Bij de voorbereidingen op het nemen van een besluit zijn vaak diverse mensen en afdelingen betrokken. Tevens kent de besluitvorming binnen het bestuurlijk proces een lang en vast patroon. Nadat voorstellen zijn opgesteld moeten verschillende managers een akkoord geven. Voorstellen gaan vaak nog langs verschillende hiërarchische lagen van de organisatie. Bij gemeenten is dit proces nog iets complexer. Daar moeten voorstellen veelal nog via de portefeuillehouder naar de gemeentesecretaris. Dan komt het bij het college terecht.
Het college krijgt alles op papier, wat een hoop kopieer- en printwerk met zich meebrengt. Maar het meeste kopieerwerk gaat pas komen als de stukken gecommuniceerd moeten worden met commissies en de raad. Deze stukken worden vaak inclusief bijlagen in veelvoud gekopieerd en afgeleverd bij de raadsleden. Ondertussen vraagt u zich als medewerker vaak af wat de status is van bepaalde voorstellen.
Wilt u duurzamer zaken doen, efficiënter werken en transparantie creëren binnen dit proces? Lees dan in dit artikel wat u moet weten over een optimaal bestuurlijk besluitvormingsproces.
Structureer en optimaliseer het bestuurlijk proces
Het start allemaal met het in kaart brengen van het proces. Wie kan een voorstel indienen? Dit kunnen namelijk ook niet-medewerkers zijn zoals burgers, raadsleden, studenten of cliënten (denk aan een klacht of een bezwaar waarover beslist moet worden). Wie moet het voorstel accorderen? Wanneer voldoet het proces aan de wet- en regelgeving? Denk aan verantwoording die wet- en regelgeving hieraan stelt.
Als u eenmaal het proces in kaart heeft gebracht, dan is het een goed moment om het proces te optimaliseren en de nieuwe manier van werken als uitgangspunt te nemen. Het optimaliseren van het bestuurlijk proces blijkt in de praktijk lastig te zijn. Gevestigde en ingesleten gewenning moeten ter discussie gesteld worden en dat is niet altijd makkelijk. Hierbij is het belangrijk dat medewerkers betrokken worden uit alle lagen binnen de organisatie. Het komt vaak voor dat medewerkers niet betrokken zijn bij procesoptimalisatie waardoor processen weer aangepast moeten worden. Dat is natuurlijk geen fijne manier van werken.
Het kan helpen om een onafhankelijk facilitator in te huren om een proces helder te krijgen. Hij of zij heeft geen belang bij de uitkomst maar stelt wel voldoende (soms wellicht vervelende) vragen om zaken helder te krijgen.
Digitaliseer het proces
Het digitaliseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces kan enorm bijdragen aan optimale besluitvorming. Zoals eerder omschreven worden een hoop documenten opgesteld en nagekeken binnen dit proces. Als documenten fysiek door de organisatie gedeeld worden, kunnen de volgende situaties ontstaan:
- Documenten en statussen zijn lastig te traceren
- Er ontstaat overhead als gevolg van een hoop kopieer- en printwerk
- Bedrijfskritische documenten kunnen zoek raken
- Er ontstaat een groter risico dat uw organisatie niet voldoet aan de archiefwet
- Er “zweven” verschillende versies van documenten door de organisatie
Het digitaliseren van het besluitvormingsproces maakt het mogelijk om heel adequaat het besluitvormingsproces inzichtelijk te maken en te bewaken. Stukken zijn sneller en gemakkelijker toegankelijk. Medewerkers zijn niet meer aan plaats en tijd gebonden, maar kunnen de stukken ook op andere plaatsen direct inzien. Hierdoor kan men sneller en efficiënter werken. Een ander voordeel is uiteraard dat de papierstroom behoorlijk terugloopt en dat de medewerkers, het college en de gemeenteraad daardoor effectiever kunnen werken.
Een IT systeem is slechts een middel
Indien u het bestuurlijke besluitvormingsproces wilt digitaliseren, heeft u de juiste software nodig. Belangrijk om te beseffen is dat uw software geen doel, maar een middel is om het bestuurlijk proces te ondersteunen. Dit betekent dat u het proces niet moet afstemmen op de mogelijkheden van de software, maar andersom. Het proces moet leading zijn. De software moet het bestuurlijke besluitvormingsproces ondersteunen.
Een valkuil hierbij is dat wanneer de software flexibel is, men verzandt in de mogelijkheden die de software biedt en het proces te specifiek op de organisatie wordt aangepast. Dan ontstaat de zogenaamde “maatwerkinrichting” en profiteert u niet van de generieke werkwijze van procesinrichting waarmee veel organisaties rendement behalen. Het systeem (combinatie van de software en de generieke procesinrichting) wordt een effectief middel op het moment dat de voordelen van de standaard inrichting worden benut door de organisatie. Het aanpassen van de organisatie naar het werken met een softwareoplossing is hierbij van belang.
Teamwork is de sleutel tot succes
Hoe een voorstel tot stand komt hangt vaak voor een groot deel af van de auteur. Vaak heeft deze, en dat geldt ook voor de ervaren beleidsmedewerker, moeite om alle regels en afspraken die bij totstandkoming van toepassing zijn in acht te nemen. Teamwork is dus de sleutel tot succes bij het slagen van een besluitvormingsproces! Door de juiste collega’s tijdig te benaderen kan veel tijd worden gewonnen en ontstaat er duidelijkheid. Mensen moeten ingespeeld zijn op elkaar en ze moeten weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. Een gedigitaliseerd proces draagt hier zeker aan bij. Een flexibel proces stuurt de medewerker, maar biedt voldoende vrijheid om het werk goed en met een eigen insteek uit te voeren.
Transparant proces
Management zou de mogelijkheid moeten hebben om te kunnen controleren of medewerkers het juiste pad hebben doorlopen bij een besluitvormingsproces. Onder andere om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. U wilt later kunnen aantonen hoe en waarom een besluit is genomen. Zorg er daarom voor dat alle uitgevoerde processtappen bewaard worden en terug te vinden zijn. Wanneer u de besluitvorming op de juiste manier digitaliseert, creëert u transparantie en grip op het volledige proces in uw organisatie; van voorstel tot definitief besluit. Hiermee kan ieder besluit achteraf verantwoord worden aan toezichthouders. Het aandragen van bewijslast is hierdoor niet langer een tijdrovende taak meer.
Bent u benieuwd naar een organisatie die haar bestuurlijk proces heeft geoptimaliseerd? Bekijk dan hieronder de video van gemeente Beek waarin de gemeentesecretaris vertelt over hoe hun organisatie het bestuurlijk besluitvormingsproces hebben ingericht.
