Een van de processen die onder de loep is gelegd in het kader van verdergaande optimalisering en digitalisering is de bestuurlijke besluitvorming. Dit proces is bij een gemeente behoorlijk complex, omdat verschillende medewerkers uit uiteenlopende lagen van de organisatie erbij betrokken zijn. Zo ook bij de gemeente Noordoostpolder.
“Je werkt toe naar een systeem waarin taken in een logische workflow door de organisatie gaan. Efficiënt, zodat deadlines worden gehaald en procedures goed worden gevolgd. En transparant, enerzijds zodat het bestuur inzicht heeft in de voortgang en tijdig kan ingrijpen. Anderzijds om verantwoording te kunnen afleggen over de procesgang. Een correcte en complete informatievoorziening én een vlotte en transparante voortgang zijn dus essentieel”, legt Kappert uit.
Dit sluit nauw aan bij het gedachtegoed van BCT, dat doelgroepgerichte oplossingen in dit spectrum ontwikkelt.
Aanbesteding
Het systeem dat de gemeente Noordoostpolder tot voor kort hiervoor inzette, voldeed niet meer aan de verwachtingen. Een aanbesteding volgde, waarin BCT de boventoon voerde. Roy Dekker, onder andere verantwoordelijk voor functioneel beheer in het gemeentehuis te Emmeloord, geeft aan dat gebruikersvriendelijkheid en flexibiliteit hoog op de wensen- en eisenlijst stonden.
“Flexibiliteit is van belang om niet alleen eenvoudig processen aan te kunnen passen als dat nodig is, maar ook om te kunnen meegroeien met de organisatie. Over 5 jaar moet de nieuwe oplossing ook nog voldoen. Tevens hechtten we veel waarde aan een systeem dat modulair is opgebouwd. Wij werken grotendeels ketengericht en dat betekent dat je veel moet koppelen met en tussen applicaties. Denk hierbij aan een zaaksysteem, een raadsinformatiesysteem of een documentcreatietool. Dan zoek je dus een oplossing die eenvoudig is te integreren, zonder voortdurend veel tijd kwijt te zijn met het onderhouden van koppelingen.”
