet; ook hier is flexibiliteit het sleutelwoord. Wanneer een besluit genomen is, worden de stukken automatisch in PDF/a formaat weggeschreven in het archief.

Resultaat

Kappert: “Corsa Bestuurlijke Besluitvorming zorgt voor de digitalisering van het complete bestuurlijke besluitvormingsproces. Documenten, stappen, acties en besluiten worden digitaal vastgelegd. Waar we naartoe willen is transparantie in de bestuurlijke besluitvorming zodat we efficiënter kunnen werken en compliant zijn voor verschillende wet- en regelgeving. Tevens zorgen we ervoor dat de gemeentelijke organisatie altijd verantwoording kan afleggen over genomen besluiten.”

“Daar komt bij”, vult Dekker aan, “dat we zelf procedures kunnen bouwen en de applicatie zo naar onze eigen inzichten kunnen inrichten. Wij delen de filosofie van BCT, dat meer denkt in termen van open platforms en van samenwerking. Dat past bij de manier waarop wij werken en hoe wij naar ICT-oplossingen kijken. De implementatie van Corsa Bestuurlijke Besluitvorming verliep dan ook geheel volgens planning. Beleidsmedewerkers, managers en de secretaris zijn nauw bij de invoering betrokken geweest en zijn zeer tevreden met de nieuwe manier van werken. Dat wil niet zeggen dat we niet tegen problemen aan zijn gelopen, maar deze werden wel correct opgelost.”

Bestuurlijke opvolging

In het verlengde van de bestuurlijke besluitvorming pakte de gemeente Noordoostpolder ook de opvolging aan. Kappert geeft aan dat dit voorheen goed te omschrijven was als een grote verzamelbak met vragen, toezeggingen, moties en amendementen vanuit de gemeenteraad. Het was voor de griffie, die de raad in al zijn taken ondersteunt, lastig om termijnen, voortgang en informatievoorziening te bewaken. Vaak wordt dit opgelost met Excel-lijstjes, die een eigen leven gaan leiden in een organisatie. Van versiebeheer is dan geen sprake en medewerkers raken het overzicht kwijt. De gemeente Noordoostpolder zorgt er nu met Corsa Bestuurlijke Opvolging van BCT voor dat alle verzoeken van – en toezeggingen aan de raad worden geregistreerd en vervolgens worden uitgezet in de ambtelijke organisatie voor tijdige opvolging. Al deze stappen zijn geautomatiseerd en hiermee houdt de griffier het overzicht en inzicht.

Toekomst

Nu Bestuurlijke Besluitvorming en Opvolging goed zijn geregeld, kunnen collega’s meer worden aangespoord op deadlines.

Kappert: “Omdat nu alle stappen zo helder zijn en voortgang nauwkeurig gepland kan worden, kun je steeds beter in kaart brengen wat je moet doen om een stuk op een bepaalde datum in het college te hebben. We kunnen als organisatie in de toekomst nog stappen zetten door aanvullende componenten die aansluiten op besluitvorming en opvolging – zoals bestuurlijke planning – verder te digitaliseren. In dit opzicht verwachten wij ook de nodige kennis en tools aangereikt te krijgen van BCT. De samenwerking verloopt heel goed en dat schept veel vertrouwen voor de toekomst.”

DOWNLOAD BROCHURE