Serviceportaal
"Digitalisering was voor ons een voorwaarde om de nieuwe organisatie goed vorm te geven"
DOWNLOAD CASE

Corsa verbetert efficiëntie

Dots

Veiligheidsregio Zeeland, het orgaan voor fysieke veiligheid, rampenbestrijding en crisisbeheersing in Zeeland, heeft onlangs de implementatie van het document management systeem Corsa succesvol afgerond. De organisatie staat aan de vooravond van een grote reorganisatie, waarbij de twaalf gemeentelijke brandweerkorpsen in Zeeland officieel onderdeel worden van de veiligheidsregio. De organisatie wordt daarmee aanzienlijk groter en complexer. “Digitalisering was voor ons een voorwaarde om de nieuwe organisatie goed vorm te geven”, aldus projectleider Martin Troost.

AANLEIDING

De Veiligheidsregio Zeeland, opgericht in 2006, is een organisatie die verantwoor­delijk is voor de activiteiten van de brand­weerzorg, de Geneeskundige Hulpverle­ningsorganisatie in de Regio (GHOR), de Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland (GMZ) en de rampenbestrijding- en crisisbe­heersingsteams.

Complexe organisatie

De integratie van alle lokale brandweer­medewerkers heeft een grote invloed op de organisatiestructuur van de veiligheidsregio. De organisatie krijgt een behoorlijk com­plex karakter en verwacht het tienvoudige aan informatie en documenten. Dat kan een behoorlijke extra kostenpost opleveren als je daar niet efficiënt mee omgaat. Terwijl be­zuinigen en voorzichtig omgaan met gemeen­telijke subsidies juist in deze tijd belangrijk zijn. Daarom vonden we het noodzakelijk om de poststromen en interne werkprocessen kritisch onder de loep te nemen.

AANPAK

Slimme automatisering

Al snel keek de Veiligheidsregio Zeeland naar de mogelijkheden van een uitgebreid document management systeem. Dat werd onder andere ingegeven door de geografische ligging van de regio. Met zo’n 65 uitruklocaties voor de brandweer en meerdere hoofdlocaties is het zeer kostbaar om bijvoorbeeld poststukken op tijd bij de juiste persoon te krijgen. Met behulp van slimme automatisering kunnen we deze regionale spreiding prima oplossen.

Vertrouwen

Tijdens het selectietraject sprak Troost onder andere met de Zeeuwse gemeenten over hun ervaringen met verschillende softwarepakketten. BCT was een van de partijen die veel genoemd werd. De veiligheidsregio nodigde verschillende aanbieders uit voor een presentatie, waarna werd gekozen voor Corsa. “BCT heeft veel ervaring met gemeenten, regionale overheden en ketenpartners uit de veiligheidsregio, ook in Zeeland. Dat gaf vertrouwen dat ze onze organisatie en onze werkprocessen goed konden doorgronden.”

RESULTAAT

Meer grip

De veiligheidsregio zet Corsa in eerste instantie in om de post- en documentstromen in de nieuwe organisatie te digitaliseren. Ook interne documenten, zoals beleidsnotities, gaan via een workflow de organisatie in. Op deze manier zien behandelaars altijd de laatste versie van een document en is het duidelijk wie wanneer een stuk moet accorderen.

Nu de implementatie – binnen vier maanden – is afgerond verwacht men veel van de nieuwe manier van werken: “Geen documenten die kwijt raken of te laat worden behandeld en meer overzicht voor de medewerkers. Daarmee hebben we meer grip op de werkprocessen.

Dat zorgt niet alleen voor een efficiëntere manier van werken, maar bespaart direct kosten voor de veiligheidsregio.

TOEKOMST

In de toekomst kijkt Veiligheidsregio Zeeland naar koppelingen met bijvoorbeeld het financiële systeem en de HRM-dossiers.

DOWNLOAD CASE