Aventus, een van de grootste opleidingscentra in de stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen, werkt alleen nog maar met digitale studentendossiers. De onderwijsinstelling vroeg BCT en Educus om een koppeling te realiseren tussen BCT’s EIM systeem en studentregistratiesysteem EduArte KRD. Hiermee zorgt Aventus voor een snellere en efficiëntere administratie.
De onderwijsinstelling zag de complexiteit van documenten en dossiers in rap tempo toenemen. “We moesten steeds meer vastleggen, rapporteren en verantwoorden. Hierdoor werden de studentendossiers omvangrijker en dat legde een behoorlijke druk op de administratie”, licht Dusink toe. Een meer directe aanleiding was de verhuizing naar het gebouw waar alle Apeldoornse opleidingen – voorheen apart gehuisvest – werden ondergebracht. Dusink: “Aangezien de vierkante meterprijs van de nieuwbouw erg hoog is, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te schonen en extern op te slaan. Maar dat is ook niet altijd even praktisch als je oudere stukken moet raadplegen.”
Aventus besloot om een grote professionaliseringsslag te maken. “We hebben onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. We hebben gekeken naar diverse archieven en systemen. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendossiers en inkomende facturen.
De volgende stap was het digitaliseren van de studentendossiers. Een essentieel onderdeel van het project betrof de koppeling met het studentregistratiesysteem waar Aventus mee werkt. Het kernregistratiesysteem EduArte KRD (Kernregistratie Deelnemers) werd speciaal ontwikkeld voor een aantal samenwerkende ROC’s, waaronder Aventus. In totaal worden 75% van alle MBO studenten in EduArte KRD geregistreerd.
