Alfa-College

Digitale factuurverwerking als vliegwiel

Om zoveel mogelijk middelen aan het onderwijs te kunnen besteden, heeft het Alfa-college verschillende initiatieven ontplooid om ondersteunende processen te optimaliseren. Onder begeleiding van Hans Swart werd een begin gemaakt met digitale factuurverwerking van inkoopfacturen. Het succes dat het Alfa-college hiermee heeft behaald, dient als een vliegwiel om digitalisering verder uit te rollen.

Tot voor kort verliepen sommige processen bij het Alfa-college nog langs traditionele weg, bijvoorbeeld via een fysieke interne poststroom. “Dat was tijdrovend en foutgevoelig en dat kun je je eigenlijk niet permitteren. Als oplossing denk je al snel aan het digitaliseren van documenten en processen. Maar digitaliseren is niet het doel; het uitgangspunt is altijd dat uiteindelijk de student er iets van moet merken. Indien het ondersteunende proces efficiënter wordt uitgevoerd, kunnen er meer middelen naar het onderwijs worden overgeheveld. Daarnaast hebben we ons voor ogen gehouden dat digitalisering ertoe moest leiden dat we documenten goed konden vastleggen, dus veilig en volgens wet- en regelgeving. Maar ook dat we die digitale documenten weer snel terug konden vinden. Dat was ons vertrekpunt in 2013”, vertelt Hans Swart.

Cloud

De oplossing waar het Alfa-college na een aanbestedingsprocedure voor heeft gekozen, bestaat uit een DMS systeem, het factuurverwerkingsprogramma Corsa/Invoice en als aanvulling hierop Corsa/E-Invoice 2.0. Met deze laatste applicatie is het mogelijk om ook direct digitale en gedigitaliseerde facturen geautomatiseerd in ontvangst te nemen en te verwerken. De software matcht de binnenkomende facturen en verzorgt de routering, codering en accordering van inkomende facturen. De facturen worden tot slot betaalbaar gesteld in het financiële boekhoudsysteem

Download deze case

Wilt u de gehele case lezen? Download dan deze case in pdf formaat. Het downloadformulier vindt u in het blauwe vlak op deze pagina.