Aventus

Aventus gaat ruim 11.000 studentendossiers beheren

Aventus, een van de grootste opleidingscentra in de stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen, werkt alleen nog maar met digitale studentendossiers. De onderwijsinstelling vroeg BCT en Educus om een koppeling te realiseren tussen BCT's EIM systeem en studentregistratiesysteem EduArte KRD. Hiermee zorgt Aventus voor een snellere en efficiëntere administratie. “Dat brengt niet alleen het serviceniveau richting student omhoog, maar betekent ook dat we correcte en volledige studentendossiers tijdig kunnen aanleveren voor de bekostiging”, vertelt Roy Dusink, hoofd automatisering van Aventus. Het digitaliseren van alle fysieke dossiers is op dit moment in volle gang.

Al in 2009 koos Aventus, dat ruim 200 mbo-opleidingen aanbiedt aan zo’n 11.000 studenten, voor het document management systeem van BCT, Corsa. De onderwijsinstel­ling zag de complexiteit van documenten en dossiers in rap tempo toenemen. “We moesten steeds meer vastleggen, rapporte­ren en verantwoorden. Hierdoor werden de studentendossiers omvangrijker en dat legde een behoorlijke druk op de administratie”, licht Dusink toe. Een meer directe aanleiding was de verhuizing naar het gebouw waar alle Apeldoornse opleidingen – voorheen apart gehuisvest – werden ondergebracht. Dusink: “Aangezien de vierkante meterprijs van de nieuwbouw erg hoog is, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te scho­nen en extern op te slaan. Maar dat is ook niet altijd even praktisch als je oudere stukken moet raadplegen.” Aventus besloot om een grote professionaliseringsslag te maken. “We hebben onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. We hebben gekeken naar diverse archieven en systemen. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendos­siers en inkomende facturen.”

EduArte KRD

De volgende stap was het digitaliseren van de studentendossiers. Een essentieel onderdeel van het project betrof de koppeling met het studentregistratiesysteem waar Aventus mee werkt. Het kernregistratiesysteem EduArte KRD (Kernregistratie Deelnemers) werd speciaal ontwikkeld voor een aantal samen­werkende ROC’s, waaronder Aventus. In totaal worden 75% van alle MBO studenten in EduArte KRD geregistreerd.

Download deze case

Wilt u de gehele case lezen? Download dan deze case in pdf formaat. Het downloadformulier vindt u in het blauwe vlak op deze pagina.