Bulkverwerking van formulieren

Gemeente Nijmegen

Hoe kunnen we de administratieve verwerking van de duizenden formulieren die we maandelijks ontvangen zo simpel en efficiënt mogelijk maken? Dat is wat gemeente Nijmegen zich een paar jaar geleden afvroeg. De gemeente koos voor de formulierherkenningsoplossing van BCT, die zorgt voor het scannen, herkennen, beoordelen en doorsturen van binnenkomende formulieren. De software wordt inmiddels ook gebruikt voor bulkaanschrijvingen en factuurverwerking.

Het resultaat is een volledig geautomatiseerde formulierherkenning, waardoor de administratieve last bij onder andere Sociale Zaken tot een minimum is beperkt.

AANLEIDING

Ruim 5.000 formulieren per maand

Elke gemeente en (semi)overheidsinstelling heeft te maken met formulieren: van aanvragen en meldingen tot facturen en vragenlijsten. Ook al wordt de wereld steeds digitaler, organisaties zoals gemeenten zijn verplicht om (ook) papieren communicatie met hun burgers en bedrijven in stand te houden. En dat betekent het verwerken van een enorme stapel papier. De gemeente Nijmegen krijgt elke maand in één week ruim 5.000 standaard formulieren binnen.

AANPAK

Sinds enkele jaren werkt gemeente Nijmegen met de data-extractieoplossing van BCT om deze piek aan formulierverwerking op te vangen. “We waren destijds al bezig met de implementatie van Corsa voor digitale werkprocessen en DMS. Het was logisch om ook voor de herkenningssoftware van BCT te kiezen” vertelt Michel Kerkhofs , senior applicatiebeheerder generieke applicaties bij gemeente Nijmegen.

RESULTAAT

Automatische beoordeling

Op het moment dat alle formulieren binnenkomen, worden ze gebundeld en gescand. De software leest vervolgens de data uit en zet de formulieren door naar het automatische beoordelingsproces in Corsa.

Minder handmatige acties

In zo’n 30 procent van de gevallen is er iets afwijkends aan de hand. Het systeem beoordeelt waar het formulier dan naartoe gaat.

Bulkaanschrijvingen

Gemeente Nijmegen gebruikt de oplossing van BCT ook voor zogenaamde bulkaanschrijvingen, waarbij de gemeente in één keer een groot aantal brieven uitstuurt om iets te veriëren.