In het vorige artikel: Het contractenregister: stap 1 op weg naar optimale controle op contracten, heeft u kunnen lezen hoe u de eerste stap zet richting optimale controle op contracten door middel van een centraal contractenregister. In dit artikel neem ik jullie mee naar de tweede stap: contractbeheer door middel van de juiste monitoring.
In uw contractenregister heeft u de belangrijke data uit uw contracten centraal vastgelegd. Hierdoor kan iedere belanghebbende eenvoudig bij de contracten en bent u nu onder andere in staat om eenvoudig te raadplegen wanneer een contract afloopt. De ideale situatie is echter wanneer u op het juiste tijdstip, dus niet op de contract vervaldatum zelf, automatisch een melding ontvangt van een naderend contracteinde. We spreken in dat geval van contractbeheer.
Drie belangrijke punten bij contractbeheer
Voor het implementeren van contractbeheer zijn drie punten van belang waar u vooraf antwoord op moet hebben:
- Wie is verantwoordelijk voor het contract en wie doet het contractbeheer?
- Wie moet een melding ontvangen van een aflopend contract?
- Wat is het juiste moment om een contract te beëindigen of verlengen?
#1 Wie is verantwoordelijk voor het contract en wie doet het contractbeheer?
De contracteigenaar wordt ook wel de contractverantwoordelijke genoemd. De contractverantwoordelijke is de persoon welke eindverantwoordelijk is voor het contract. Meestal legt deze persoon intern verantwoording af voor het resultaat van de uitvoering van het contract. Een contractbeheerder is verantwoordelijk voor het contractbeheer, namelijk het archiveren, registreren en bewaken van contracten. Dus o.a. de einddatum van het contract signaleren en het rapporteren hierover. De rol van contractbeheer kan bij de contractverantwoordelijke liggen, maar zeker in grotere organisaties is dat lang niet altijd het geval. Contractbeheer kan ook door meerdere personen worden uitgevoerd, maar zorg altijd dat het glashelder is wie dat zijn.
#2 wie moet een melding ontvangen van een aflopend contract?
Als het abonnement van uw mobiele telefoon afloopt, dan is het duidelijk dat u hiervan persoonlijk een melding zou moeten ontvangen. In grotere organisaties en bij complexe contracten ligt dit minder eenvoudig. Het is dan niet altijd even duidelijk wie nu een signaal moet ontvangen wanneer de einddatum van het contract dichterbij komt. In het vorige punt heeft u gelezen dat een contractbeheerder verantwoordelijk is voor het bewaken van contracten. Het mag dus duidelijk zijn dat een contractbeheerder een melding hoort te ontvangen van een aflopend contract, maar in het vorige punt heeft u ook gelezen dat het contractbeheer bij meerdere personen kan liggen. En dit kan na verloop van tijd ook weer wijzigen omdat mensen komen en gaan in een organisatie.
Zo mist u geen signalen
U kunt het beheer voor een contract toewijzen aan een groep medewerkers, maar daarbij loopt u het risico dat onduidelijkheid ontstaat over wie nu precies een bepaalde taak oppakt en ermee aan de slag gaat. Als hiervoor gekozen wordt is het dus belangrijk dat hier goede afspraken over gemaakt worden. Door een goede mix tussen persoonlijke verantwoordelijkheid, het beheer van uw gebruikers en door één procesverantwoordelijke toe te wijzen, zorgt u ervoor dat specifieke signalen niet verloren raken. Op die manier krijgt u grip op de lopende contracten in uw organisatie. Ook wanneer de contractverantwoordelijke of een contractbeheerder de organisatie verlaat. Zorg er wel voor dat de meldingen rechtstreeks terecht komen bij de personen die verantwoordelijk zijn voor het contractbeheer en niet bij een andere afdeling die niet verantwoordelijk is voor het contract.
#3 Wat is het juiste moment om een contract te beëindigen of verlengen?
Een signaal van een naderende contractvervaldatum heeft alleen maar waarde wanneer u deze melding precies op het juiste moment ontvangt. Niet te laat, maar ook zeker niet te vroeg. Een hulpmiddel om het juiste moment te bepalen is om na te gaan hoe lang het geduurd heeft om het huidige contract destijds aan te gaan. U kunt daar ongeveer uit afleiden hoe lang het zal duren om eventueel een nieuw contract opnieuw op te stellen. Het kan ook voorkomen dat u uw contract juist niet wenst te verlengen. In dat geval is het belangrijk om de opzegtermijn van uw contract in acht te houden waardoor u uw contract op de eerstkomende contract vervaldatum kunt beëindigen. Soms is in een contract een optie tot verlening opgenomen en zult u op tijd een beslissing moeten nemen of u gebruik maakt van deze optie. U ziet dat het aanbod van contracten erg divers is. Omdat contracten vaak verschillende voorwaarden hebben, is het dus verstandig om niet één vaste signaleringstermijn in te stellen voor al uw contracten maar deze juist per contract afzonderlijk te bepalen.
Garantietermijn contracten
Deze diversiteit vertaalt zich onder andere ook in de garantietermijn van contracten. Deze kunnen wel of niet aanwezig zijn en verschillen per contract van duur. Goed beheer van de garantietermijn zorgt ervoor dat u in staat bent uw contracten beter uit te nutten. Zo zijn er organisaties die altijd standaard een aantal dagen voorafgaand aan de garantietermijn bijvoorbeeld de schilder nog eens laten langskomen.
3e en laatste stap: van contractbeheer naar contractmanagement
In het laatste deel van deze reeks heb ik de stap van contractbeheer naar contractmanagement gemaakt. In dit deel ben ik dieper in gegaan op het bewaken van contractafspraken, het up-to-date houden van contracten en het vastleggen van waardevolle informatie gedurende de looptijd van een contract. Je leest het in dit artikel over contractmanagement.
Meer over contractmanagement
In ons artikel Wat is contractmanagement? leest u alles wat er komt kijken bij contractmanagement, maar nog belangrijker: wat contractmanagement uw organisatie kan brengen!
AVG & Verwerkersovereenkomsten
De maand mei 2018 stond veelal in het teken van de AVG, er veranderden een aantal cruciale zaken op het gebied van gegevensbescherming. Lees meer over verwerkersovereenkomsten en waar u rekening mee dient te houden.
