Heeft u als bestuurder in het onderwijs echt alles gedaan voor een verantwoorde besluitvorming?

In het onderwijs is sprake van verschillende soorten besluitvormingsprocessen. De een herbergt meer risico’s in zich dan de ander, maar in nagenoeg alle gevallen kan de beslisser ter verantwoording worden geroepen. En wat dan? Bent u dan in staat om alle informatie boven tafel te brengen die duidelijk maakt hoe u heeft gehandeld, waarom u op een bepaald moment welke beslissing heeft genomen en hoe die beslissing tot stand is gekomen? Daarmee worstelen steeds meer bestuurders in het onderwijs. Correcte besluitvorming is cruciaal gezien de grote belangen die op het spel staan.

Wanneer we het in het onderwijs hebben over risicovolle bestuurlijke processen, gaat het over de besluitvorming waarover heel expliciet verantwoording moet kunnen worden afgelegd. Zoals bijvoorbeeld het geval is bij bezwaar- en beroepsprocedures. Beslissingen die uit dergelijke processen en procedures voortkomen, moeten zijn gebaseerd op juiste, volledige, actuele en controleerbare informatie. Hoe kunt u dat kunt garanderen? Dat kan prima, maar vereist wel een doordachte aanpak. 

Er is een vijftal stappen te onderscheiden die direct bijdragen aan die doordachte aanpak om – op elk moment, ook achteraf – verantwoording te kunnen afleggen. Als u antwoord kunt geven op onderstaande vijf vragen, bent u een heel eind op de goede weg:

Stap 1: Is uw informatie volledig en actueel? 

Het ligt het meest voor de hand: de besluitvorming moet gebaseerd zijn op juiste, actuele en volledige informatie. In de praktijk gebeurt het echter nogal eens dat juist doordat niet kan worden gegarandeerd dat informatie op tijd, volledig en actueel is, een beslissing wordt uitgesteld. Het doorschuiven van dergelijke besluiten op de agenda leidt tot extra werk (en dus extra kosten) en irritatie. Het vervolg van de gewenste besluitvorming wordt hierdoor uitgesteld. Met alle consequenties van dien.

Stap 2: Zijn uw processen op orde? 

Wanneer processen stap voor stap helder worden gedefinieerd en uitgevoerd scheelt dat de deelnemers in het proces veel tijd en moeite. Het verkleint bovendien de afstand tussen de werkvloer en de besluitvormers. Alle betrokkenen kunnen immers inzicht krijgen in de status van een besluit, want het volledige proces is inzichtelijk. Dat biedt overzicht, duidelijkheid en voorkomt onnodig oponthoud door vragen en onduidelijkheden. Een heldere definitie en uitvoering van processen draagt zo bij aan een adequate en correcte besluitvorming.

Stap 3: Werkt u efficiënt?

Ook als processen en informatie op orde zijn, wil dat nog niet zeggen dat alles even efficiënt verloopt. Zelfs al is de informatie actueel, volledig en beschikbaar en zijn de processen stap voor stap goed gedefinieerd en gedocumenteerd, dan kunnen er nog steeds inefficiënte onderdelen of verborgen kansen op bijvoorbeeld fouten door handmatige handelingen in zitten. Om een voorbeeld te geven: als alle informatie direct digitaal, inzichtelijk en deelbaar is voor alle deelnemers hoeft niet elke deelnemer apart een email gestuurd te worden – of nog erger – een papieren dossier met alle stukken die betrekking hebben op de besluitvorming. De eerste twee stappen maken echter wel duidelijk waar winst valt te halen op het gebied van efficiëntie. Het geeft bovendien direct lastenverlichting bij het secretariaat. Zij zijn in de regel de personen die deze (ondersteunende) handelingen moeten uitvoeren. Wie aan de voorkant zijn zaakjes op orde heeft, zal aan de achterkant merken dat het veel werk, tijd en dus geld scheelt.

Stap 4: Kunt u transparantie bieden over de genomen stappen?

Uiteindelijk bent u tot een besluit  gekomen. In hoeverre u voor het voetlicht kunt brengen wat u heeft gedaan om tot dat besluit te komen, welke stappen u heeft doorlopen en welke niet, is bepalend voor de (opgelegde) mate van transparantie van het besluitvormingsproces. Niet alleen voor uzelf, maar voor alle stakeholders. Transparantie over de organisatie, het bestuur, maar zeker ook over de manier waarop welke besluiten worden genomen, geven ‘buitenstaanders’ en toezichthouders het vereiste inzicht en vertrouwen in uw handelen. Elke stap heeft een reden, elke uitkomst heeft een vervolg. Let daarbij echter op welke informatie naar welke stakeholder kan of mag gaan. Niet alles is voor ieders ogen bestemd! Er is informatie die publiekelijk beschikbaar mag/moet zijn en andere informatie juist niet. Ook binnen de niet-publieke informatie is onderscheid te maken in het belang van specifieke informatie en voor wie wat is bestemd. Het beschikbaar kunnen stellen van informatie en achteraf kunnen toelichten wat aan wie beschikbaar is gesteld en vanuit welke rol, bepaalt in hoge mate de waarde van de verantwoording.

Stap 5: Kunt u exact verantwoording afleggen over de tot stand gekomen besluitvorming?

Welk besluit u ook neemt, er zullen gegronde redenen aan ten grondslag moeten liggen. Die redenen vormen de basis voor de verantwoording die u schuldig bent over de besluitvorming. Waarom heeft u deze beslissing genomen en niet die andere? Bij de vorige stap heeft u helder kunnen maken welke stappen zijn doorlopen om tot een bepaald eindresultaat te komen (HOE), zonder dat het overigens direct iets zegt over het eindresultaat/besluit. Het zegt alleen iets over wat u heeft gedaan om daar te komen. Bij deze vijfde stap moet u in staat zijn om juist wel die toelichting te kunnen geven op basis waarvan u juist tot dít besluit bent gekomen en niet tot een ander besluit wat op dezelfde manier tot stand had kunnen komen (WAAROM). Een foute beslissing leidt tot verkeerde vervolgacties en dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Als bestuurder dient u te allen tijde in uw achterhoofd te houden dat u moet kunnen beredeneren, gezien alle stappen en feiten, WAAROM deze beslissing is genomen. Sluit deze beslissing het best aan op de doelstellingen die zijn geformuleerd? Is het bijvoorbeeld omdat het past in de filosofie en/of cultuur van de onderwijsinstelling? Of ligt er een andere reden aan ten grondslag? Elk besluit heeft gevolgen en consequenties. Die moet u voor iedereen helder hebben.

Digitalisering als fundament

Om te komen tot een correcte besluitvorming is sowieso al een lastig proces. Dat kan eigenlijk alleen goed verlopen als u deze vijf stappen voor uzelf eens goed op een rijtje zet en vervolgens bepaalt waar uw organisatie staat. De eerste drie stappen leggen de basis voor de laatste twee, maar ze zijn allemaal onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ze zijn eigenlijk alleen goed te doorlopen als ze digitaal worden gedaan dan wel worden ondersteund door een digitale informatiebeheerstrategie. Een goede start is daarom om te beginnen met het digitaal op orde maken van al uw relevante informatie met betrekking tot de verschillende besluitvormingsprocessen. Een doordachte digitale informatiebeheerstrategie geeft u de juiste handvatten om tot een correcte besluitvorming te komen, inzichtelijk en transparant voor alle betrokkenen en altijd gebaseerd op de meest actuele, volledig een juiste informatie. Met een doordachte informatiestrategie alleen bent u er echter ook nog niet. Het zijn de mensen die het moeten uitvoeren. Het is belangrijk een aantal mensen te vinden die open staan voor deze veranderingen. Zij kunnen als ambassadeur dienen om ook de rest van de organisatie mee te krijgen. Dat geldt zowel voor de mensen in een ondersteunende rol, zoals de secretariaten, als voor bestuurders. Zo’n ‘open mind’ is echt nodig, want digitalisering en optimalisering van besluitvormingsprocessen is absoluut geen makkelijk proces.

Ontvang blog updates per e-mail

Reactie toevoegen