Gemeente Nijmegen

Bulkverwerking van formulieren

Hoe kunnen we de administratieve verwerking van de duizenden formulieren die we maandelijks ontvangen zo simpel en efficiënt mogelijk maken? Dat is wat gemeente Nijmegen zich een paar jaar geleden afvroeg. De gemeente koos voor de formulierherkenningsoplossing van BCT, die zorgt voor het scannen, herkennen, beoordelen en doorsturen van binnenkomende formulieren. De software wordt inmiddels ook gebruikt voor bulkaanschrijvingen en factuurverwerking. Het resultaat is een volledig geautomatiseerde formulierherkenning, waardoor de administratieve last bij onder andere Sociale Zaken tot een minimum is beperkt.

Elke gemeente en (semi)overheidsinstelling heeft te maken met formulieren: van aanvragen en meldingen tot facturen en vragenlijsten. Ook al wordt de wereld steeds digitaler, organisaties zoals gemeenten zijn verplicht om (ook) papieren communicatie met hun burgers en bedrijven in stand te houden. En dat betekent het verwerken van een enorme stapel papier.

Ruim 5.000 formulieren

Michel Kerkhoff, senior applicatiebeheerder generieke applicaties bij gemeente Nijmegen, weet dit als geen ander: “Bijstandsgerechtigden moeten bij ons elke maand een verklaring toesturen waaruit blijkt dat ze nog recht hebben op de uitkering. Dat betekent dat we elke maand in één week ruim 5.000 standaard formulieren binnen krijgen.” Sinds enkele jaren werkt gemeente Nijmegen met de data-extractieoplossing van BCT om deze piek aan formulierverwerking op te vangen. “We waren destijds al bezig met de implementatie van Corsa voor digitale werkprocessen en DMS. Het was logisch om ook voor de herkenningssoftware van BCT te kiezen”, vertelt Kerkhoff.

Automatische beoordeling

Bij gemeente Nijmegen werkt de oplossing als volgt: op het moment dat alle formulieren binnenkomen, worden ze gebundeld en gescand. De software leest vervolgens de data uit en zet de formulieren door naar het automatische beoordelingsproces in Corsa. Kerkhoff legt uit: “Het gaat om een vragenlijst met vaste velden, waar in de meeste gevallen niets mee hoeft te gebeuren omdat de situatie van de betreffende persoon onveranderd is.”

Download deze case

Wilt u de gehele case lezen? Download dan deze case in pdf formaat. Het downloadformulier vindt u in het blauwe vlak op deze pagina.