Het Alfa-college heeft verschillende initiatieven ontplooid om ondersteunende processen te optimaliseren. Hans Swart heeft een begin gemaakt met digitale factuurverwerking van inkoopfacturen.
Tot voor kort verliepen sommige processen bij het Alfa-college nog langs traditionele weg, bijvoorbeeld via een fysieke interne poststroom. “Dat was tijdrovend en foutgevoelig en dat kun je je eigenlijk niet permitteren. Als oplossing denk je al snel aan het digitaliseren van documenten en processen.
Het uitgangspunt is altijd dat uiteindelijk de student er iets van moet merken. Indien het ondersteunende proces efficiënter wordt uitgevoerd, kunnen er meer middelen naar het onderwijs worden overgeheveld. Daarnaast hebben we ons voor ogen gehouden dat digitalisering ertoe moest leiden dat we documenten goed konden vastleggen, dus veilig en volgens wet- en regelgeving. Maar ook dat we die digitale documenten weer snel terug konden vinden.
De oplossing waar het Alfa-college na een aanbestedingsprocedure voor heeft gekozen, bestaat uit een DMS systeem, het factuurverwerkingsprogramma Corsa/Invoice en als aanvulling hierop Corsa/E-Invoice 2.0. Met deze laatste applicatie is het mogelijk om ook direct digitale en gedigitaliseerde facturen geautomatiseerd in ontvangst te nemen en te verwerken. De software matcht de binnenkomende facturen en verzorgt de routering, codering en accordering van inkomende facturen. De facturen worden tot slot betaalbaar gesteld in het financiële boekhoudsysteem
