AZ Sint-Lucas

Grip op informatiehuishouding bij AZ Sint-Lucas

Tegen 2018 hoopt het Gentse AZ Sint-Lucas volledig papierarm te werken dankzij een ambitieus digitaliseringstraject. Overvolle archiefruimtes en inefficiënte papierstromen waren de directe aanleiding. Door intern via elektronische documenten te werken wil het ziekenhuis de administratie stroomlijnen en werkingskosten drukken. Het ziekenhuis koos BCT, de aanbieder van het document management systeem Corsa, om alle ingaande documenten digitaal te registreren en te beheren, alsook om de archieven te digitaliseren.

Overvolle archiefruimtes

Het Gentse AZ Sint-Lucas is het tweede grootste ziekenhuis van de Arteveldestad. Het AZ heeft zo’n 2.300 medewerkers en 40 medische afdelingen. Anneliese van Egghen, Projectmanager IT en verantwoordelijke voor de digitalisering: "Onze archiefkasten zaten overvol en we hadden geen plaats meer voor nieuwe. Aangezien het ziekenhuis toch al bezig was met digitalisering met het nieuwe Centraal Elektronisch Patiëntendossier (CEPD), werd beslist om die lijn door te trekken." In plaats van voor nieuwe archiefruimte, koos het ziekenhuis voor doorgedreven digitalisering via een centraal document management systeem.

Een ervaren partner

In 2010 stelde het AZ een lastenboek op met drie grote gunningscriteria: prijs, functionaliteit en vertrouwen. Daarnaast moest de oplossing aan de wettelijke eisen rondom archivering in de medische sfeer voldoen. Van Egghen: “We hebben voor dit project zo’n veertig leveranciers uitgenodigd waarvan er zes een offerte mochten indienen. Hierop volgde een strenge selectieprocedure die twee jaar zou duren. Uiteindelijk hebben we voor de diensten van BCT gekozen. Doorslaggevend waren hun openheid, marktervaring en de sterke prijs/kwaliteitverhouding.”

Download deze case

Wilt u de gehele case lezen? Download dan deze case in pdf formaat. Het downloadformulier vindt u in het blauwe vlak op deze pagina.